7 „Must-have“-Funktionen für die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen

Nach der Pandemie beschäftigt die Hybridarbeit alle führenden IT-Anbieter. Die Fragen dazu klingen in etwa so: Wie kann mein Unternehmen durch den Einsatz eines hybriden Arbeitsumfelds weiterhin die Zusammenarbeit maximieren? Was sind die besten Collaboration-Tools, die wir Mitarbeitern aus der Vielzahl an teuren, umfassenden Funktionspaletten verschiedener Over-the-top-Collaboration-Lösungen (OTT) anbieten können? 

CEOs und CIOs möchten in Geschäftsanwendungen investieren, die das Wachstum ankurbeln, aber nicht zu Lasten steigender Kosten. Mitarbeiter möchten arbeiten, wo and wann sie wollen. Führende IT-Anbieter möchten einen Kompromiss finden. Dies muss kein Nullsummenspiel sein, wenn Sie wissen, nach welchen Funktionen Sie bei der Hybridisierung Ihrer Arbeitskräfte suchen.

7 Must-Have-Funktionen für die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen

Was sind die Kernfunktionalitäten in puncto Zusammenarbeit, die Sie für die Bewältigung der Herausforderungen der Hybridarbeit benötigen? Das Taggen von Videohintergründen mit Tierstickern mag für Kinder cool sein, aber sind es die für das Unternehmen anfallenden zusätzlichen Kosten für diese Funktion wert? Vermutlich nicht! Es ist Zeit für einen kritischeren Kaufansatz, da Top-Level-Lizenzpakete voll von Funktionen sind, die auf nur ein bis zwei Prozent Ihrer Arbeitskräfte zugeschnitten sind.

Mitel hat mehr als 50 Jahre Erfahrung hinsichtlich Funktionalitäten zur Kommunikation und Zusammenarbeit, daher wissen wir genau, was unseren Kunden für ihre heutige Investition in die Zusammenarbeit den größtmöglichen Nutzen bietet. Im Folgenden finden Sie die meiner Ansicht nach sieben Grundlagen, die jedes Hybridarbeit nutzende Unternehmen benötigt:

