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6 einfache Tipps für effektive Online-Meetings

Remote-Arbeit ist inzwischen zu einem wichtigen Bestandteil unseres Alltags geworden. Teams sind mehr und mehr auf der ganzen Welt verteilt, immer öfter arbeiten Mitarbeiter von zu Hause aus. Eine effektive Kommunikation und produktive Meetings stellen dabei eine besondere Herausforderung dar, vor allem, wenn die Beteiligten in verschiedenen Zeitzonen arbeiten.

 

Wie können wir diese Herausforderungen meistern und eine Atmosphäre schaffen, in der sich alle ernst genommen fühlen? Mit diesen sechs Tipps optimieren Sie Ihre virtuellen Meetings.
 
 
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1. Meeting vorbereiten

Effektive Online-Meetings stützen sich auf drei Säulen: Verbindung, Zusammenarbeit und Feedback. Sie sind die Grundvoraussetzung für ein optimales virtuelles Erlebnis für Sie und Ihr Team. Mitarbeiter fühlen sich ernst genommen und sind nicht nur motivierter, sondern auch produktiver. Es gibt ein paar Tools, unter anderem von Mitel, die Ihnen helfen, diese drei Bereiche zu optimieren. Sobald Sie mit diesen Tools vertraut sind, sollten Sie eine Tagesordnung für Ihr Meeting erstellen. Damit verhindern Sie, dass Sie und die Teilnehmer vom Thema abschweifen, und können die Meeting-Zeit optimal nutzen.


2. Rollen verteilen

Manchmal reicht es nicht, eine Tagesordnung zu erstellen, um Teilnehmer zu motivieren. Oft bringen sich manche Teilnehmer mehr ein als andere. Für eine möglichst gleichmäßige Beteiligung aller sollten Sie daher Rollen verteilen. So sorgen Sie nicht nur dafür, dass sich beim Meeting alle besser konzentrieren, sondern Sie geben auch allen die Möglichkeit, sich zu Wort zu melden. Es gibt unter anderem folgende Aufgaben zu verteilen: Moderator, Protokollführer, Technikbeauftragter und Zeitnehmer.

 

3. Persönliche Meetings imitieren

Bisher waren persönliche Meetings die Norm. Viele Menschen bevorzugen sie auch heute noch, weil Kommunikation und Zusammenarbeit reibungslos ablaufen. Allerdings lassen sich mit virtuellen Videokonferenzen ähnliche Ergebnisse erzielen. Inzwischen sind die entsprechenden Systeme sehr ausgereift und zuverlässig und lassen sich einfach bedienen. Mit einem System von Mitel bleibt Ihr Team problemlos fokussiert und motiviert.

 

Haben Ihnen diese Tipps gefallen? Hier finden Sie noch mehr Informationen zu effektiven Online-Meetings. >

 

4. Icebreaker für Meetings

Produktive Meetings brauchen einen guten Anfang. Als Moderator müssen Sie von Anfang an das Eis brechen, um Teilnehmer mit an Bord zu nehmen. Fragen Sie zum Beispiel, wie der Tag bisher so gelaufen ist, welche Ziele die Teilnehmer in dieser Woche schon erreicht haben oder was sie am Wochenende vorhaben. Diese kurzen Gespräche helfen Menschen, sich wohlzufühlen, und sorgen für eine angenehme Atmosphäre, in der sich jeder einbringen kann. Das gilt vor allem, wenn sich die Teilnehmer noch nicht gut kennen.

 

5. Um Feedback bitten

Konstruktive Kritik hilft, Meetings zu verbessern. Das gilt vor allem für Remote-Situationen, in denen die Kommunikation von zentraler Bedeutung ist. Bitten Sie Ihre Teilnehmer nach dem Meeting, Ihnen mitzuteilen, wie sie es bewerten würden. So erfahren Sie, was Sie in Zukunft anders machen sollten, um das virtuelle Erlebnis für alle Beteiligten zu optimieren. Indem Sie die Erfahrungen Ihrer Teilnehmer ernst nehmen und ihnen das Gefühl geben, dass ihre Meinung etwas zählt, sorgen Sie dafür, dass sie sich in Zukunft mehr engagieren.

Sie sind sich nicht sicher, ob die Teilnehmer Ihnen direkt Feedback geben? Dann versuchen Sie es mit einer kurzen anonymen Umfrage. Es gibt viele kostenlose Umfrage-Tools, die Sie dafür nutzen können, zum Beispiel Poll Everywhere.

 

6. Zusammenarbeit vereinfachen

Die Kommunikation endet nicht mit dem virtuellen Meeting. Gerade bei der Remote-Arbeit ist es wichtig, sie auch anschließend fortzusetzen, da es hier keine direkte Interaktion gibt.

Bleiben Sie auch während des Tages mit Ihrem Team in Kontakt. Das ist genauso wichtig wie virtuelle Meetings. Sorgen Sie für eine kontinuierliche Kommunikation, egal, wo sich Ihre Teammitglieder befinden. Mitel bietet hierfür einfache Cloud-Lösungen, zum Beispiel einen Telefonservice oder Collaboration-Tools, mit denen virtuelle Teams ihre Arbeitsabläufe steuern können. Mit nur einem Klick in unseren Tools können Sie ein Telefonat oder eine Zusammenarbeit starten und so die Produktivität problemlos steigern. MiTeam Meetings ist hierfür die perfekte Lösung.

Die Arbeit im Homeoffice gewinnt immer mehr an Bedeutung. Dabei sollten Online-Meetings kein Grund für noch mehr Stress sein. Wir möchten Ihnen helfen, mit Ihrem Team in Verbindung zu bleiben, egal, wo sich die einzelnen Mitglieder aufhalten. So sorgen Sie für kontinuierliche Geschäftsabläufe.
 
 
 
 
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