Die Remote-Arbeit ist in den letzten fünf Jahren um 44 % und in den letzten zehn Jahren um mehr als 90 % gestiegen, so eine aktuelle Analyse. Es überrascht nicht, dass virtuelle Teams auf dem Vormarsch sind. Es gibt sie in fast jeder Art von Unternehmen, obwohl nicht alle gleich sind. Einige Unternehmen beschäftigen Mitarbeiter an mehreren Bürostandorten, wobei die Teams über Zeitzonen und Weltmeere hinweg zusammenarbeiten. In anderen Fällen teilen sich die Mitarbeiter zwar ein physisches Büro, aber die einzelnen Personen sind ständig unterwegs und müssen Kundenmeetings, Verkaufsgespräche und persönliche Verpflichtungen in Einklang bringen.
Diese Situationen mögen zwar unterschiedlich sein, aber die Probleme sind die gleichen. Mit weniger persönlichen Meetings und weniger Zeit für persönliche Gespräche laufen Unternehmen Gefahr, die Entscheidungsfindung zu verlangsamen und die Produktivität im Homeoffice und allgemein zu verringern.
Jeder, der ein virtuelles Team leitet, steht deshalb vor der gleichen Frage: Wie hält man die Produktivität im Homeoffice und allgemein trotz fehlender persönlicher Interaktion aufrecht? In einer Umfrage, die wir kürzlich zur Produktivität am Arbeitsplatz und zur Kommunikationstechnologie durchgeführt haben, gab ein Drittel der Befragten an, dass eine bessere Kommunikation mit den räumlich verteilten Gruppen die persönliche Produktivität um 15 % steigern könnte.
Die Cloud-Technologie für Projektmanagement kann zum Beispiel Teammitgliedern helfen, die diversen Verpflichtungen mit Leichtigkeit zu bewältigen. Eine Cloud-Telefonlösung für Unternehmen wie z.B. MiVoice 400 Hybrid Cloud ist mobil und vielseitig und bietet Remote-Mitarbeitern unterwegs Zugang zu leistungsstarken Kollaborations-Tools wie einen gemeinsam nutzbaren Arbeitsbereich und Web-Chat. Virtuelle Teams müssen sich keine Sorgen mehr über Kommunikationslücken oder verpasste Termine machen. Stattdessen können sie einfach zusammenarbeiten und schneller Entscheidungen treffen.
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Wenn Sie neue Wege finden möchten, um die Produktivität und Online-Kollaboration Ihres virtuellen Teams zu steigern, sollten Sie diese vier Tipps zur Verbesserung der Kommunikation und virtuellen Kollaboration mithilfe eines Cloud-Geschäftstelefons in Betracht ziehen. Ein Cloud-Geschäftstelefon fördert die Zusammenarbeit.
1. Persönliche Meetings mit Online-Kollaboration wie Videokonferenzen imitieren
Mehr als die Hälfte der Befragten gab an, dass sie persönliche Meetings für das effektivste Kommunikationsmittel hält. Dies ist zwar keine Option für virtuelle Teams, aber ein Cloud-Telefonsystem für das Projektmanagement in Unternehmen mit Videokonferenzen kann ein ähnliches Ergebnis erzielen, indem es persönliche Meetings imitiert. Ihr Team wird genauso produktiv sein, als säße es im selben Raum. Die Mitarbeiter benötigen jedoch überall Zugang zu den Videokonferenzen, einschließlich am Arbeitsplatz, in Konferenzräumen und natürlich auch unterwegs. Wie sonst können Sie sicherstellen, dass jeder jederzeit an einer Konferenz teilnehmen kann, unabhängig davon, wo er sich befindet oder welches Gerät er benutzt?
In der Vergangenheit gab es einen gewissen Widerstand gegen Videokonferenzen, der größtenteils auf die schwierige Bedienung und schlechte Bildqualität zurückzuführen ist. Die Menschen verschwendeten Zeit und wurden durch Fehlfunktionen und technische Probleme abgelenkt. Aber die Technologie der Cloud-Geschäftstelefone hat sich weiterentwickelt und ist jetzt viel einfacher zu benutzen. Mit den modernen Tools von heute reicht zum Beispiel ein einziger Klick, um an einer Videokonferenz teilzunehmen. Erweiterte Funktionen wie die Bildschirmfreigabe und ein Tracker für die Agenda sorgen dafür, dass Meetings reibungslos und aufgabenorientiert ablaufen. Außerdem ermöglicht ein verlässlicher Anbieter wie Mitel eine sichere und zuverlässige Verbindung. Somit kann sich Ihr Team konzentrieren und muss keine Zeit mit der Fehlerbehebung verschwenden.
