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Wenn es ums Geschäft geht, kann jeder Geschäftsinhaber und Manager gut auf Bedauern verzichten. Niemand will sich in einer geschäftlichen Situation befinden und denken: „Darauf hätte ich vorbereitet sein sollen.“ Erfolgreiche Manager versuchen, solche Situationen zu vermeiden. Sie planen vorausschauend und sehen Probleme vorher, die sich auf das Unternehmen auswirken können. Parallel lassen sie Handlungsspielraum, damit das Unternehmen agil genug ist, um auf Marktsituationen zu reagieren, sobald sie entstehen. Dieser zukunftsorientierte Managementansatz sollte sich auf alle Facetten eines Unternehmens erstrecken.
Wenn es jedoch um das Kommunikationssystem geht, das die Grundlage ihres Kundendienstes und Verkaufsprozesses bildet, denken viele Manager leider nicht über den Wählton hinaus. Aber ein modernes und funktionsreiches Kommunikationssystem bietet mehr als nur einen Wählton. Wenn Sie Ihr Kommunikationssystem als eine strategische Ressource betrachten, positionieren Sie Ihr Unternehmen so, dass es jeder Situation gewachsen ist.
KOMMUNIKATION IST IHR GESCHÄFT
Unabhängig von der Branche, in der Sie tätig sind , sieht die Realität so aus, dass Sie ohne ein vollständig optimiertes Kommunikationssystem nicht wettbewerbsfähig sein können. Wenn Ihre Mitarbeiter nicht effektiv und effizient miteinander, mit Kunden und Partnern kommunizieren können, verpassen Sie möglicherweise wichtige Anforderungen an den Kundenservice und potenzielle Umsatzmöglichkeiten. Kommunikation ist also in gewisser Weise der Schlüssel zu Ihrem Erfolg.
Deshalb ist es wichtig, regelmäßig genau zu prüfen, welche Ressourcen Sie haben und welche Sie haben sollten. Viele Funktionen des Kommunikationssystems, die vor einigen Jahren vielleicht noch unnötig erschienen, sind jetzt unerlässlich. Es kann auch sein, dass Funktionen, die Ihrer Meinung nach den Betrieb verbessern würden, nicht mehr den gewünschten Nutzen bringen.
Daher sollte sich parallel zur Entwicklung der Technologie und Ihres Unternehmens auch Ihre Kommunikationsstrategie weiterentwickeln. Sie darf kein statisches Konzept sein, an dem Sie damals gearbeitet haben, als der z. B. der Wählton der strategischste Zug war, den Sie machen konnten. Die Strategie sollte vielmehr ein fortlaufender Prozess sein. Diese Schlüsselfragen unterstützen Sie auf dem Weg zur nächsten strategischen Entscheidung:
– Wie arbeiten meine Mitarbeiter zusammen?
– Wie geht mein Unternehmen mit Kundeninteraktionen um?
– Interagieren unsere Systeme gut miteinander und verbessern sie die Effizienz?
– Nutzen wir alle verfügbaren neuen Funktionen oder hinken wir mit den Updates hinterher?
– Müssen wir auf die Cloud umsteigen, um die Effizienz zu verbessern, oder können wir unsere bestehenden Ressourcen besser einsetzen?
– Wie sind wir darauf vorbereitet, Cloud-Technologien einzusetzen, wenn die Zeit dafür gekommen ist?
KOMMUNIKATIONSSYSTEME SOLLTEN DEN BETRIEBSABLAUF OPTIMIEREN
Es ist unbestritten, dass effektive Kommunikation und Zusammenarbeit in der heutigen Geschäftswelt von entscheidender Bedeutung sind. Eine Kommunikationsstrategie hilft Ihnen, Ihre Betriebsabläufe zu verbessern.
Untersuchungen zeigen, dass 85 % der Kleinunternehmen der Meinung sind, dass eine effiziente Kommunikation zwischen verschiedenen Teams von grundlegender Bedeutung ist, um der Konkurrenz immer einen Schritt voraus zu sein. Aber eine schlechte Technologiestrategie kann schwerwiegende Auswirkungen auf ein Unternehmen haben und sogar die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens beeinträchtigen. Ineffiziente Kommunikation kann z. B. ein Kleinunternehmen über 6.000 US-Dollar pro Mitarbeiter und Jahr kosten, ein Großunternehmen sogar noch mehr.
