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Angesichts der neuen Welle des digitalen Wandels ist es an der Zeit, bestehende Arbeitsabläufe noch einmal eingehend auf den Prüfstand zu stellen und sie im Hinblick auf die Zusammenarbeit und Produktivität in Teams bestmöglich zu optimieren. Masaaki Imai verhalf der Automobilproduktion bei Toyota durch die effizientere Gestaltung der Arbeitsabläufe nach dem Kaizen-Prinzip zu nie dagewesener Effizienz und bescherte dem Unternehmen so einen wesentlichen Wettbewerbsvorteil. Dasselbe Prinzip lässt sich auch auf Unternehmen anwenden, die Daten und Ideen „produzieren“.
Die Zusammenarbeit in Teams ist unerlässlich
Einer der Hauptgründe, warum Arbeitsabläufe in Unternehmen häufig ineffizient und von den Verantwortlichen eher stiefmütterlich behandelt werden, ist die dürftige Implementierung von Tools für teambasierte Zusammenarbeit. Es steht außer Frage, dass diese Tools für die effiziente Arbeit der Mitarbeiter in einer Organisation von entscheidender Bedeutung sind. Aufgrund der Berichte verschiedener Branchenführer, die mit einer beeindruckenden Anzahl von Bereitstellungen werben, wissen wir ebenfalls, dass diese Tools zurzeit in großem Umfang in Unternehmen eingeführt werden. Und dank einer neuen Messgröße, der Anzahl täglich aktiver Benutzer (Daily Active User, kurz DAU), steht darüber hinaus fest, dass diese Tools von den Mitarbeitern auch tatsächlich genutzt werden. Dennoch stellen auch Unternehmen mit einer sehr großen Anzahl täglich aktiver Benutzer fest, dass wichtige Arbeitsabläufe weiterhin ineffizient sind.
Was anscheinend bisher nicht ausreichend berücksichtigt wurde, ist die Frage, WIE und für WELCHE ZWECKE die Mitarbeiter diese Tools nutzen.
Nutzung bedeutet nicht gleich Akzeptanz
Wenn Sie ebenfalls in die Unternehmenslizenz eines Tools für teambasierte Zusammenarbeit investiert haben, sollten Sie sich unbedingt vergewissern, dass das Tool auch wirklich genutzt wird. Sie werden möglicherweise feststellen, dass die Mitarbeiter noch immer genauso häufig per E-Mail und Telefon kommunizieren wie zuvor und dass Ihre Software für die Zusammenarbeit in Teams meist nur begrenzt zum Einsatz kommt. Unter Umständen verwenden Ihre Mitarbeiter das Tool ausschließlich zum Chatten und Freigeben von Dateien, sodass sein Einsatz eher einem Plausch in einer Facebook-Gruppe gleicht als der effizienten, gemeinschaftlichen Arbeit an komplexen Projekten durch Spitzenteams. Diese Vorstellung ist gar nicht so weit hergeholt. Tatsächlich ist sie in viel zu vielen Organisationen traurige Realität.
Aber WARUM?
Weil die erfolgreiche Einführung der Lösung für den Anbieter mit dem Abschluss des Geschäfts und für die IT-Abteilung mit der ordnungsgemäßen Installation des Tools gegeben ist. Doch niemand hinterfragt, ob das Tool zu einer grundlegenden Veränderung der Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen geführt hat. Und wie sollten Sie das auch überhaupt herausfinden? Anhand von Erfahrungsberichten? Anhand einer Verringerung des E-Mail-Verkehrs? All das gibt Ihnen lediglich Aufschluss darüber, ob das Tool verwendet wird, jedoch nicht, ob die Veränderung von Ihren Mitarbeitern angenommen wurde. Die Akzeptanz Ihrer Mitarbeiter zeigt sich daran, dass sie ihre Arbeit heute anders erledigen als zuvor.
Die Arbeitsabläufe sind der entscheidende Faktor
„Es geht um die Wirtschaft, Dummkopf!“ Diesen Spruch hängte James Carville, Chef-Stratege des damaligen US-Präsidentschaftskandidaten Bill Clinton, 1992 in der Wahlkampfzentrale aus, um das Team stets an die wichtigsten Wahlversprechen zu erinnern. Wenn Sie die Einführung eines Tools für teambasierte Zusammenarbeit beschließen, gilt für Sie und Ihr Team: „Es geht um die Arbeitsabläufe!“
Finden Sie zunächst heraus, wie Ihre Mitarbeiter ihre Arbeit erledigen, wo Probleme und Defizite bestehen und welche auf dem Markt verfügbaren Produkte diese Defizite durch mehr Effizienz und Produktivität beseitigen. Gehen Sie dabei nicht automatisch davon aus, dass das, was dem einen recht ist, dem anderen billig ist. Eine eingehendere Untersuchung ergibt häufig, dass die Betriebsabläufe im Vertrieb sich deutlich von denen im Marketing usw. unterscheiden. Es gibt keine Lösung, die den Anforderungen aller im Unternehmen gerecht wird.
