Der Erfolg von Unternehmen hängt von ihrer Fähigkeit ab, ihre Prozesse – insbesondere solche im Zusammenhang mit Zusammenarbeit – kontinuierlich zu verbessern. Kaizen-Projekte können hierzu einen wesentlichen Beitrag leisten. Der Begriff Kaizen stammt aus dem Japanischen und bedeutet so viel wie „Veränderung zum Besseren“. Kaizen-Projekte sind ein methodischer Ansatz, um durch die Mitwirkung aller Mitarbeiter im Unternehmen festzustellen, wo und wie Arbeit verrichtet wird, und Möglichkeiten für kontinuierliche Verbesserungen zu erarbeiten. Bei jedem Schritt, den Ihre Organisation im Zuge des digitalen Wandels vollzieht, muss die Art der Zusammenarbeit auf den Prüfstand gestellt und ein eventueller Verbesserungsbedarf ermittelt werden. Bei Mitel werden bereits seit einiger Zeit Kaizen-Projekte durchgeführt – mit Erfolg.

In den vergangenen Jahren habe ich Kaizen-Projekte in jedem Unternehmensbereich umgesetzt, von der Finanz- über die F&E-Abteilung bis hin zu Marketing und Vertrieb. Mein Team und ich ermittelten alle ineffizienten Prozesse und verschiedene verwendete Tools zur Zusammenarbeit, wobei wir zwangsläufig auf eine Vielzahl unnötiger Arbeitsabläufe stießen.

Wenn sich in Ihrer Organisation ein ähnliches Bild zeigt, können Ihnen die folgenden Schritte helfen, ein Kaizen-Projekt zur Verbesserung der Zusammenarbeit erfolgreich umzusetzen:

  1. Binden Sie die richtigen Personen ein.
  2. Beurteilen Sie den aktuellen Zustand.
  3. Entwickeln Sie einen Plan für den gewünschten Zustand. 
  4. Fördern Sie eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung. 

Gehen wir nun jeden der Schritte im Detail durch.

Binden Sie die richtigen Personen ein

Stellen Sie zunächst ein Team aus den Personen zusammen, die an dem zu verbessernden Prozess der Zusammenarbeit hauptsächlich beteiligt sind. Berücksichtigen Sie dabei auch unterschiedliche Arbeitsgruppen und Abteilungen. Eine Anzahl von sechs bis zwölf Teammitgliedern ist ideal. Größer sollte das Team auf keinen Fall sein. Treffen Sie sich an einem Ort, wo Sie ohne äußere Ablenkungen in Ruhe arbeiten können.

Bestimmen Sie mit Ihrem Team einen konkreten Prozess der Zusammenarbeit, der optimiert werden soll, und einigen Sie sich auf eine Methode zur Messung des Erfolgs. Auf diese Weise sorgen Sie dafür, dass jeder auf die Aufgabe konzentriert bleibt, aktiv mitarbeitet und sich für den Erfolg des Projekts einsetzt.

Beurteilen Sie den aktuellen Zustand

Besprechen und dokumentieren Sie sorgfältig den aktuellen Prozess der Zusammenarbeit. Erstellen Sie dabei eine Liste aller verwendeten Tools. So wird ersichtlich, wie abseits der offiziellen Kanäle tatsächlich gearbeitet wird.

Fragen Sie nach den Gründen

Wir gewöhnen uns häufig an, etwas auf eine bestimmte Art und Weise zu tun, weil wir einfach schon immer so vorgegangen sind. Um dieses Muster zu durchbrechen, müssen Sie bestehende Vorgehensweisen hinterfragen und die Rolle Ihrer aktuell bei der Zusammenarbeit verwendeten Lösungen beurteilen. Wenn Sie zu dem Schluss kommen, dass diese Lösungen den Prozess behindern, stellen Sie sich folgende Fragen:

  • Warum sind die vorhandenen Lösungen nicht förderlich?
  • Warum wird eine neue Lösung benötigt?
  • Über welche Funktion(en) soll die neue Lösung verfügen? 

Um die Frage nach dem Warum zu klären, müssen Sie ggf. Ihre Daten gründlich auswerten und einige unbequeme Fragen stellen. Das ist sicherlich eine Herausforderung. Doch wenn Sie sie erst einmal gemeistert haben, kennen Sie fast immer die wahren Gründe für Produktivitätsverluste. Denken Sie nur an das Einstein zugesprochene Zitat: „Die Definition von Wahnsinn ist, immer wieder das Gleiche zu tun und andere Ergebnisse zu erwarten.“ Nach diesem Schritt hat Ihr Team in der Regel ein Bewusstsein für die übermäßige Komplexität des aktuellen Prozesses entwickelt und alle sind bereit, Verbesserungsvorschläge auszutauschen und zu erörtern.

