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Nachdem Mitarbeiter nun dank moderner Technologie nicht länger an ihre Schreibtische und Büros gebunden sind, gilt es, die Zusammenarbeit auch im Konferenzraum neu zu gestalten. Denn wie jeder regelmäßige Teilnehmer an Besprechungen weiß, gibt es hinsichtlich der Zusammenarbeit in Teams einigen Nachholbedarf in puncto Effizienz.
Verteilte Teams sind unabhängig von ihrer Größe für ihre Kommunikation und Zusammenarbeit auf Technologie angewiesen. Doch die Ausstattung in Konferenzräumen macht es den Teams häufig schwer, den extern zugeschalteten Teilnehmern ein Besprechungserlebnis zu bieten, das dem eines persönlichen Treffens vor Ort in nichts nachsteht.
Aufgrund der sich ändernden Anforderungen an ihre Mitarbeiter müssen Organisationen die Art und Weise, wie Besprechungen heutzutage durchgeführt werden, überdenken. Tatsächlich geben zwei Drittel der Unternehmen an, dass sie bereits Projekte für die Modernisierung von Konferenzräumen umgesetzt haben beziehungsweise eine Modernisierung zumindest planen oder in Erwägung ziehen“, schreibt Robin Gareiss, Präsident von Nemertes Research.
Eine der größten Herausforderungen besteht darin, dass es in vielen Unternehmen an der richtigen Technologie fehlt. Die Ausstattung in Konferenzräumen ist häufig nicht auf Komfort und Effizienz ausgelegt, weshalb die darin stattfindenden Besprechungen für die Mitarbeiter eher eine Zeitverschwendung sind. Deshalb wurde von Nemertes eine Umfrage unter Führungskräften in IT-Abteilungen zu den wichtigsten Funktionen und Ausstattungsmerkmalen des „Konferenzraums der Zukunft“ durchgeführt.
Ganz oben auf der Liste rangierte dabei eine Hochgeschwindigkeits-Internetverbindung. Für 55 % der Befragten ist in herkömmlichen Konferenzräumen und für 44 % der Befragten auch in kleinen Besprechungsräumen eine schnellere Internetverbindung ein Muss. Als weitere Verbesserungen wurden hochwertige Audiosysteme, die Verfügbarkeit von mehr Steckdosen und einheitliche Tools für die Zusammenarbeit gefordert.
Das Fehlen der genannten technischen Features und anderer Ausstattungsmerkmale gehört zu den größten Hindernissen für die effiziente Durchführung von Besprechungen. Im Folgenden möchte ich Ihnen sechs wichtige Technologietrends vorstellen, die die Weichen für den Konferenzraum der Zukunft stellen.
Internet of Things
Die effiziente Durchführung von Besprechungen gestaltet sich unter anderem deshalb schwierig, weil nicht genügend Informationen über die Raumbelegung zur Verfügung stehen. Sogar in Organisationen, in denen ein zentraler Kalender zum Einsatz kommt, bleiben viele Räume ungenutzt, die augenscheinlich reserviert sind. Das liegt daran, dass von den Mitarbeitern häufig Konferenzräume für Besprechungen reserviert werden, die dann überhaupt nicht stattfinden. Das Internet of Things (IoT) verspricht eine wirksame Abhilfe für dieses Problem. Mithilfe von Sensoren zur Spracherkennung kann die Ankunft der Teilnehmer im Konferenzraum erkannt werden. Wenn niemand zur angegebenen Zeit den Raum betritt, kann der Konferenzraum im System automatisch als verfügbar gekennzeichnet und der Büroleiter per Text- oder E-Mail-Nachricht umgehend informiert werden.
Unified Communications
Von außerhalb des Büros tätige Mitarbeiter müssen häufig unzählige Hürden überwinden, um an Teambesprechungen teilnehmen zu können. Sie müssen in ihrem Kalender nach der richtigen Konferenznummer suchen, sich die PIN notieren und beim Einwählen umständlich mit Telefon und Notebook jonglieren. Mobilfunkverbindungen für die Einwahl über das Smartphone sind zudem nicht immer zuverlässig verfügbar. Gleichzeitig werden die externen Teilnehmer möglicherweise vom Leiter der Besprechung im Konferenzraum übersehen, sodass sie keine Gelegenheit erhalten, sich aktiv einzubringen.
