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Ist hybrides Arbeiten die Zukunft der Arbeit?
Wie sieht der Arbeitsplatz der Zukunft aus? Brauchen Unternehmen in einer Welt nach der Pandemie noch große Niederlassungen? Wie sieht eine Arbeitswelt im Wandel aus? Google hat beschlossen, seine Mitarbeiter mindestens bis zum Sommer 2021 im Homeoffice zu lassen. Andere Unternehmen haben ganz auf Remote-Arbeit umgestellt und ihre Geschäftsräume komplett dicht gemacht. Da jetzt weltweit Vakzine zugelassen sind und verimpft werden, wird es Zeit abzuschätzen, wie die Arbeit in einer Welt nach der Pandemie aussehen wird. Wird Ihr Unternehmen ausschließlich remote arbeiten, komplett zur Arbeit im Büro zurückkehren oder werden Sie sich für eine Mischung aus beidem, das heißt hybrides Arbeiten, entscheiden? Wie sieht die Zukunft der Arbeitswelt aus?
In unserem neuen Leitfaden Die Gegenwart der Arbeit stellt Laurie McCabe, Mitgründerin und Partnerin der SMB Group, Inc., vier Fragen, an denen Sie sich bei Ihrer Entscheidung orientieren können. Wir sehen uns diese Fragen hier genauer an und geben Denkanstöße für die Beantwortung.
1. Für welche Aufgaben ist es wichtig, dass die Mitarbeiter im Büro sind?
Der Trend zum Homeoffice war bereits seit Jahren zu beobachten, doch die Pandemie hat diese Entwicklung in allen Branchen enorm beschleunigt. Schüler und Studenten jeden Alters lernen in virtuellen Klassenzimmern, die Finanzbranche sitzt anstatt in der Wall Street im Homeoffice und Telemedizin boomt ebenso wie Remote-Arbeit im Technikbereich.
Durch die weltweite Notwendigkeit des Abstandhaltens sind Videokonferenzen und virtuelle Team-Zusammenarbeit populär geworden. Dieser Trend kehrt sich jetzt möglicherweise (zumindest teilweise) um. Werden einige Unternehmen wieder zu einer klassischeren Büroumgebung zurückkehren? Oder werden sie das Experiment fortsetzen?
Die Antwort hängt davon ab, zu welcher Branche Ihr Unternehmen gehört, welche Unternehmenskultur gepflegt wird und wie gut die Mitarbeiter in den vergangenen Monaten zurechtgekommen sind und wie sie die Zukunft der Arbeitswelt sehen.
McCabe erklärt es so: „Die Situation ist weiterhin offen... Die Pandemie hat einen massiven Übergang zur Arbeit von Zuhause ausgelöst. Inzwischen haben sich die Vorschriften und Bestimmungen geändert. Zudem probieren Unternehmen unterschiedliche Möglichkeiten aus, um den Arbeitsplatz der Zukunft für eine Kombination unterschiedlicher Modelle neu zu gestalten. Dazu könnten Mitarbeiter gehören, die nur im Homeoffice, nur im Büro oder flexibel abwechselnd von Zuhause aus oder im Büro arbeiten.“
Mit Blick auf 2021 sollten Sie entscheiden, welche Aufgaben wirklich nur im Büro ausgeführt werden können, welche vollständig aus dem Homeoffice möglich sind und wo hybrides Arbeiten denkbar ist. Was das Homeoffice betrifft, sollten Sie darüber nachdenken, ob bestimmte Mitarbeiter auch in unterschiedlichen Landesteilen oder sogar auf der ganzen Welt verstreut arbeiten können. Sollten einige (oder alle) Mitarbeiter in der gleichen Zeitzone arbeiten, egal wo sie leben? Nehmen wir beispielsweise an, Ihr Hauptsitz ist in New York. Sollten Sie von einem neuen Mitarbeiter in San Francisco erwarten, dass er sich wie der Rest seiner Kollegen nach der Ostküstenzeit richtet? Denken Sie daran, dass auch die Mitarbeiter, die Sie bereits vor der Coronapandemie hatten, während dieser turbulenten Zeit umgezogen sein könnten. Für diese sollten die gleichen Bedingungen wie für neu eingestellte Mitarbeiter gelten.
Es ist keine gute Idee, einfach so weiterzumachen wie vor Ausbruch der Pandemie. Wir sollten lieber die Gelegenheit nutzen, um herauszufinden, was für unsere Mitarbeiter und unser Unternehmen am besten funktioniert.
