Da sich Arbeitnehmer auf der ganzen Welt weitgehend an die Arbeit von zu Hause gewöhnt haben, sind Videokonferenzen immer häufiger geworden. Für manche ist das nichts Neues. Es gibt jedoch Mitarbeiter, die nicht an die digitale Kommunikation gewöhnt sind, die heute im Arbeitsalltag benötigt wird. Hier finden Sie einige Tipps für Ihre Videokonferenzen, die Ihnen und Ihrem Team bei der virtuellen Zusammenarbeit und beim Vorbereiten von Videokonferenzen helfen können.

1. Erstellen Sie eine Meeting-Agenda (und halten Sie sie ein)

In persönlichen Besprechungen geben Tagesordnungen den Teilnehmern eine gute Orientierung bezüglich der Themen und helfen dabei, dass sie ohne Probleme verlaufen. Das Festlegen der Tagesordnung ist für  Videokonferenzen besonders wichtig. Während Sie remote arbeiten, haben Sie nicht mehr die Möglichkeit, Personen im Büro aufzusuchen, um sich spontan zu besprechen. Daher ist eine vorausschauende Planung und das Vorbereiten einer Videokonferenz für eine effiziente Kommunikation wichtig. Erstellen Sie die Meeting-Agenda im Voraus und senden Sie diese mindestens 24 Stunden vor dem Termin an alle Teilnehmer. Dies gibt Ihnen Zeit, um Fragen zum Meeting zu beantworten und die Tagesordnung nach Bedarf anzupassen.

So wie persönliche Besprechungen vom Kurs abweichen können, kann dies auch bei Videokonferenzen passieren. Beachten Sie die Terminkalender aller Beteiligten und versuchen Sie, die Besprechung bis zur geplanten Endzeit abzuschließen. Es sei denn, es ist unbedingt erforderlich, die Besprechung fortzusetzen. Üben Sie Ihre Fähigkeit, Themen zu vertagen, die nicht speziell auf der Meeting-Agenda stehen. Sie können auch jederzeit ein separates Meeting oder eine virtuelle Happy Hour planen, um nicht arbeitsbezogene Themen zu besprechen. Solange Sie die Terminkalender Ihrer Mitarbeiter respektieren und gleichzeitig Zeit für Gespräche einplanen, die nicht direkt mit der Arbeit zusammenhängen, können Sie Ihre neuen Remote-Mitarbeiter effektiver managen.

2. Wählen Sie Ihre Besprechungstools richtig aus

Ihre Organisation verfügt wahrscheinlich über mehrere Kommunikationstools. Wenn Sie nicht alle kennen, fragen Sie Ihre IT-Experten nach einer Liste der Tools für effiziente Kommunikation und virtuelle Zusammenarbeit, die Sie bei Ihrer Arbeit von zu Hause aus verwenden können. Beachten Sie Folgendes bei der Entscheidung, welches Tool verwendet werden soll:

  • Welche Bildschirm- oder Dokumentenfreigabefunktionen benötige ich? Wie viele Personen werden an dieser Videokonferenz teilnehmen?
  • Welchen Umfang an virtueller Zusammenarbeit wird das Team nach diesem Meeting benötigen?
  • Gibt es Sicherheitsbedenken bei Personen, die sich mit dieser Technologie verbinden? (Weitere Informationen zu Risiken in der Cybersicherheit finden Sie hier.)

Mithilfe dieser Fragen können Sie feststellen, ob Sie ein Besprechungstool benötigen, mit dem eine maximale Anzahl von Personen teilnehmen kann oder ob das Teilen von Dokumenten oder Bildschirmen von Bedeutung sind. Viele Tools erlauben nämlich nur eine bestimmte Anzahl von Teilnehmern und berechnen mehr, um diese Zahl zu erhöhen. Wenn Ihr Team an Themen aus der Videokonferenz zusammenarbeiten muss, suchen Sie nach passenden Tools für die virtuelle Zusammenarbeit , damit Sie nahtlos von der Besprechung zu Gesprächsverläufen springen können, um die Arbeit abzuschließen. Mit den von Ihnen ausgewählten Tools kann Ihr Team sowohl während als auch nach dem Meeting produktiver arbeiten.

3. Ermutigen Sie die Teilnehmer, die Kameras eingeschaltet zu lassen

Es gibt keinen Ersatz für persönliche Besprechungen. Sie können jedoch Videokonferenzen so verbessern, dass sie der Situation so nah wie möglich kommen. Wenn Sie die Gesichter Ihrer Kollegen sehen, hebt das den Teamgeist ähnlich wie im Büro. Auch die häusliche Umgebung der einzelnen Mitarbeiter zu sehen, stellt Verbundenheit her.

Stellen Sie beim Sprechen sicher, dass Sie in die Kamera schauen und nicht auf die Gesichter Ihrer Kollegen. Dies signalisiert den Teilnehmern Ihre Aufmerksamkeit und Sie vermitteln Ihre Botschaft überzeugender. Das Anstarren einzelner Personen kann seltsam wirken. Wenn Sie aber den Teilnehmern das Gefühl geben, dass sie alle Ihre Aufmerksamkeit haben, ist es wahrscheinlicher, dass Sie ein produktives Meeting und eine erfolgreiche Videokonferenz haben.