Wenn Sie jedoch die Aufgaben kennen, die in den einzelnen Abteilungen am häufigsten anfallen, und wissen, wie lange es bis zu ihrem Abschluss dauert, können Sie feststellen, ob das neu eingeführte Tool für teambasierte Zusammenarbeit tatsächlich zu einer Produktivitätssteigerung beiträgt – denn das ist schließlich das wesentliche Produktversprechen eines solchen Tools.
Kaizen zur Optimierung von Arbeitsabläufen
Kaizen ist ein in Japan entwickeltes Prinzip für kontinuierliche Verbesserung. Es ist eine hervorragende Möglichkeit, um herauszufinden, wo Arbeit erledigt wird, bevor Sie den Einfluss von Zusammenarbeit auf die Produktivität ermitteln. Das Prinzip wurde ursprünglich für Fertigungsprozesse entwickelt, kommt inzwischen jedoch in unterschiedlichsten Bereichen im Berufs- wie auch im Privatleben zum Einsatz. Machen Sie sich das Prinzip zunutze, um die Zusammenarbeit Ihrer Teams zu beurteilen, und zu überprüfen, ob Ihre Lösung für Zusammenarbeit das hält, was sie verspricht.
Mona Abou-Sayed, VP für Collaboration & Applications bei Mitel, ist Expertin in der Durchführung von Kaizen-Projekten in Teams, deren Ziel darin besteht, herauszufinden, wie Arbeit erledigt wird, wo Verschwendung entsteht und wie die effizientere Gestaltung von Prozessen gefördert und die erfolgreiche Umsetzung der Maßnahmen gemessen werden kann. Machen Sie in Ihrer Organisation die Person ausfindig, die für solche Vorhaben ein Händchen hat, und bitten Sie sie, sich an der Durchführung eines Kaizen-Projekts zur Verbesserung der Zusammenarbeit und Arbeitsabläufe zu versuchen.
Effizientere Zusammenarbeit dank bewährter Arbeitsabläufe
Angenommen, Sie erwägen die Anschaffung eines neuen Tools für teambasierte Zusammenarbeit. Ihr Anbieter hat Ihnen die Best Practices für die Einarbeitung Ihres HR-Teams gezeigt und Zeiten ermittelt, in denen einige Ihrer Mitarbeiter ihre Arbeit tatsächlich auf diese Weise erledigen. Stellen Sie sich nun vor, dies wäre für jede Abteilung in Ihrer Organisation möglich.
Es scheint, dass jeder, der Tools für Zusammenarbeit entwickelt, danach strebt, möglichst umfangreiche Integrationsmöglichkeiten über APIs für möglichst viele Projektmanagementsysteme bereitzustellen. Verstehen Sie mich nicht falsch: Das ist natürlich wichtig, aber wenn es um die Arbeitsabläufe geht, reichen Möglichkeiten zur Integration einfach nicht aus. Sie benötigen vielmehr Best Practices zur Nutzung der Anwendung für teambasierte Zusammenarbeit durch die Benutzer Ihrer Projektmanagementsysteme, um die bisherigen Arbeitsabläufe innerhalb ihrer Abteilung zu verbessern.
In Bezug auf den Funktionsumfang bieten alle führenden Produkte auf dem Markt eine solide Auswahl an Optionen. Auch die Integrationsmöglichkeiten über APIs sind bei allen identisch. Es ist jedoch weniger wichtig, über wie viele APIs ein Tool verfügt. Entscheidend ist vielmehr die Frage, ob es die von Ihnen benötigten APIs bietet. Auf den Deckfolien aller Produktpräsentationen sind die Logos namhafter Unternehmen abgebildet. Doch nur wenige Anbieter (wenn überhaupt) werden sich über die von Ihnen eingesetzten Arbeitsabläufe informieren.
Nur die Anbieter, die Ihre Arbeitsweise von Grund auf verstehen und Ihnen Möglichkeiten an die Hand geben, die Produktivität in Ihrer Organisation zu messen, sind in der richtigen Ausgangsposition, Sie hinsichtlich der Anforderungen an die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen wirksam unterstützen zu können.
Größere Akzeptanz durch stärkeren Fokus auf die Arbeitsabläufe
Bevor Sie sich kopfüber in die Suche nach einem Tool für teambasierte Zusammenarbeit stürzen und in die Anschaffung einer Unternehmenslizenz investieren, sollten Sie sich einen umfassenden Eindruck davon verschaffen, wie Ihre wichtigsten Abteilungen die Funktionen des Tools nutzen werden und vor allem, welche Auswirkungen die Einführung des neuen Tools auf die einzelnen Arbeitsabläufe haben wird. Nur wenn Sie eine gründliche Analyse Ihrer Arbeitsabläufe oder sogar ein Kaizen-Projekt durchgeführt haben, um die von Ihren Mitarbeitern erledigten Aufgaben umfassend zu verstehen, werden Sie detailliert abschätzen können, wie gut Ihr neues Tool für teambasierte Zusammenarbeit von Ihren Mitarbeitern angenommen werden wird und welche Produktivitätssteigerungen sich realisieren lassen.