Machen Sie einen Gemba-Rundgang

Gemba ist japanisch und bezeichnet in diesem Zusammenhang den Ort, an dem die eigentliche Arbeit stattfindet. Durch den Gemba-Rundgang wird sichergestellt, dass Sie mit den Personen sprechen, die Ihnen wirklich dabei helfen können, die Probleme bei der Zusammenarbeit zu ermitteln. Sie können Ihnen folgende Fragen beantworten:

  • Wie wird in Ihrer Organisation gearbeitet?
  • Welche Tools kommen derzeit zum Einsatz?
  • Wie schätzen die Mitarbeiter den Nutzen einer Lösung ein?
  • Wie kann die Produktivität gesteigert werden?

Letzten Endes bedeutet Zusammenarbeit für jeden etwas anderes. Die Anforderungen eines Sales-Account-Managers an Arbeitsabläufe und Zusammenarbeit unterscheiden sich von denen eines Mitarbeiters im Personalwesen. Entscheidend für die spätere erfolgreiche Einführung einer neuen Lösung wird es sein, den individuellen Anforderungen jedes Benutzers gerecht zu werden – was mich zum nächsten Schritt bringt.

Entwickeln Sie einen Plan für den gewünschten Zustand

Überlegen Sie sich, wie Zusammenarbeit künftig ablaufen soll. Das Team hat nun Gelegenheit, einen schlankeren Arbeitsablauf zu entwickeln, der nicht durch die aktuell verwendeten Tools eingeschränkt wird.

Nachdem Sie das Ziel festgelegt haben, müssen Sie herausfinden, wie Ihre bestehenden Lösungen für die teambasierte Zusammenarbeit für den neuen Prozess optimiert werden können – nicht jedoch umgekehrt. Und sollte der vorherige Schritt ergeben haben, dass Ihre Lösungen eher hinderlich für den Prozess sind, besprechen Sie, welche Merkmale Ihre Wunschlösung haben sollte. Welche neuen Funktionen sollte sie bieten? Wie könnte sie nahtlos in Ihre Arbeitsabläufe bei der Zusammenarbeit integriert werden?

Arbeiten Sie mit einem erfahrenen Kommunikationsanbieter zusammen, um die für Ihre Organisation am besten geeigneten Lösungen zu finden. Im Idealfall führen Sie maßgeschneiderte Lösungen für die gesamte Organisation ein. Möglicherweise ist es jedoch sinnvoller, den neuen Prozess zunächst nur in einem Unternehmensbereich umzusetzen. Sobald die restlichen Unternehmensbereiche den dadurch erzielten Mehrwert in der Praxis erleben, werden sie ihre Zusammenarbeit ebenfalls entsprechend gestalten wollen.

Fördern Sie eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung

Jeder heute entwickelte Prozess kann morgen schon wieder verbessert werden. Lassen Sie sich also in Ihrem Streben nach Verbesserung nicht durch Ihre Vorstellung eines perfekten Prozesses behindern. Wenn es Ihnen gelingt, eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung aufzubauen, entwickeln Ihre Mitarbeiter ein Gespür für kleine Veränderungen, die zu großen Verbesserungen führen. Viele kleine Veränderungen bewirken mit der Zeit Großes.

In meinem hier beschriebenen Szenario habe ich „Kaizen“ zwar als konkrete Projektarbeit im Team beschrieben. Der Begriff kann jedoch ohne Weiteres auch als „Kultur der kontinuierlichen Verbesserung“ begriffen werden.

Wie kann ich Kaizen-Projekte sinnvoll einsetzen?

Kaizen-Projekte eignen sich zweifellos hervorragend dafür, Prozesse der Zusammenarbeit unter die Lupe zu nehmen und die am besten geeigneten neuen Lösungen zu ermitteln. Führen Sie regelmäßig Kaizen-Projekte durch, um Ihre vorhandenen Prozesse zu verbessern. Nutzen Sie sie, um Kritikpunkte von Mitarbeitern aufzugreifen, damit Veränderungen angenommen und Prozesse effizienter gestaltet werden. Nur so können Sie in Ihrer Organisation die nächste Stufe der Zusammenarbeit – die nahtlose Integration von Kommunikationsanwendungen in optimierte Arbeitsabläufe – erreichen und anderen Akteuren in Ihrer Branche einen Schritt voraus bleiben.

Melden Sie sich an und erhalten Sie jede Woche die neuesten Blogs.
Terms & Conditions
Sie möchten gerne mit unserem Verkauf sprechen? Kontaktieren Sie uns.