4. Halten Sie eine gute Meeting-Etikette ein, auch virtuell

Während Remote-Arbeit für viele ein Traum ist, bedeutet dies nicht, dass Ihr Homeoffice immer die ideale, ruhige Umgebung ist, insbesondere unter den derzeitigen Umständen. Egal, ob nun Kinder Ihre Besprechungen unterbrechen, Geräusche draußen ablenken oder Ihre Haustiere bei Videoanrufen sichtbar werden: Das sind unerwartete Probleme, die den Umständen geschuldet sind. Glücklicherweise gibt es einige einfache Regeln von der die Qualität einer Videokonferenz profitiert. Beherzigen Sie diese Tipps für eine effiziente und produktive Videokonferenz:

  • Stellen Sie sich vor. Wenn jemand, mit dem Sie nicht vertraut sind, an dem Anruf beteiligt ist, stellen Sie sich kurz vor und beschreiben Sie Ihre Rolle im Unternehmen. Dies gilt für alle Teammitglieder, die sich möglicherweise nicht kennen. Aktives Zuhören: Man vergisst leicht, dass andere darauf achten, was Sie tun, auch wenn Sie gerade nicht sprechen. Bleiben Sie, auch wenn Sie stumm geschaltet sind, konzentriert und achten Sie auf Möglichkeiten, etwas zum Meeting beizutragen.
  • Die Stummschaltung ist Ihr Freund. Obwohl Sie während des Meetings so konzentriert wie möglich bleiben müssen, schalten Sie sich stumm, wenn Sie nicht sprechen. So vermeiden Sie, dass Sie während des gesamten Meetings störende Hintergrundgeräusche verursachen.
  • Machen Sie eine Geste, wenn Sie sprechen möchten. Wenn Sie sich auf eine bestimmte Geste einigen, wie beispielsweise eine Hand zu heben, wenn Sie sprechen möchten, können Sie unnötige Unterbrechungen verhindern. Falls das nicht möglich ist, kann es hilfreich sein, überlegt einen Einwurf zu machen oder den richtigen Moment abzuwarten.
  • Stellen Sie Fragen per Chat. Viele Besprechungstools ermöglichen den Chat zwischen Teilnehmern. Wenn Sie eine Frage haben, deren Beantwortung Sie sicherstellen möchten, die aber bis zum Ende warten kann, geben Sie sie in den Chat ein. So wird die Frage nicht vergessen und ermöglicht einen ununterbrochenen Ablauf der Besprechung.
  • Suchen Sie eine geeignete Umgebung. Stellen Sie sicher, dass Sie sich für Besprechungen in einem übersichtlichen, gut beleuchteten Raum befinden. Dunkle Zimmer und laufende Ventilatoren können zum Beispiel die Videokonferenz beeinträchtigen.
  • Sprechen Sie deutlich. Die Atmosphäre eines virtuellen Meetings wirkt zwar entspannter als herkömmliche persönliche Meetings. Sprechen Sie dennoch klar und deutlich, um Ihren Standpunkt zu verdeutlichen und verstanden zu werden.

5. Senden Sie ein solides Meeting-Follow-up

Am Ende der Videokonferenz ist es wichtig, die Kernpunkte zu wiederholen und zusammenzufassen, was die nächsten Schritte sind. Wenn Sie sich alle auf diese Punkte geeinigt haben, senden Sie diese in einer Follow-up-E-Mail an die Teilnehmer. So weiß jeder, was die Erwartungen nach der Besprechung sind. Wie bereits erwähnt, wenn kein persönliches Treffen möglich ist, ist ein solider Follow-up-Plan umso wichtiger.

6. Nehmen Sie sich Zeit für informelle Videokonferenzen und Check-ins

Nehmen Sie sich während Ihrer Videokonferenzen auch Zeit für informelle Gespräche. Dies mag kontraproduktiv erscheinen, ermöglicht es Ihnen jedoch, in gutem Kontakt mit Ihren Kollegen zu bleiben. Insbesondere da Sie sich nicht jeden Tag im Büro sehen. Sie können diese Zeit auch für kurze Check-ins nutzen und fragen, ob jemand Probleme hat oder etwas mit dem Team teilen möchte. So können Mitarbeiter voneinander lernen und das stärkt gleichzeitig den Teamgeist.

Wenn Sie keine informellen Gespräche in Ihre Meetings einbeziehen möchten, geben Sie Ihrem Team Extrazeit für die Diskussion persönlicherer Themen. Letztendlich fehlt uns allen die soziale Interaktion und wir können auch auf die Entfernung trotzdem füreinander da sein.

Mit ein wenig Übung können Sie und Ihr Team in Videokonferenzen genauso produktiv und effizient sein wie im Büro. Es mag mehr Selbstdisziplin erfordern, aber auf lange Sicht lohnt es sich. Denken Sie daran, dass Sie immer nur so produktiv sein können wie das am wenigsten produktive Mitglied Ihres Teams. Daher ist es wichtig, Ihr gesamtes Team zu ermutigen, bei der virtuellen Zusammenarbeit engagiert und neugierig zu bleiben.


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