5 einfache Tipps für bessere Online-Meetings und Konferenzschaltungen

Virtuelle Meetings sind nichts Neues. In Unternehmen mit einer Belegschaft, die an vielen verschiedenen Standorten arbeitet, gehören sie schon lange zum Alltag. Doch immer mehr Unternehmen entdecken Remote-Arbeit als Chance, und damit werden solche Meetings für die Geschäftsabläufe immer wichtiger. Aber wie für alle Produktivitäts-Tools gilt auch hier: Es gibt viel Verbesserungspotenzial, um virtuelle Meetings effizienter zu gestalten.

Für eine reibungslose Konferenzschaltung brauchen Sie vor allem die richtigen Collaboration- und Kommunikations-Tools für die Zusammenarbeit in Echtzeit. Sie sind das Kernstück des Remote-Arbeitsplatzes. Doch wie geht man mit Problemen bei der Audioübertragung, verspäteten Teilnehmern oder unaufmerksamen Zuhörern um? Wir haben fünf Tipps, wie Sie virtuelle Meetings besser gestalten können.

1. Teilnahme planen

Damit Online-Meetings persönlicher werden, müssen alle mitmachen. Eine Möglichkeit, jeden einzelnen dazu zu bringen, sich zu beteiligen: Bitten Sie alle Teilnehmer, sich vorzustellen, sofern sich noch nicht alle kennen. Wenn sich alle kennen, kann zum Beispiel zu Beginn des Meetings jeder erzählen, wie sein Tag bisher verlaufen ist. Lassen Sie alle eine kurze Geschichte erzählen. Damit ist das Eis gebrochen und jeder fühlt sich als Teil der Gruppe.

2. Ziele setzen

Oft drehen sich Online-Meetings um zu viele Themen und es fehlt der Fokus, weil die Teilnehmer einander nicht sehen. Daher sollte jedes Meeting immer einem bestimmten Zweck dienen. Beschränken Sie die Besprechung auf wenige Themen, die einen Bezug zueinander haben, und setzen Sie klare Ziele, was beim Meeting erreicht werden soll. Dadurch können die Teilnehmer einschätzen, wie viel Zeit und Aufmerksamkeit jedes Thema erfordert, und effektiver dazu beitragen. Außerdem verhindern Sie, dass die Teilnehmer mit zu vielen Informationen überflutet werden.

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3. Das richtige Verhalten

Während der Corona-Pandemie haben wir alle gelernt, etwas nachsichtiger und verständnisvoller miteinander zu sein. Trotzdem sollten wir weiterhin respektvoll miteinander umgehen und uns gegenseitig unterstützen.

• Pünktlich sein: Sie sollten keine Informationen verpassen und erst recht nicht unprofessionell erscheinen.

• Zeitzonen im Blick behalten: Wenn die Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen in verschiedenen Zeitzonen arbeiten, vergessen Sie nicht, dies zu berücksichtigen. Je nachdem, wie verstreut Ihre Belegschaft ist, müssen einige Teilnehmer möglicherweise außerhalb der üblichen Arbeitszeiten online bleiben, um an einer Konferenzschaltung teilzunehmen. Versuchen Sie trotzdem, die Termine so zu legen, dass die meisten Teilnehmer verfügbar sind und dass nicht immer nur eine Gruppe Kompromisse machen muss. Sie wissen nicht, wie spät es bei Ihren Kollegen gerade ist? Dann probieren Sie diesen Zeitzonenrechner aus.
• Nicht aufs Smartphone schauen: Das lenkt nicht nur Sie, sondern auch die anderen Teilnehmer ab. Außerdem erhalten Sie möglicherweise im Gegenzug auch von Ihren Zuhörern nicht die nötige Aufmerksamkeit, wenn Sie mit Ihrem Beitrag an der Reihe sind.
• Angemessen kleiden: Kleiden Sie sich, wie Sie es auch im Büro tun würden. In den meisten Unternehmen hat sich während der Corona-Pandemie eine etwas lockerere Kleiderordnung durchgesetzt, aber selbst in diesem Fall sollte man sich an allgemeine Anstandsregeln halten.
• Das Mikrofon stummschalten: Während der Zeit der Corona-Pandemie sind wir alle etwas nachsichtiger gegenüber Ablenkungen geworden. Aber wir können uns nach wie vor bemühen, andere nicht mehr als nötig zu stören. Wenn bei Ihnen zu Hause der Hund bellt, in der Küche Geschirr gespült wird oder die Kinder spielen, schalten Sie das Mikrofon stumm. Und nicht vergessen: Auch Ihr Tippen auf der Tastatur kann laut sein.
• Sofern es sich nicht um interaktive Sitzungen handelt: Warten Sie mit Ihren Fragen bis zum Schluss. Lassen Sie den Redner erst ausreden, bevor Sie Ihre Fragen stellen. Dadurch gestaltet sich der Ablauf des Meetings flüssiger und alle bleiben beim Thema.
• Danken Sie allen für ihre Zeit.

