Nach Ausbruch der Pandemie im vergangenen Jahr waren Eventplaner, Sponsoren und Teilnehmer gezwungen, schnell von persönlichen auf virtuelle Veranstaltungen umzusteigen. Es wurde schnell klar, dass die traditionellen persönlichen Events nicht einfach an eine virtuelle Umgebung angepasst werden konnten. Sie musste neu gestaltet und sogar neu erfunden werden. Obwohl nicht alles perfekt lief, entdeckten viele Eventplaner, dass sie erfolgreiche, ansprechende virtuelle Erlebnisse veranstalten können.

Welche Lehren und Inspirationen können wir aus unserem Pandemiejahr ziehen? Die Ansprechpartnerin der Mitel User Group, Denise Desjardins, war schon vor der Pandemie an dem Organisieren von virtuelle Konferenzen tätig. In Folge 23 des Bollottafide-Podcasts hat sie sich mit Anthony Bollotta zusammengesetzt, um vor dem jährlichen virtuellen Event der Mitel User Group in Erinnerungen zu schwelgen und einige ihrer Erfahrungen zu teilen. 

  

Der virtuelle Vorteil

Denise sagte, dass Mitel – wie andere Unternehmen auch – 2020 aufgrund der Reisebeschränkungen während der Pandemie mehr Online-Veranstaltungen durchgeführt hat. Dennoch warnte sie, dass niemand in die Falle tappen sollte, zu denken, dass virtuelle Veranstaltungen nur eine Notlösung seien. Tatsächlich bieten virtuelle Events in jeder Umgebung mehrere überzeugende Vorteile: 

 
Positiv produktiv

Virtuelle Konferenzen ersparen natürlich Stress, Zeit und Reisekosten. Was jedoch nicht oft erwähnt wird, ist die enorme Flexibilität, die sie den Teilnehmern bieten, die ihren Tagesplan um die Agenda herum gestalten können. Brauchen Sie Zeit, um einen wichtigen Bericht fertigzustellen? Oder um die Kinder von der Schule abzuholen? Konzentrieren Sie sich auf die Sitzungen, die am wichtigsten sind, und lassen Sie die weniger relevanten aus. Wenn sich die Teilnehmer um die wichtigen Alltagsdinge kümmern können, sind sie bei der Veranstaltung engagierter. Es ist das Beste aus beiden Welten. 

Mehr Tage, zusätzlicher Nutzen

Im Gegensatz zu persönlichen Events, die einen festgelegten Anfang und ein festgelegtes Ende haben, können (und sollten) virtuelle Events mindestens 30 Tage über die Live-Teilnahme hinaus verfügbar sein. Dieser verlängerte Zeitraum bietet Vorteile für Veranstalter, Sponsoren und Teilnehmer gleichermaßen. Indem das Material länger zur Verfügung steht, können die Veranstalter eine Agenda erstellen, die vollgepackt mit spannenden Inhalten und Referenten ist. Mit der zusätzlichen Zeit können die Teilnehmer immer wieder zurückkehren, um Videos der virtuellen Konferenzen noch einmal anzusehen und Inhalte herunterzuladen. Mit jedem Klick werden auch die wertvollen Kontaktdaten mehr – ein Segen für Sponsoren und ihre Vertriebsteams.

Jederzeit verfügbare Schulungen

Schulungen sind ein wichtiger Bestandteil des jährlichen Online-Events der Mitel User Group. Wie Denise sagt, gibt es jedoch so viele Kurse im Schulungszentrum, dass es für die Teilnehmer unmöglich ist, sie alle während der Live-Veranstaltung abzuschließen. Unter den Vorteilen von virtuellen Events steht voran, dass all diese Ressourcen auch danach zugänglich bleiben. Aus diesem Grund lässt Denise die Veranstaltungswebsite 30 Tage lang online.

Return on Investment

Virtuelle Events liefern handfeste Beweise für den Erfolg. Durch die Messung von Besucherzahlen, Downloads und anderen Web-Analysen können Sponsoren genau berechnen, wie wertvoll die Veranstaltung für sie war. 

 
Dos und Don'ts bei der Durchführung eines virtuellen Events

Um den größten Nutzen aus der Zeit zu ziehen, die Sie für eine virtuelle Veranstaltung aufwenden, ist es hilfreich, die Dos und Don'ts zu kennen. Hier ist die Liste von Denise, basierend auf dem, was sie in den letzten fünf Jahren erlebt hat: 

Kennen Sie Ihr Publikum

Interaktion ist ein entscheidender Erfolgsfaktor für Online-Veranstaltungen. Daher ist es wichtig, ein Unterhaltungsprogramm zu wählen, das gut zu Ihrem Publikum passt. Ein Beispiel: Ein globales virtuelles Event mit einer Cocktail-Stunde ist eine fantastische Idee. Ein Mixologe kann allen Teilnehmern zeigen, wie sie ihre eigenen Drinks zu Hause zubereiten können. Aber bei Teilnehmern aus Nordamerika und Europa funktioniert das nur gut, wenn die Maßeinheiten sowohl metrisch als auch imperial angegeben werden. Dieses kleine Detail könnte Ihre Gruppe entweder zusammenschweißen oder distanzieren. 