2. Wie können Büroarbeitsplätze an eine hybride Belegschaft angepasst werden?
Wie bei jedem Raum sollte auch bei der Gestaltung von Büros der vorgesehene Nutzungszweck entscheidend sein. Natürlich muss jedes Büro so gestaltet sein, dass die Produktivität gefördert wird. Doch dieses Konzept nimmt bei einer hybriden Belegschaft ganz andere Formen an.
McCabe rät Führungskräften, darüber nachzudenken, welche Tools dabei helfen, „nahtloser und weniger umständlich zusammenzuarbeiten. Analysieren Sie, wie Sie die Abläufe digitalisieren müssen, damit Ihre Mitarbeiter ihre Aufgaben jederzeit und überall erledigen können.“
Notebooks sind ein Muss, wenn Sie Ihren Mitarbeitern die Flexibilität geben wollen, sowohl von zu Hause als auch im Büro arbeiten zu können. Die Möglichkeit, dienstliche Anrufe auf persönlichen Geräten entgegenzunehmen, ist ebenfalls unerlässlich für eine hybride Belegschaft.
Im Büro selbst sind flexible Arbeitsplätze gefragt, die hybrid arbeitende Mitarbeiter nutzen können, wenn sie vor Ort sein müssen.
3. Was brauchen Mitarbeiter und Manager, um gut und produktiv zusammenzuarbeiten?
Investitionen in kollaborative Technologien sind der Schlüssel für eine remote oder hybrid arbeitende Belegschaft. Sie helfen dabei, dass die Mitarbeiter untereinander und mit den Kunden in Kontakt bleiben. Um diese Interaktion aufrecht zu erhalten, müssen bestimmte Tools unbedingt zur Verfügung stehen:
Videokonferenzen
Gespräche von Angesicht zu Angesicht sind immer wichtig, egal ob bei persönlichen Treffen oder über Video.
Chat
Nicht die gesamte Kommunikation muss persönlich oder synchron ablaufen. Textnachrichten können Videokonferenz-Müdigkeit bei Ihren Mitarbeitern verhindern, ohne dass sie den Kontakt verlieren.
Collaboration-Lösungen
Mitel bietet eine Collaboration-Software-Suite, die das Teilen von Infos per Sprach- oder Videoanruf und Instant Messaging ermöglicht. Sie können aus verschiedenen Optionen auswählen, einschließlich MiTeam, MiCollab und mehr.
VPN
Ein VPN oder Virtual Private Network ist eine verschlüsselte Internetverbindung, bei der die Daten geschützt sind und nicht kompromittiert werden können. Über ein VPN können von Zuhause aus arbeitende Mitarbeiter Daten so sicher verschicken, als ob sie vor Ort im Büro wären.
4. Wie können wir das Wohlbefinden und die Motivation der Mitarbeiter gewährleisten?
"Damit sich die Mitarbeiter wohl fühlen, ist natürlich mehr als nur die richtige Technik notwendig. Berücksichtigt werden muss auch unbedingt, dass nicht alle Mitarbeiter die gleiche Einstellung zur Remote-Arbeit haben. „Am Anfang hat Arbeiten von Zuhause sehr gut funktioniert – viele waren froh über eine Auszeit vom Büro. Aber für manche hat das seinen Reiz verloren“, sagt McCabe. „Unternehmen müssen jetzt kreativ werden und herausfinden, wie sie den Stress etwas mindern können.“
Das Zauberwort, um den Bedürfnissen der Mitarbeiter entgegenzukommen, ist Flexibilität. Anstatt alle dazu zu zwingen, auf die gleiche Weise zu arbeiten, suchen Unternehmen nach Möglichkeiten, hybride Arbeitsmodelle zu fördern. Auf diese Weise können die Mitarbeiter selbst die Arbeitsumgebung wählen, die am besten zu ihnen passt. Diese Flexibilität wird unerlässlich sein, wenn Unternehmen auch in Zukunft die besten Talente anwerben und halten wollen.
Achten Sie bei der Ausstattung Ihrer Büros und Ihrer Mitarbeiter mit Kommunikations- und Collaboration-Technik darauf, dass sie mehr auf Flexibilität ausgerichtet ist als auf einen Ansatz, der für alle gleichermaßen passen soll.
Beginnen Sie jetzt, sich auf ein Leben nach der Pandemie vorzubereiten
Genau wie wir nicht wissen konnten, wie das Leben in einer Pandemie aussieht, können wir auch nicht genau wissen, wie es danach aussehen wird. Wir können aber auswerten, was bisher funktioniert hat und was wir im vergangenen Jahr gelernt haben. Und diese Erkenntnisse können wir für die Gestaltung der nächsten Phase der Arbeitswelt im Wandel nutzen.
