Der Begriff „Mobilität“ bezeichnet die Fähigkeit, sich frei und ungehindert bewegen zu können – etwas, das in der heutigen Arbeitswelt schnell zu einer Grundvoraussetzung wird. Angesichts von Hot-Desking, Telearbeit, häufigen Ortswechseln innerhalb des Büros und bei Kundenbesuchen hängt der künftige Erfolg von Unternehmen davon ab, ihre Mitarbeiter mobil zu machen.

Kürzlich erhobene Statistiken von GlobalWorkplaceAnalytics haben ergeben, dass die Hälfte der Arbeitskräfte in den USA in einer Position tätig ist, deren Aufgaben zumindest teilweise in Telearbeit erledigt werden könnten. Gleichzeitig äußern überwältigende 80 – 90 % der Arbeitskräfte den Wunsch, zumindest zeitweise außerhalb des Büros arbeiten zu können. 

Darüber hinaus verbringen Arbeitskräfte, während sie im Büro sind, weniger Zeit an ihren Schreibtischen. Stattdessen sind sie unterwegs auf Kundenbesuch oder wechseln zwischen Konferenzräumen und offenen Besprechungsbereichen hin und her. In der Folge schaffen Unternehmen sogenannte Smart Offices, um Arbeitsplätze einladender zu gestalten. Auf diese Weise wollen sie ihren Mitarbeitern im Büro ein angenehmes Arbeitsumfeld bereitstellen, in dem sie produktiv und kreativ arbeiten können.

Jeder Mitarbeiter benötigt Zugriff auf alle aus dem Büro gewohnten Funktionen, ganz gleich, wo er sich gerade aufhält und welches Gerät er nutzt. Dafür ist er auf Kommunikationslösungen angewiesen, die Anwendungen für mobiles Arbeiten bieten. Ist Ihr Unternehmen bereit, Mitarbeiter in dem Maße zu unterstützen, wie es zur Förderung künftigen Erfolgs erforderlich ist?

Im Folgenden wollen wir uns die Zukunft von Telearbeit und Smart Offices sowie die Technologie einmal genauer anschauen, die Sie benötigen, um der Konkurrenz einen Schritt vorauszubleiben.

Das Büro der Zukunft ist von Mobilität geprägt

Das Büro der Zukunft umfasst drei verschiedene Arbeitsumgebungen. Unternehmen müssen den individuellen Anforderungen aller drei gerecht werden.

Homeoffice / Remote-Office: Da Mitarbeiter zunehmend von zuhause aus tätig sind, ist es kaum verwunderlich, dass Remote-Offices auf dem Vormarsch sind. Die Mitarbeiter, die diese Art von Arbeitsplatz in Anspruch nehmen, benötigen vollen Zugriff auf ihre geschäftlichen E-Mails, Voicemails, Dateien und Anwendungen für Zusammenarbeit. Und das unmittelbar und ohne Unterbrechung.

Mobiles Büro: Mitarbeiter, die viel Zeit auf Reisen, an verschiedenen Standorten oder auf Besuch bei Kunden verbringen, sind mit ihren Mobilgeräten fast schon „verwachsen“. Viele davon sind private Geräte, sodass auch BYOD-Konzepte zunehmend verbreitet sind. Andererseits setzt diese Arbeitsweise Sie unter Druck: Sie müssen sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter auch über unterschiedliche Geräte und Netzwerke hinweg jederzeit vernetzt bleiben, selbst wenn sie von einem Gerät auf ein anderes wechseln und sich unterwegs in verschiedene Netzwerke einbuchen. 

