Eine weltweite Befragung von Dimension Data unter vernetzten Unternehmen ergab, dass nur 4 Prozent der befragten Unternehmen den Erfolg ihrer Lösungen zur Zusammenarbeit anhand des damit erzielten ROI messen. Stattdessen ist für 25 Prozent der IT-Abteilungen eine einfache Implementierung ihrer Tools zur Zusammenarbeit der ausschlaggebende Faktor.
Tools zur Zusammenarbeit werden mit dem Versprechen beworben, die Produktivität im Handumdrehen zu steigern, und die meisten von uns gehen ganz selbstverständlich davon aus, dass diese Tools zu Verbesserungen in unseren Teams führen. Doch messen Sie auch wirklich die Effektivität Ihrer Tools, um festzustellen, ob sie eher ein Segen oder ein Fluch sind?
Anstatt die Effektivität der Tools an einer problemlosen Implementierung festzumachen – ein Ansatz, der bestenfalls Rückschlüsse auf Vergangenes zulässt – müssen wir unseren Blick in die Zukunft richten und herausfinden, welchen Einfluss die Tools auf das Benutzererlebnis und letztlich auf die Einnahmen haben.
1. Bieten Sie ein Schulungsprogramm an?
Das Wichtigste zuerst: Ganz egal, welche Tools zur Zusammenarbeit Sie nutzen, ohne ein einheitliches Verfahren zur Einarbeitung in neue Technologien (oder von neuen Benutzern dieser Anwendungen, z. B. neu eingestellten Mitarbeitern) geht Ihrem Team wertvolle Zeit verloren. Um die Anzahl der beim IT-Helpdesk eingereichten Supporttickets zu verringern, benötigen Sie ein gut durchdachtes Schulungsprogramm, das Ihr Team mit allen Eigenschaften und Funktionen Ihrer neuen Software vertraut macht. Hierfür eignen sich hervorragend ein Schulungsvideo und eine Präsentation sowie eine ausreichend detaillierte Kurzanleitung für Mitarbeiter, die mit dem Videomaterial nur wenig anfangen können.
2. Verwenden Sie das richtige Tool zur Zusammenarbeit für den richtigen Zweck?
Nicht alle Tools zur Zusammenarbeit sind gleich. Ihr Tool für Audiokonferenzen tut sich möglicherweise mit einer Menge Add-ons für Videokonferenzen schwer und Ihr Chat-System versagt unter Unterständen bei Benutzern, deren Zeitzonen stark voneinander abweichen. Finden Sie heraus, wo, wann und wie Ihre Mitarbeiter kommunizieren, und beurteilen Sie dann, ob das von Ihnen eingesetzte Tool zur Zusammenarbeit tatsächlich für diese Art von Arbeit ausgelegt ist.
3. Wie viele externe Anwendungen verwenden Ihre Mitarbeiter?
Schatten-IT ist allgegenwärtig (und vor allem teuer). Einige Unternehmen tragen dieser Entwicklung Rechnung, indem sie ihren Mitarbeitern und Abteilungen die Nutzung von Anwendungen für Endverbraucher ermöglichen. Das mag zwar in einigen Fällen funktionieren, stellt jedoch eine echte rohung für die Sicherheit und Produktivität im Unternehmen dar. Wie viel Zeit verliert Ihr IT-Team mit der Behebung von Bugs in Anwendungen, die von den Benutzern selbst heruntergeladen wurden?
Nehmen Sie sich die Zeit für eine Befragung Ihrer wichtigsten Benutzertypen. Holen Sie sich insbesondere Feedback von Benutzern aus den folgenden drei Kategorien:
- Unternehmensleitung und höhere Führungsebene
- Mittlere Führungsebene und Informationsarbeiter
- Angestellte, Außendienstmitarbeiter usw.
Erkundigen Sie sich, wie viele Apps auf den einzelnen Benutzerebenen zum Einsatz kommen und warum diese Anwendungen denen vom Unternehmen bereitgestellten und genehmigten Lösungen vorgezogen werden. Die von den einzelnen Benutzertypen erhaltenen Rückmeldungen zur Nutzung der Apps werden zum Teil wahrscheinlich deutlich voneinander abweichen. Anhand dieser Informationen lassen sich jedoch Muster erkennen, die Ihnen helfen, Bereiche mit steigerbarer Produktivität zu ermitteln.
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4. Führen Sie Buch über die Supportanfragen an Ihre IT-Abteilung.