Mit einer Unified-Communications-Lösung, mit der alle Mitarbeiter einfach an Konferenzen teilnehmen und mitwirken können, werden diese Hürden überwunden. Die Teilnehmer können den Besprechungen unabhängig von ihrem aktuellen Aufenthaltsort mithilfe einer App beitreten. Der Leiter der Besprechung wiederum erkennt auf einen Blick, wer sich eingewählt hat, und kann dafür sorgen, dass jeder ausreichend Redezeit erhält.
Mobilität
Wenn zur Teilnahme an Besprechungen nur noch eine Unified-Communications-App benötigt wird, können auch geografisch verteilte oder von unterwegs tätige Mitarbeiter einfach an Konferenzen teilnehmen. Sie können der Konferenz nicht nur mit einem Tastendruck beitreten, sondern sich mithilfe der integrierten Chat-Funktion auch in Nebengesprächen mit den anderen Teilnehmern austauschen. Auf diese Weise wird durch Unified Communications eine Art der Zusammenarbeit ermöglicht, die der bei persönlicher Anwesenheit vor Ort bereits äußerst nahe kommt. Die Teilnehmer haben alle Tools zur Hand, die sie benötigen, um sich unabhängig von ihrem aktuellen Aufenthaltsort aktiv in die Besprechung einzubringen. Dadurch wird die Flexibilität und Mobilität geschaffen, die externe Mitarbeiter erwarten und brauchen.
Videokonferenzen
Videokonferenzen tragen ebenfalls dazu bei, dass externe Mitarbeiter „persönlich“ an Besprechungen teilnehmen können. Einer der Vorteile eines Treffens vor Ort ist die Möglichkeit, die Körpersprache des Gegenübers erkennen und nonverbale Hinweise verstehen zu können, die in reinen Audiokonferenzen häufig verloren gehen. In der Vergangenheit war Ausrüstung für Videokonferenzen teuer und kompliziert zu bedienen. Mit einer Unified-Communications-Lösung kann jedoch auf jedem geeigneten Laptop, Tablet und Smartphone per Video kommuniziert werden. Auf diese Weise kann der Leiter einer Besprechung bereits beim Betreten des Konferenzraums die per Videoverbindung zugeschalteten Mitarbeiter persönlich begrüßen.
Funktionen speziell für teambasierte Zusammenarbeit
Im Konferenzraum der Zukunft werden laut Nemertes Funktionen, die eigens für die Zusammenarbeit in Teams entwickelt wurden, eine enorm wichtige Rolle spielen. 45,9 % der Befragten gaben an, dass die Dokumentenfreigabe die wichtigste Anwendung für die Zusammenarbeit in Teams ist, gefolgt von Funktionen für Sprach- und Videokommunikation sowie die Bildschirmfreigabe. Mithilfe von Funktionen für die Dokumentenfreigabe bleiben alle Teilnehmer am Ball und können in Echtzeit Anmerkungen ergänzen. Das steigert nicht nur die Produktivität, sondern beschleunigt auch die Entscheidungsfindung während der Besprechung.
Interaktive Whiteboards
Interaktive Whiteboards kommen ebenfalls in immer mehr Konferenzräumen zum Einsatz. Diese Geräte vereinen Touchscreen-Technologie mit Funktionen für Audio- und Videokonferenzen. Sie bieten Teams die Möglichkeit, gemeinsam an Projekten zu arbeiten, wichtige Informationen grafisch darzustellen, Ideen auszutauschen und Aufgaben auf alle Teilnehmer zu verteilen. Aufgrund all dieser Funktionen könnten sie schon bald zum zentralen Bestandteil jeder Besprechung und jedes Arbeitsbereichs für die Zusammenarbeit zwischen geografisch verteilten Teammitgliedern werden.
Die vorgestellten Technologietrends werden in Unternehmen jeder Größe zu grundlegenden Veränderungen führen, da sie eine nahtlose Zusammenarbeit ermöglichen, die Produktivität steigern und die Entscheidungsfindung beschleunigen – und das sowohl für die Teilnehmer im Konferenzraum vor Ort als auch für die Mitarbeiter, die per Remoteverbindung zugeschaltet sind.