4. Bei der Sache bleiben

Oft schalten Teilnehmer beim Meeting ihr Video nicht ein und schweifen schnell mit den Gedanken ab. Wenn die Videokamera ausgeschaltet ist, lässt man sich leichter ablenken und arbeitet während des Meetings schnell an anderen Dingen. Bitten Sie die Teilnehmer daher, die Videokameras eingeschaltet zu lassen. Wenn man sich beobachtet fühlt, konzentriert man sich besser. Und das Teilen des Bildschirms macht es leichter, eine Präsentation zu verfolgen.

Mit MiTeam Meetings können Sie leicht zwischen der Videoübertragung und einem geteilten Bildschirm hin- und her wechseln. Wenn Sie Ihren Bildschirm teilen möchten, schließen Sie die Programme, die Sie anderen nicht zeigen möchten.

5 Tipps, um peinliche Situationen beim Teilen des Bildschirms zu vermeiden >

5. Zeit für die Zusammenfassung einplanen

Nutzen Sie nicht die gesamte Zeit für Ihre Präsentation. An Ende jedes virtuellen Meetings sollte Zeit bleiben, die nächsten Schritte zu besprechen und Aufgaben zu verteilen. (Ziehen Sie auch den Einsatz eines Collaboration-Tools mit integriertem Taskmanagement in Betracht, zum Beispiel Mitel Teamwork.)

Damit sind alle stets auf demselben Kenntnisstand und auch nach Ende des Meetings produktiver. Fassen Sie zusammen, was besprochen wurde, und wiederholen Sie nochmals wichtige Entscheidungen. Lassen Sie schließlich am Ende Zeit für Fragen. Wenn alle das Meeting mit denselben Informationen verlassen, können Sie bei der nächsten Besprechung ohne Verzögerungen effizient durchstarten.

Möchten Sie sich bei Ihren Mitarbeitern und Kollegen beliebt machen? Dann beenden Sie das Meeting fünf Minuten vor Schluss, um allen die Gelegenheit zu geben, schnell etwas zu trinken oder auf die Toilette zu gehen. Alle, für die Meeting-Marathons zum Alltag gehören, werden Ihnen danken.

Diese kleinen Tipps können Ihnen helfen, Online-Meetings für alle angenehmer zu gestalten. Teams, die sich nicht vor Ort treffen können, sind auf virtuelle Meetings angewiesen, um langfristige professionelle Beziehungen aufzubauen und ihre Aufgaben zu erledigen. Hier kommt Mitel ins Spiel. Wir bieten herausragende Lösungen für die standortunabhängige Teamzusammenarbeit. Informieren Sie sich über unsere Angebote für die Remote-Arbeit, um in Verbindung mit Ihren Mitarbeitern zu bleiben.

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