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Ein strategischer und erprobter Notfallplan für Unternehmen ist von entscheidender Bedeutung, damit Ihre Mitarbeiter in einer Krise gut gerüstet sind. Doch die alltäglichen Verantwortlichkeiten und Ablenkungen stehen dieser kritischen Unternehmensplanung oft im Weg, wodurch Krisen noch gefährlicher und teurer und die Mitarbeiter einem unnötigen Risiko ausgesetzt werden. Stellen Sie jetzt einen wirksamen Plan auf, egal was noch dazwischen kommen mag, damit Sie und Ihr Team über die richtigen Voraussetzungen verfügen, um angemessen reagieren zu können.
Die wichtigsten Bestandteile eines betrieblichen Notfallplans
Beginnen Sie mit den beteiligten Personen. In einer Notfallsituation ist es eine effektive Kommunikation mit allen Beteiligten wichtig. Dazu gehören Mitarbeiter, Kunden, Besucher, Mitglieder, Auftragnehmer, die Medien (je nach Situation) und die allgemeine Öffentlichkeit. Welche Informationen müssen Sie ihnen während einer Krise mitteilen? Was brauchen Sie, um sie zu schützen oder zu beruhigen?
Analysieren Sie dann Ihre Räumlichkeiten und Infrastruktur. Was könnte der physischen Umgebung während bestimmter Arten von Krisen passieren? Wird Ihre technologische Infrastruktur Sie und alle anderen Beteiligten weiterhin unterstützen, mit sowohl internen als auch externen Back-ups und Redundanzen? Welche physischen und technologischen Tools sollten einsatzbereit sein, um effektiv zu kommunizieren?
Ziehen Sie schließlich alle Fragen zur Compliance oder Regulierung in Betracht, die während einer Krise auftauchen können. Diese variieren je nach Standort und Branche.
Schritte zur betrieblichen Notfallplanung
1. Engagieren Sie die geeigneten Personen und stellen Sie ein designiertes Krisenmanagementteam im Unternehmen zusammen.
Die Teams für das Notfallmanagement sollten alle wichtigen Bereiche Ihres Unternehmens einbeziehen, einschließlich Frontline-Mitarbeiter, IT, Personalabteilung, Hausverwaltung, Risikomanagement und Kommunikation. Damit alles reibungslos abläuft, sollten die Meetings auf einen bestimmten Zeitraum begrenzt werden, der die Zeitpläne aller Beteiligten respektiert und gleichzeitig sicherstellt, dass der Notfallplan des Unternehmens eine möglichst umfassende Perspektive einnimmt.
2. Machen Sie ein Brainstorming über die Arten von Notfällen, die passieren könnten.
Halten Sie das Ganze wie eine normale Brainstorming-Sitzung ab. Jeder bringt seine Ideen ein und alle werden erfasst. Priorisieren Sie anschließend die potenziellen Notfälle nach der Wahrscheinlichkeit ihres Eintritts, der Jahreszeit und dem potenziellen Schweregrad. Wenn Sie zum Beispiel in einem Gebiet leben, in dem Überschwemmungen häufiger vorkommen als Erdbeben, gehen Sie zuerst ein Hochwasserszenario durch.
Möglicherweise haben Sie bereits einige Prozesse implementiert. Prüfen Sie in diesem Fall, ob sie aktualisiert werden müssen, bevor Sie zu neuen Vorschlägen übergehen. Untersuchen Sie, was funktioniert, was Sie verbessern können und welche Automatisierungen oder Tools Ihrem Team helfen würden, um besser, schneller und angemessener zu reagieren. Beispielsweise kann Ihr Kommunikationssystem es Ihnen ermöglichen, Wetterwarnungen von Regierungsorganisationen an alle Betroffenen zu senden. Durch die Integration dieser Warnungen in Ihr System für Notfallbenachrichtigungen kann Ihr Unternehmen Wetterwarnungen automatisch mit wenig bis gar keinem Management durch Personal übermitteln.
3. Untersuchen Sie jede der beteiligten Gruppen und überlegen Sie, was sie in einer Notsituation benötigen.
Je nach Krise und den Bedürfnissen der betroffenen Parteien müssen Sie möglicherweise mehrere Benachrichtigungen über ein und dasselbe Ereignis versenden. Stellen Sie sicher, dass Ihr Notfall-Kommunikationsplan dies berücksichtigt und Ihr System leicht zu verwalten ist. Wenn Sie beispielsweise bei einem Notfall nach Geschäftsschluss Benachrichtigungen per Fernzugriff auslösen müssen, sollten Sie sicherstellen, dass autorisiertes Personal sowohl innerhalb als auch außerhalb des Unternehmens sicher auf Ihr Benachrichtigungssystem zugreifen kann.