1. Eins-zu-eins-Messaging und Präsenzwahrnehmung: Beginnen wir mit etwas Einfachem. Eins-zu-eins-Messaging mit übersichtlicher Präsenz- und Verfügbarkeitswahrnehmung für all Ihre Mitarbeiter. Ein lückenloses Tool, das die Präsenz in Ihrem gesamten Unternehmen verfolgt, ist unerlässlich. Eins-zu-eins-Messaging mit Präsenzwahrnehmung ist das Herzstück der Zusammenarbeit und ermöglicht den Großteil der heutigen Unternehmenskommunikation. Dennoch befinden sich Contact-Center-Agenten für viele Unternehmen immer noch auf einer Insel: Das Unternehmen ist nicht vereint. In Zeiten der ständig wachsenden Kundenerwartungen ist es für das Lösen des nächsten Kundenproblems entscheidend, dass der Contact-Center-Agent weiß, wann unter den Mitarbeitern ein Experte verfügbar ist. Eine einfache Messaging-App wie MiCollab, welche die Basis für unternehmensweites 1:1-Messaging bietet, kann in einem Umfeld mit mehreren Anbietern von Collaboration-Tools einen enormen Unterschied bedeuten. MiCollab ist ein Segen für alle Mitarbeiter, unabhängig davon, ob es sich dabei um Wissensarbeiter, Mitarbeiter aus der Produktion, dem Lager oder im Austausch mit Kunden vom Contact-Center handelt.
2. „Find Me, Follow Me“ mobil und auf dem Desktop: Hybridarbeit mag heutzutage ein großes Thema sein, sie ist aber kein neues Konzept. Über viele Jahre hinweg pflegten Vertreter, welche die Umsätze für Unternehmen erhöhen, ein Geschäftsleben, bei dem sie teilweise im Büro, zu Hause, unterwegs und mitunter am Standort eines Kunden oder Partners arbeiteten. Die erprobte und bewährte Kombination aus Video, Collaboration-Tools und Anrufen über Ring Groups stellt sicher, dass Ihre Kommunikation Sie finden wird, wo auch immer Sie sich befinden. Dieses Bindegewebe zur Zusammenarbeit ist für hybride Mitarbeiter wesentlich, und Mitel hat diese Funktionalität bereits an Vertriebsgesellschaften geliefert, lange bevor die Pandemie den diesbezüglichen Bedarf anderer Abteilungen im Unternehmen vergrößert hat. Nun, da Unternehmensinitiativen zur hybriden Arbeit entstehen, dehnt Mitel diese Leistungen auf alle Mitarbeiter aus.
3. Reibungslose Nachrichten per Video (1:1 oder in der Gruppe): Es ist keine Frage, dass Videos die Geschäftskommunikation im Sturm erobert haben. Wir haben alle gelernt, an einem Videoanruf teilzunehmen, und die meisten von uns können gut mit verschiedenen Funktionalitäten von Videoanwendungen umgehen. Um bestmögliche Impulse für die Unternehmensproduktivität zu geben, lohnt es sich, mit einem Kollegen ad hoc mit einer einfachen Nachricht Kontakt aufzunehmen: „Bist du da?“, und bei einer positiven Antwort mit einem Klick sofort eine Videokonferenz zu starten, die den Kollegen in hohem Maße miteinbezieht. Für eine breitere Diskussion können zusätzliche Teammitglieder einfach mit einer schnellen Suche im Verzeichnis hinzugefügt und zur ad hoc stattfindenden Videokonferenz eingeladen werden. Dieser Anwendungsfall ist heute eine treibende Kraft für die Produktivität von MiCollab und MiTeam Meetings nutzende Unternehmen. Unsere Kunden lösen Geschäftsprobleme spontan, indem sie pro Tag fünf Minuten investieren. Die Vorteile für das Unternehmen sprechen für sich.
4. Kollaborative Teamarbeitsbereiche und Gruppenmitteilungen: Das Team leistet die Hauptarbeit für geschäftliche Agilität. Die Fähigkeit, Ideen zu teilen, Antworten von einer größeren Anzahl von Personen zu erhalten oder einen Prozess rasch über eine (große oder kleine) Arbeitsgruppe abzuwickeln, treibt Unternehmen voran. Die Einrichtung von Teamarbeitsbereichen für eine effektive Zusammenarbeit und Kommunikation stärkt die Fähigkeit eines Teams, Arbeit produktiv zu erledigen. Gruppen können je nach Thema, Funktion oder Projektarbeiten getrennt werden, um einen geschäftlichen Rahmen zu schaffen, oder sich einfach organisch bilden. Diese durch Gruppenmitteilungen unterstützten Arbeitsbereiche fördern eine rasche und effektive Zusammenarbeit, die zwischen geplanten Besprechungen erfolgen muss. Gruppen können ein großes Aufkommen von Sprachanrufen durch Gruppenanrufe bewältigen und sicherstellen, dass Anrufe an Gruppenmitglieder beim ersten Mal angenommen werden. Dies ist eine großartige Funktion für kunden- oder partnerorientierte Unternehmen: Dank einer sofortigen Zusammenarbeit über MiTeam Streams in Mitels MiCollab Client haben Teammitglieder das Gefühl, Seite an Seite im selben Raum zu arbeiten.
5. Persönliche Videokontakte im Team, Teamfreigabe, Dokumentenfreigabe und Messaging: Wir kommen jeden Tag in verschiedenen Arbeitsgruppen zusammen und dies oft mehrmals am Tag. Für kontinuierliche Fortschritte sind in jedem Team das Behalten des Überblicks über die Teammitglieder, Kommentare, Besprechungsnotizen, freigegebene Dokumente und frühere Meetings essenziell. Verfügt man dann noch über einen gemeinsamen Arbeitsbereich für die Zusammenarbeit dieses Teams — per Telefon oder Video —, hat man einen echten Vorteil. MiTeam Meetings liefert diese Basis für eine fundierte Entscheidungsfindung und eine schnellere geschäftliche Entwicklung.
6. Lite-Telefonie-Clients: Für einen erheblichen Teil Ihrer Arbeitskollegen funktioniert ein klassischer Telefonanruf ganz einfach. Ist nur die Stimme wahrnehmbar und gibt es keine visuellen Hinweise, ist für eine klare Nachricht ein klarer Ton erforderlich. Sie können von Mitels großartiger Anrufqualität profitieren, indem Sie MiCollab und Mitels Client nur für Telefonie auf Ihrem Desktop einsetzen, um mit Ihrem OTT-Collaboration-Client zu arbeiten. Ihre Mitarbeiter sehen einen einfachen Pop-up-Toaster auf Ihrem Desktop oder Ihrem Handy direkt von der Collaboration-App des Drittanbieters. Sie werden nicht einmal wissen, dass es Mitel ist, aber sie werden zweifellos den Unterschied hören.
7. Das Festnetztelefon ist immer noch quicklebendig: Während die Verwendung von Video-Collaboration und Soft-Clients im aktuellen Wirtschaftsklima allgegenwärtig ist, hat das Festnetztelefon bei Ausfällen mehrere Schlüsselfunktionen. Im Wesentlichen sichert es die Kontinuität kritischer Kommunikation, wenn etwas schiefläuft. Beständigkeit vor Ort und eine zuverlässige Kommunikation ermöglichen Anrufe, wenn fortschrittliche Mittel zur Zusammenarbeit nicht zur Verfügung stehen. Nicht alle Mitarbeiter befinden sich an einem Computer, sodass ihnen das Festnetztelefon für kritische geschäftliche Kommunikation dient. Angesichts der allgegenwärtigen Kommunikation über Videos können Sie sich Ihr Telefon als Ihren primären Audiokanal zunutze machen und von der zuverlässigen Sprachqualität profitieren, die Ihnen Mitels Telefoninfrastruktur liefert.

Investieren Sie nur in das Beste und ersparen Sie sich den Rest

Obwohl Mitarbeiter weiterhin immer wieder neu bewerten werden, wie viel Zeit sie mit Remote-Arbeit und wie viel im Büro verbringen möchten, wird die Hybridarbeit fortbestehen. Mit der richtigen Palette an Funktionen für die Geschäftskommunikation können Sie ein agiles Umfeld für die Zusammenarbeit einrichten, das es Mitarbeitern erlaubt, jederzeit von überall aus produktiv zu sein.

Sie haben vermutlich eine lange Liste an Initiativen, die Sie finanzieren möchten. Warum dehnen Sie Ihr IT-Budget nicht noch etwas weiter aus, indem Sie eine Bestandsaufnahme Ihres Bedarfs hinsichtlich Zusammenarbeit und Kommunikation machen? Fragen Sie sich selbst: Brauchen Sie wirklich die Funktionen, um all die seltenen Fälle, die im Top-Funktionspaket all Ihrer Collaboration-Anbieter enthalten sind, zu bedienen? Mitel kann die Kernfunktionalitäten zur Zusammenarbeit abdecken, die Sie benötigen, um all Ihre Mitarbeiter zufrieden zu stellen, und Sie können sie einsetzen, wie und wann Sie möchten. Wir stehen Ihnen tatkräftig zur Seite.