Informationen über die Zeit, die Ihr IT-Team jeden Tag mit Supportanfragen für vom Unternehmen nicht genehmigte Anwendungen verbringt, lassen direkte Rückschlüsse auf die Nutzung externer Anwendungen zu. Wie viele Anfragen betreffen die von Ihrem Unternehmen genehmigten Anwendungen? Sehen Sie sich die nackten Zahlen zu den bei Ihrem Helpdesk eingereichten Tickets an. So finden Sie heraus, ob Ihre aktuellen Tools zur Zusammenarbeit – oder die verschiedenen von Ihrem Team verwendeten Endverbraucher-Apps – Ihrem Unternehmen Kosten verursachen.
5. Ermöglichen Ihre Tools zur Zusammenarbeit die Einbindung externer Benutzer?
Einer der Hauptgründe, warum Abteilungen auf unternehmensfremde Endverbraucher-Tools zur Zusammenarbeit zurückgreifen, ist der Kommunikationsbedarf mit einer großen Anzahl externer Anbieter, Lieferanten oder Kunden. Deshalb müssen Sie unbedingt sicherstellen, dass Ihre Tools zur Zusammenarbeit für das gemeinschaftliche Arbeiten mit externen Benutzern geeignet sind! Sie benötigen ein Tool zur Zusammenarbeit wie MiCollab, das Ihnen die Einbindung externer Benutzer ermöglicht, damit alle Beteiligten immer denselben Wissensstand haben.
Wenn Ihr Team regelmäßig mit externen Beteiligten zusammenarbeitet (versuchen Sie, wenn möglich, den Zeitaufwand abzuschätzen), ist es unter Umständen sinnvoll zu überprüfen, ob andere Endverbraucher-Anwendungen zur Zusammenarbeit wie Skype for Business in Ihr eigenes Tool integriert werden können.
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6.Stellen Sie den Bezug zu Ihren Einnahmen her.
Eine Verbindung zwischen der von Ihrem Team verwendeten Technologie und Ihren Einnahmen herzustellen, hört sich kompliziert an, und manchmal ist es das auch. Für eine einfache Berechnung können Sie sich jedoch auf einige wenige wichtige Faktoren beschränken:
- Wie viel kostet ein im Büro tätiger Mitarbeiter Ihr Unternehmen im Durchschnitt pro Stunde? Oder anders ausgedrückt: Welchen tatsächlichen Wert hat seine Arbeitszeit?
- Wie viel Zeit sparen/verlieren Ihre Mitarbeiter pro Tag durch Ihr Tool zur Zusammenarbeit?
- Multiplizieren Sie den Stundensatz mit der pro Tag erzielten Zeitersparnis (in Stunden) und rechnen Sie dann das Ergebnis auf ein Jahr hoch.
Zum Beispiel betragen die jährlichen Kosten für Unternehmen mit einer ineffektiven Strategie zur Zusammenarbeit auf Mobilgeräten durchschnittlich 36 Mio. US-Dollar. Zur Verdeutlichung haben wir die wichtigsten Zahlen zur Kostenersparnis und Gewinnsteigerung durch teambasierte Zusammenarbeit in dieser Infografik zusammengefasst.
7. Verfolgen Sie eine Strategie für Unified Communications?
Angesichts der Tatsache, dass fast 40 Prozent der befragten Unternehmen keine Strategie für Unified Communications (UC) verfolgen, ist es nicht weiter überraschend, dass so wenige Versuche unternommen werden, die zur Zusammenarbeit eingesetzten Technologien in Bezug zum ROI zu setzen.
Mit einer UC-Strategie können Sie unproduktive Tätigkeiten beseitigen (fragen Sie sich zum Beispiel, ob eine Endverbraucher-Anwendung zur Dateifreigabe in Bezug auf die Datensicherheit in einem multinationalen Unternehmen im Einklang mit einer UC-Strategie steht) und für eine effiziente Arbeitsweise in Ihrem Team sorgen. Darüber hinaus liefert sie Ihnen einen Richtwert für künftige Entscheidungen. Sobald Sie eine Strategie entwickelt haben, können Sie Ihre Entscheidungen Jahr für Jahr überprüfen und optimieren, um die wahre Effektivität der von Ihnen genutzten Anwendungen zu bestimmen.
Fazit
Angesichts der mobilen Mitarbeiter von heute sind Tools zur Zusammenarbeit eine Selbstverständlichkeit. Das gilt jedoch nicht zwangsläufig auch für ihren positiven Einfluss auf Ihr Unternehmen. Mit einer Strategie für Unified Communications und nackten Zahlen als Beleg können Sie abschätzen, ob Ihre Tools zur Zusammenarbeit eine Bereicherung für Ihr Unternehmen sind oder Sie stattdessen Zeit und Geld kosten.