Vergewissern Sie sich auch, dass Sie die Branchenvorschriften und Best Practices für das Sammeln, Speichern und Übermitteln von E-Mail-Adressen, Mobiltelefonnummern und anderen Kontaktinformationen der Beteiligten einhalten. Wenn Ihr Team per Fernzugriff auf das System für Notfallbenachrichtigungen zugreifen muss, überprüfen Sie, dass die Sicherheit für externe Systeme mit der Sicherheit für Systeme vor Ort übereinstimmt. Stellen Sie außerdem sicher, dass Ihre Notfall-Kommunikationssysteme barrierefreie Optionen für Benutzer mit Seh- und Hörbehinderungen bieten, damit Sie die von den Regulierungsbehörden festgelegten Standards einhalten.
4. Führen Sie eine Bestandsaufnahme der physischen Systeme zur Gewährleistung von Service und Kommunikation während eines Notfalls durch.
Analysieren Sie Ihre vorhandenen Kommunikationstechnologien, wie IP- und analoge Systeme, Beacons, Digital Signage, Messaging-Services, Benachrichtigungssoftware (gehostet oder vor Ort) und alle anderen Ressourcen, die zur Kommunikation während einer Krise eingesetzt werden. Beurteilen Sie, ob sie zuverlässig, skalierbar und effektiv sind.
Was zu beachten ist:
- Können Ihre bestehenden Kommunikationstechnologien den Beteiligten die richtigen Informationen im Notfall rechtzeitig übermitteln?
- Sind sie skalierbar, um die Anzahl der benötigten Warnmeldungen zu bewältigen, ohne abzustürzen?
- Helfen sie Ihrem Unternehmen, in Notfällen effizient Zeit und Mühe zu sparen?
- Bieten Ihre derzeitigen Technologien und Prozesse eine effektive Möglichkeit, gleichzeitige Benachrichtigungen über einzelne und mehrere Standorte hinweg (falls erforderlich) zu verwalten?
- Können Sie Personen alarmieren, die sich innerhalb und außerhalb des Standorts befinden (falls erforderlich)?
- Können Sie gleichzeitig Benachrichtigungen mit Informationen auslösen, die sich an verschiedene Gruppen richten?
Wenn Sie auf eine dieser Fragen mit „Nein“ geantwortet haben, lesen Sie im folgenden Abschnitt, wie Sie Ihre Kommunikationsdefizite beseitigen können.
5. Investieren Sie bei Bedarf in zusätzliche Systeme für ein besseres Krisenmanagement im Unternehmen.
Die Investition in eine einheitliche Benachrichtigungslösung kann dazu beitragen, die Defizite in Ihren Prozessen für die Notfallkommunikation auszugleichen, unabhängig davon, ob diese auf Systeminkompatibilität, Netzwerkeinschränkungen, mangelnde Skalierbarkeit etc. zurückzuführen sind. Beispielsweise wurde Mitels Lösung für Massenbenachrichtigungen der nächsten Generation (Mitel Revolution) für moderne Unternehmen entwickelt, um die netzwerkweite Kommunikation, Sicherheit und Reaktionsfähigkeit in Notfällen zu verbessern. Damit können Unternehmen die konzernweite Kommunikation für praktisch jeden Kommunikationsbedarf erleichtern, einschließlich Echtzeit- und automatischer Benachrichtigungen für Notfallwarnungen und Massenbenachrichtigungen.
6. Bewerten Sie den Ausbildungsstand Ihrer Mitarbeiter.
Ihr Team muss möglicherweise geschult werden, um Ihre Benachrichtigungssysteme effektiv nutzen zu können, insbesondere wenn Sie neue Geräte und Prozesse hinzugefügt haben oder ein Personalwechsel stattgefunden hat. Ihre Anbieter können Ihnen hilfreiche Ressourcen zur Verfügung stellen und die Schulungen organisieren. Ziehen Sie außerdem in Betracht, nach den ersten Schulungen regelmäßige Auffrischungskurse anzubieten.
