Ein nahtloser Prozess für Hochschulzulassungen mit Unified Communications und Collaboration

In den letzten Jahren hat sich die Hochschulbildung grundlegend verändert. Universitäten und Hochschulen sahen sich mit Fernunterricht, geringeren Einschreibungszahlen und Mittelkürzungen konfrontiert. Sie mussten sich daher schnell mit der digitalen Transformation auseinandersetzen - nicht nur für Online-Lernangebote, sondern auch für die Zulassungen.

Trotz der raschen Einführung von Fernlerntechnologien haben Bildungseinrichtungen noch einen weiten Weg vor sich, bis ihre digitale Transformation abgeschlossen ist. Neunundsechzig Prozent der Einrichtungen sehen in der Einführung digitaler Technologien eine zentrale Herausforderung für das Jahr 2022, gegenüber 50 Prozent im Jahr 2021. 

Die Digitalisierung der Zulassungsprozesse ist von entscheidender Bedeutung, um neue Studierende zu gewinnen, mit denen der erste Kontakt wahrscheinlich online stattfindet. Universitäten und Hochschulen müssen potenziellen Studierenden bereits vor dem Zulassungsantrag ein ansprechendes Erlebnis bieten.

Die Bewerber von heute haben besonders hohe Ansprüche: Sie wollen eine personalisierte, hochwertige Ausbildung zu ihren eigenen Bedingungen. Um die Erwartungen der Studierenden zu erfüllen und mit dem digitalen Wandel Schritt zu halten, nutzen Universitäten und Hochschulen Unified Communications and Collaborations (UCC)-Lösungen für alle Bereiche, von den Auswahlgesprächen bis zur Kursanmeldung.

Aufkommende Trends bei den Zulassungen

Heutzutage füllen Studieninteressierte keine Papierbewerbungen mehr aus oder schicken persönliche Aufsätze per E-Mail. Der Zulassungsprozess ist ausgefeilter denn je und nutzt die Vorteile digitaler Tools, um mit den sich verändernden Erwartungen der Studierenden und der Weiterentwicklung der Technologien Schritt zu halten.

Studentenerlebnis ist das neue Kundenerlebnis

Studienanfänger sind Digital Natives, und sie wollen, dass ihr Zulassungsverfahren genauso nahtlos, persönlich und bequem abläuft wie die Dinge in ihrem übrigen Leben. Tatsächlich sind 96 % der Studierenden der Meinung, dass ein hochwertiges digitales Erlebnis entscheidend dafür ist, wie zufrieden sie mit ihrer Universität sind.

Deshalb ist es für die Hochschulen von Vorteil, wenn sie die Erfahrung von Studierenden eher wie eine Kundenerfahrung gestalten. Bewerber erwarten, dass sie über jeden möglichen Kanal (Anruf, Whatsapp, E-Mail, Video) oder jedes beliebige Gerät interagieren können, so dass das Einreichen von Aufsätzen und die Vereinbarung von Meetings mit den Zulassungsbeauftragten so einfach sind wie das Öffnen einer App auf ihrem Telefon.

Studierende, die nicht das Gefühl haben, dass sie eine sinnvolle Beziehung zu einer Einrichtung aufbauen können, werden diese nach ein paar ersten Interaktionen einfach „ghosten“, d. h. sie verschwinden. Die Personalisierung ihrer Erfahrungen und das Nachfassen sind entscheidend, damit sie sich bewerben.

Die Hochschulen holen bei der digitalen Transformation auf

Der digitale Campus ist nicht nur für Online-Kurse gedacht. Vielmehr bestimmen Technologien das gesamte Universitätsleben und Erleichtern gewaltig den Zulassungsprozess für Verwaltung und Studierende.

Viele Einrichtungen arbeiten noch immer mit alten Administrationssystemen, was bedeutet, dass Studentendaten, Bewerbungsunterlagen und Kontaktinformationen möglicherweise in verschiedenen Apps gespeichert sind und von dort jeweils abgerufen werden, was zu Ineffizienzen im Zulassungsprozess führt. Andere arbeiten an der Integration ihrer technischen Systeme, um den digitalen Prozess so effizient wie möglich zu gestalten. Nur fünf Prozent der Führungskräfte im Hochschulbereich haben mindestens die Hälfte ihrer täglichen Abläufe digitalisiert und liegen damit weit hinter anderen Branchen zurück.