Erwarten Sie nicht, dass das Publikum zuerst zu sprechen beginnt

Als Veranstalter ist es Ihr primäres Ziel, die Interaktion der Teilnehmer zu verbessern. Stellen Sie sicher, dass Ihr Moderator das Interesse und die Aufmerksamkeit des Publikums aufrechterhalten kann. 

Ignorieren Sie nicht die Datenschutzgesetze

Sie müssen die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einhalten. Fragen Sie die Teilnehmer Ihrer virtuellen Veranstaltung bei der Registrierung (und nicht erst später!) nach ihrer Zustimmung zur Weitergabe ihrer Kontaktdaten an Sponsoren. 

Stellen Sie Erwartungen an die Sponsoren

 Das Solution Center ist wie eine Messe, auf der Sponsoren live mit Besuchern chatten können. Es ist jedoch wichtig, sich darüber im Klaren zu sein, dass die Interaktion in dieser Art von Umgebung für viele Menschen nicht selbstverständlich ist. Ermutigen Sie Sponsoren, den Erfolg nicht an der Anzahl der Gespräche zu messen, sondern an der Anzahl der Downloads ihres Materials. Virtuelle Events sind eine hervorragende Gelegenheit zur Lead-Generierung. 

Gehen Sie nicht davon aus, dass das Standpersonal weiß, wie es in einer virtuellen Umgebung auftreten sollte

Raten Sie den Sponsoren, im Vorfeld mit dem Standpersonal das Verhalten bei virtuellen Events zu üben und es mit Tipps und Ideen für den Gesprächseinstieg vorzubereiten. Sie sollten zum Beispiel standardisierte Fragen parat haben, die sie benutzen können, wenn die Besucher den Stand besuchen, wie zum Beispiel: Haben Sie schon von unserem neuen Produkt gehört? Kann ich Ihnen eine Demo zeigen? Sind Sie daran interessiert, mehr über diese Funktion zu erfahren? Haben Sie schon an ... gedacht?  

Investieren Sie in Gamification

Spiele sind ein effektiver Weg, um Introvertierte aus der Reserve zu locken. Gamification-Elemente belohnen die Teilnehmer Ihres Online-Events mit Punkten, wenn sie den virtuellen Stand besuchen, Dokumente herunterladen und mit einem Experten sprechen. 

Hören Sie nicht auf, die Veranstaltung zu bewerben – auch nicht nach dem Ende der Live-Komponente

Solange das virtuelle Event verfügbar ist, können Sie durch Marketing in Social Media neue Anmeldungen generieren. Dies ist ein zusätzlicher Vorteil für Sponsoren, die während dieses Zeitraums weiterhin neue Leads sammeln können.

Verfolgen Sie die Kennzahlen durchgehend

Überprüfen Sie die Ergebnisse auch nach dem Ende der Live-Veranstaltung und erstellen Sie Berichte darüber. Wenn Sie Veranstaltungen 30 Tage oder länger online lassen, erhalten Sie mehr Aufmerksamkeit. Daher ist es wichtig, die Kennzahlen weiter zu beobachten, bis Ihr virtuelles Event offline geht. 


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Persönlich, virtuell – oder beides? 

Es gibt Vor- und Nachteile für jede Art von Veranstaltung, egal ob persönlich oder virtuell. Einer der wichtigsten Gründe, beides in Betracht zu ziehen, ist die Möglichkeit, mehr Menschen zu erreichen. 

Das liegt daran, dass jede Art von Veranstaltung unterschiedliche Zielgruppen anspricht. Ein persönliches Event ist ein Magnet für diejenigen, die das gesamte Reiseerlebnis genießen, vom Flug über die Übernachtung im Hotel bis hin zum geselligen Beisammensein während der Sitzungen und nach Feierabend. Durch virtuelle Konferenzen können Sie allerdings weitere Kundensegmente erschließen. Dabei geht es nicht nur um Introvertierte. Manche Menschen haben nicht die finanziellen Mittel zum Reisen (denken Sie an gemeinnützige Organisationen), während andere durch Arbeitsprojekte oder familiäre Verpflichtungen eingeschränkt sind – diese erreichen Sie nur mit attraktiven Online-Veranstaltungen. 

Es gibt also ein starkes Argument für beide Varianten: Sie können damit ein größeres Publikum erreichen. 

Genau wie am Arbeitsplatz ist auch in der Eventbranche ein Anstieg des hybriden Ansatzes zu erwarten. Virtuelle Events werden wahrscheinlich noch eine Weile überwiegen. Aber sobald die Öffnungschritte eintreten, werden Events eine Mischung aus persönlichen und virtuellen Komponenten aufweisen, was Ihnen viele Möglichkeiten bietet, die oben genannten Tipps umzusetzen.

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