Ihr Team sollte sich mit den Vorteilen von automatisierten und vorgefertigten Benachrichtigungen in Stresssituationen vertraut machen. Sie können beispielsweise eine bereits gestresste Person entlasten, indem sie schnell und klar verständliche Informationen liefern – kein unverständliches Audiomaterial oder Verwirrung darüber, was man während einer Live-Notfalldurchsage mitteilen soll.
7. Gehen Sie eine Auswahl der Krisenszenarien als Gruppe durch, um Ihre geplante Reaktion zu testen.
Stellen Sie sicher, dass Sie die interne und externe Kommunikation, die physischen und technischen Anforderungen, das Verletzungspotenzial von Menschen und die Beschädigung von Gebäuden durchgehen – und was in jedem Szenario geschehen muss.
Mit einer Tabellenübersicht können Sie gewährleisten, dass Sie alle möglichen Bedürfnisse für jegliche Art von Krise abdecken. Möglicherweise werden viele Spalten während der Diskussion einfach als „nicht zutreffend“ markiert. Es ist jedoch besser, gründlich zu sein, als ein wichtiges Tool oder eine Ressource zu übersehen, die die Beteiligten benötigen.
8. Führen Sie einen praktischen Probedurchlauf für einen oder mehrere kritische Notfälle durch.
Ein praktischer Probedurchlauf des soweit erstellten betrieblichen Notfallplans oder eine Übung ermöglicht es den Teammitgliedern, so zu handeln, als würde die Krise tatsächlich stattfinden. Integrieren Sie in die Übung alle Kommunikationsmittel und physischen Systeme des Teams, um sicherzustellen, dass jeder die wichtigsten Tools im Notfall nutzen kann. Informieren Sie die Mitarbeiter über die Übung und ihre jeweiligen Aufgaben.
Wenn Sie die Übung während der normalen Arbeitszeiten durchführen, sollten Sie sie nur in einer kleinen Gruppe oder einem limitierten Bereich durchführen, um die Arbeitsabläufe nicht zu unterbrechen. Wenn Sie sich über mehrere Standorte hinweg koordinieren müssen, sollten Sie eine größere Übung nach Geschäftsschluss durchführen, um sicherzustellen, dass Systeme und Prozesse auch an den anderen Standorten einsatzbereit sind.
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Weitere Schritte nach dem Testen des betrieblichen Notfallplans
Hier sind einige Fragen, die Sie nach den praktischen Probedurchläufen und Übungen stellen sollten:
1. Haben wir den Plan befolgt?
2. Wenn nicht, warum sind wir davon abgewichen? Wurde die festgelegte Vorgehensweise nicht befolgt oder müssen wir diese ändern?
3. Waren genügend Teammitglieder ausgebildet, um physische und emotionale Unterstützung zu leisten (z. B. genügend CPR-zertifiziertes Personal an jedem Standort, genügend IT-Support usw.)?
4. Entsprachen unsere physischen Ressourcen unseren Anforderungen (z. B. Notfall- und Erste-Hilfe-Sets), IT-Back-ups, vorgefertigte Absperrungen, Kommunikationsinfrastruktur)?
5. Benötigen wir weitere Schulungen von unseren Systemanbietern, dem Management oder den lokalen Rettungskräften, um die Notfallverfahren auf unsere Tools und Ressourcen abzustimmen?
6. Wie oft sollten wir Übungen durchführen, und wie viele Mitarbeiter sollten wir einbeziehen?
Regelmäßige Überprüfungen durchführen
Nachdem Sie Ihren vollständigen betrieblichen Notfallplan fertiggestellt haben, aktualisieren Sie das Dokument fortlaufend. Wenn Sie neue Tools und Systeme hinzufügen, müssen Sie Ihren Plan überarbeiten. Neue Standorte, Beteiligte und regulatorische Anforderungen werden ebenfalls eine Überarbeitung erforderlich machen.
Legen Sie eine Zeitspanne fest, in der Sie Ihren Notfallplan überprüfen, bei Bedarf erneut üben und Überarbeitungen bekannt geben. Diese Zeitspanne wird möglicherweise durch eine Branchenvorschrift oder eine Best Practice vorgegeben. Wenn nicht, sollten Sie jährlich eine vollständige Überprüfung durchführen.
Das Ziel eines Notfallplans ist es, fundierte Richtlinien und fortlaufende Übungen bereitzustellen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter im Notfall selbstbewusst reagieren können. Die hier beschriebenen Schritte werden Ihnen helfen, sicherzustellen, dass Ihr Team bereit ist – egal, welche Herausforderungen sich ergeben.