KI ist der neue Zulassungsassistent

Die Zeiten, in denen Zulassungsbeauftragte jede eingegangene Bewerbung persönlich durchgehen konnten, sind längst vorbei. Bei Zehn- oder gar Hunderttausenden von Bewerbungen pro Jahr verlassen sich die Administratoren auf die KI, um den Rekrutierungsprozess zu automatisieren.

Die KI kann die ersten Schritte des Zulassungsverfahrens übernehmen, indem sie die Daten der Studierenden analysiert und die Aufsätze liest (und sogar die von anderen KIs geschriebenen Aufsätze identifiziert), bevor sie die besten Bewerbungen an die Sachbearbeiter weiterleitet. Sie kann Gesprächspunkte vorschlagen, um Auswahlgespräche individueller und ansprechender zu gestalten.

Der Zulassungsprozess kann eine nervenaufreibende Erfahrung sein, aber KI kann ihn weniger stressig machen. Wenn ein Studierender zum Beispiel Fragen zum Status der Bewerbung hat, kann er oder sie sich in ein Studentenportal einloggen oder mit einem Chatbot sprechen und so wird eine engere Verbindung zwischen Studierendem und Universität hergestellt.

Durch den Einsatz digitaler Tools und einheitlicher Kommunikationslösungen können Einrichtungen jeden Teil des Zulassungsprozesses verbessern, von der Bewertung der Bewerbungen über die Durchführung von Auswahlgesprächen bis hin zum Versand der Zulassungsunterlagen.

Verbesserung des Zulassungsprozesses mit Unified Communications

Unified Communications- und Kollaborations-Lösungen bieten Universitäten eine Plattform für nahtlose Studentenerlebnisse. Mit UCC ist der Bewerbungsprozess:

1. Effizienter

Die KI-Automatisierung verarbeitet große Mengen an Bewerbungen in einem Bruchteil der Zeit, die ein Mensch für das Lesen benötigen würde, sodass sich die Zulassungsbeauftragten auf die wichtigen Zulassungsentscheidungen konzentrieren können. 

2. Personalisierter

Ein einheitliches, integriertes System speichert die Studentendaten in einer konsolidierten Plattform, so dass Administratoren leicht auf die Bewerbungsinformationen zugreifen und den Zulassungsprozess auf jeden Bewerber abstimmen können.

3. Verbindlicher

Zulassungsbeauftragte können Studierende, die sich nicht mehr zurückmelden, zurückgewinnen, indem sie ihnen relevante Informationen und maßgeschneiderte Erinnerungen an die bevorstehende Bewerbung zukommen lassen.

4. Unmittelbarer

Virtuelle KI-Assistenten stehen rund um die Uhr zur Verfügung, um Studierenden Fragen zu ihren Bewerbungen zu beantworten oder passende Auswahlgespräche zu vereinbaren.

5. Zugänglicher

Die Zulassungsbeauftragten können Auswahlgespräche von überall im Land und sogar von Übersee aus führen. Das bedeutet, sie können wichtige persönliche Kontakte mit den Studierenden knüpfen und ihnen einen Einblick in das Universitätsleben geben, ohne dafür zum Campus reisen zu müssen. 

6. Produktiver

Während eines Videointerviews hat der/die Zulassungsbeauftragte die Informationen des Studierenden jederzeit zur Hand. Anhand der von der KI hervorgehobenen Schlüsselpunkte kann er aufschlussreiche Fragen stellen. Am Ende des Gesprächs kann die KI das Gespräch zusammenfassen und mit dem Rest der Bewerbung speichern.

Verbesserung des Zulassungsprozesses mit Unified Communications und Collaboration

Einheitliche Kommunikations- und Kollaborationstechnologien erleichtern die Teamarbeit zwischen den Mitarbeitenden der Zulassungsstelle und den Fakultätsmitgliedern. Sie stellen sicher, dass alle Beteiligten im Bewerbungsprozess auf dem gleichen Stand sind. Die Freigabe von Dokumenten sowie Team-Chats und Videoanrufe machen es für Administratoren einfach, Entscheidungen über Bewerbungen in der Gruppe zu treffen.

Die UC-Automatisierung übernimmt grundlegende Aufgaben wie die Terminfestlegung von Auswahlgesprächen und das Versenden von Terminerinnerungen. Nach einem Anruf kann die KI eine Rückmeldung an den Gesprächspartner senden, um ihn bei der Stange zu halten.

Die UCC-Lösungen von Mitel für den Hochschulbereich können jeden Schritt des Rekrutierungsprozesses verbessern. Setzen Sie sich mit uns in Verbindung, um zu erfahren, wie Sie Unified Communications zu einem Teil Ihrer Zulassungsprozesse machen können.