2. Die Produktivität im Homeoffice und allgemein mit gemeinsam nutzbaren Arbeitsbereichen optimieren
70 % der Umfrageteilnehmer halten gemeinsam nutzbare Arbeitsbereiche im Internet für ein effektives und effizientes Kommunikationsmittel. Ein Online-Arbeitsbereich für die Zusammenarbeit ermöglicht es den Teams, Ideen zu einem bestimmten Projekt oder Thema mithilfe verschiedener Kommunikationsmittel wie Messaging, Sprach- und Videoanrufen auszutauschen – alles integriert in einer einzigen Benutzeroberfläche. Es spielt keine Rolle, ob Sie vom Homeoffice aus arbeiten, sich auf einer Geschäftsreise in London befinden oder sich sogar im Familienurlaub von einem Strandhaus aus melden. Jeder in Ihrem Team hat standortunabhängig sofortigen Zugang zu den neuesten Projektinformationen und kann immer auf dem Laufenden bleiben. Teammitglieder können in Sekundenschnelle Aufgaben erstellen und zuweisen, Dateien austauschen und sogar von Chats zu Konferenzen wechseln.
Ein persönliches Dashboard wie das von Mitel MiTeam Meetings gibt Ihnen einen Überblick in Echtzeit über Themen, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern, und stellt so sicher, dass Projekte und Diskussionen nicht ins Stocken geraten. Verabschieden Sie sich von endlosen E-Mail-Ketten und beenden Sie die mühsame Suche nach Antworten in Ihrem Posteingang.
3. Das Gespräch mit Web-, Desktop- und mobilen Anwendungen für die virtuelle Kollaboration am Laufen halten
Wenn Ihre Mitarbeiter nicht mit Ihnen kommunizieren können, sind sie nicht produktiv. Ein Cloud-Geschäftstelefon bietet nicht nur reichhaltige PBX-Funktionen wie die Transkription von Nachrichten auf dem Anrufbeantworter, Anrufumleitung und Weiterleitung von Anrufen, sondern gibt Ihrem Team auch zahlreiche Möglichkeiten. Softphones, Smartphones und IP-Tischtelefone, Unterstützung mobiler Anwendungen für PC, Mac, Android und iOS sowie die Siri-Integration und Bluetooth-Fähigkeiten sorgen für ein nahtloses Erlebnis auf allen Geräten.
4. Das Cloud-Projektmanagement mit Kollaborations-Tools optimieren
Da die Teammitglieder weltweit verteilt sind, kann es als unmögliche Aufgabe erscheinen, ein Projekt auf Kurs zu halten. Natürlich erleichtern persönliche Dashboards und gemeinsam genutzte Arbeitsbereiche das Projektmanagement, aber auch andere Tools für die Online-Zusammenarbeit sind eine Erwähnung wert.
Manager und Mitarbeiter sind immer am Puls des Geschehens, da die Gespräche auf alle Geräte in Echtzeit übertragen werden. Die Möglichkeit, Daten nach Projekt, Thema oder Person zu speichern und zu archivieren, sorgt für Ordnung und erleichtert es Ihnen, Antworten zu finden, wenn Sie etwas vergessen haben. Haben Sie eine dringende Frage? Spontane Audio- und Videokonferenzen verbinden Sie sofort mit der richtigen Person. Einzel- und Gruppenchats ermöglichen es Ihnen, Gespräche privat zu halten oder bei Bedarf an eine größere Gruppe weiterzuleiten. Die verfügbaren Kollaborations-Tools ermöglichen es Ihnen, jedes Projekt in Rekordzeit von Anfang bis Ende durchzuführen.
Virtuelle Teams bringen einzigartige Herausforderungen mit sich. Sie befinden sich möglicherweise in verschiedenen Zeitzonen oder wechseln von einem Ort (und Gerät) zum anderen. Mit durchgehend offenen Kommunikationswegen sind alle immer erreichbar. Ein Cloud-Geschäftstelefon wie MiVoice 400 Hybrid Cloud bietet die leistungsstarken Kollaborations-Tools, die Ihr virtuelles Team benötigt, um in kürzerer Zeit mehr zu erledigen – die Definition von höherer Produktivität.