Smart Office: Das physische Büro der Zukunft wird ein stärker vernetzter Arbeitsplatz sein, an dem Produktivität und Zusammenarbeit aktiv gefördert werden. Oder in einem Wort ausgedrückt: „smart“. Schon heute gewinnen Mitarbeiter durch KI-Technologien wertvolle Zeit, um sich verstärkt wertschöpfenden Aufgaben widmen zu können. Die herkömmliche Bildschirmfreigabe wird um Videochats und das Teilen von Fotos erweitert und das Internet of Things (IoT) ermöglicht die Entwicklung intelligenter Geräte und Funktionen. Diese intelligenten Technologien verringern den Zeit- und Arbeitsaufwand von Mitarbeitern, wenn es um die Ausführung einfacher Aufgaben wie dem Einschalten der Raumbeleuchtung geht.

Wie können Sie allen Mitarbeitern ein mobiles Benutzererlebnis bieten?

Die meisten modernen Unternehmen müssen den Bedürfnissen ihrer Mitarbeiter in allen drei Büroumgebungen nachkommen. Ohne die richtige Technologie wird das zu einer Herausforderung. Die Antwort ist eine erschwingliche Lösung, mit der die Mobilität im Unternehmen gefördert wird. Diese bietet drei wesentliche Vorteile:

Flexibilität: Die Mitarbeiter sind nicht länger an einen bestimmten Standort gebunden und profitieren innerhalb wie außerhalb des Büros auf jedem beliebigem Gerät und in jedem beliebigen Netzwerk von demselben einheitlichen Benutzererlebnis im Hinblick auf Kommunikation und Zusammenarbeit.

Konsolidierung: Die Mitarbeiter haben die volle Kontrolle über ihre gesamte Geschäftskommunikation, einschließlich E-Mails, Textnachrichten und Voicemails.

Besserer Kundenservice: Die Mitarbeiter sind jederzeit erreichbar und verfügbar, um umgehend auf Kundenanrufe reagieren zu können.

All dies wird durch technische Merkmale und Funktionen ermöglicht, wie unter anderem:

  • Eine Telefonnummer und eine Voicemailbox mit automatischer Aktualisierung des Verfügbarkeitsstatus
  • Dynamische Nebenstellen, die es Mitarbeitern ermöglichen, sich mit verschiedenen Geräten (unabhängig vom Hersteller) mit ihrem Tischtelefon zu verbinden und unter einer einzigen Nummer erreichbar zu sein
  • Unterstützung für Hot-Desking, sodass Mitarbeiter jedes beliebige Telefon – ob zuhause oder im Büro – auf ihre individuellen Bedürfnisse anpassen können, einschließlich der Zuordnung persönlicher Tasten und des Zugangs zur Voicemailbox
  • Eine zentrale Anwendung für alle Werkzeuge rund um Kommunikation und Zusammenarbeit, wie z. B. Messaging, Web- und Videochat sowie Zugriff auf die Voicemailbox auf nahezu jedem beliebigem Smartphone oder Tablet
  • Sichere Verbindung zwischen dem LAN und dem öffentlichen Internet
  • Optimierung für die Betriebssysteme Android, iOS und BlackBerry OS
  • Standortbasierte Präsenzanzeige via GPS, Wi-Fi oder Bluetooth
  • Unterstützung für Anrufe über Wi-Fi- oder 4G-Mobilfunknetze mit der Möglichkeit, Anrufe unterwegs beim Wechsel zwischen Wi-Fi- und Mobilfunknetzen nahtlos fortzuführen
  • IP-basierte Geschäftstelefone im Homeoffice, die fortwährende Vernetzung ermöglichen und die Verwendung von Tischtelefonen überflüssig machen.

Unternehmen können Mitarbeitern mobiles Arbeiten in allen Büroumgebungen – sei es im Homeoffice / Remote-Office, mobilen Büro oder Smart Office – ermöglichen. Eine Lösung für Unified Communications mit leistungsfähigen Mobilitätsfunktionen verschafft Ihren Mitarbeitern die nötige Flexibilität, um produktiv und zufrieden arbeiten zu können. Doch Unternehmen müssen bereits jetzt die Grundlagen dafür schaffen. Sind Sie bereit?

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