Ineffizienzen entstehen, wenn Mitarbeiter mit veralteten Systemen arbeiten, die nicht über Funktionen und Möglichkeiten zur Optimierung ihrer täglichen Arbeitsprozesse verfügen. Systeme, die nicht mit Kernanwendungen wie CRM integriert sind, die keine einheitliche Darstellung aller Kommunikationsoptionen bieten und die keine Zusammenarbeit im Team, keine Videokonferenzen und keinen Echtzeit- und ortsunabhängigen Zugriff auf E-Mail, SMS und Chat ermöglichen, sind nicht mehr zeitgemäß. Gleichermaßen sind Systeme, die all diese Möglichkeiten bieten, aber zwei oder drei Software-Updates hinterherhinken, nicht besonders effizient und können sogar die Produktivität verringern.
In der Zwischenzeit entwickeln sich die Kommunikationstechnologien weiter – und das wird sich auch nie ändern. Unternehmen, die ihr Kommunikationssystem nicht als strategische Ressource betrachten, ihre Investitionen nicht regelmäßig hinterfragen und ihre Systeme nicht bei jeder Gelegenheit optimieren, können in Situationen geraten, in denen ihre Kommunikationstechnologie nicht den Anforderungen entspricht, die das Geschäft und der Markt an sie stellen.
STRATEGISCHE SYSTEME SIND ZU ALLEM BEREIT
Die Auswirkungen der COVID-19-Pandemie auf das Tagesgeschäft von Unternehmen aller Größen zeigen, wie strategisch wichtig moderne Kommunikationstechnologie wirklich ist. Für Unternehmen, die vor der Pandemie mit den sich ständig ändernden Kommunikationstechnologien Schritt hielten, war es einfacher, Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, im Homeoffice zu arbeiten. Diejenigen, die einen weniger strategischen Ansatz für ihr Kommunikationssystem hatten, stellten fest, dass sie auf die neue Geschäftsrealität schlecht vorbereitet waren.
Zukunftsorientierte Unternehmen haben jetzt eine Strategie für Investitionen in Technologie, die sicherstellt, dass sie nicht wieder ins kalte Wasser geworfen werden. Sie gestalten ihr System so flexibel wie möglich, um bereit zu sein, Funktionen nach Bedarf hinzuzufügen und neue Chancen zu nutzen.
Strategisch über Ihr Kommunikationssystem nachzudenken, bedeutet, Maßnahmen zu implementieren, um mit dem technologischen Wandel Schritt zu halten. Damit können Sie Ihre Ressourcen bestmöglich nutzen und neue Funktionen einführen, wenn Sie diese brauchen. Es bedeutet, das Potenzial Ihres derzeitigen Systems mit inkrementellen Updates zu maximieren. Diese bieten die integrierten Funktionen (E-Mail, SMS, Chat, Video, Bildschirmfreigabe, einheitliche Kommunikation und Kollaboration), die Ihre Mitarbeiter brauchen, um mit Kollegen, Kunden und Partnern in Verbindung zu bleiben. Es bedeutet außerdem auch, über den möglichen Wechsel in die Cloud nachzudenken, dafür zu planen und dafür bereit zu sein, wenn Ihr Unternehmen es braucht.
STRATEGIE GIBT IHNEN DIE KONTROLLE
Mit einem strategischen Ansatz für Ihr Kommunikationssystem können Sie planen, mehr aus Ihren Ressourcen zu machen, um den sich ändernden Bedürfnissen Ihrer Mitarbeiter, Ihrer Kunden und Ihres Unternehmens gerecht zu werden. Sie können alle geschäftlichen Vorteile nutzen, die Ihnen Ihre Investition bietet. Sie können außerdem kontrollieren, wie sich die technologische Entwicklung auf Ihren Betrieb auswirkt.
Wenn Sie Kunde von Mitel MiVoice Office 400 sind, haben Sie bereits Zugang zu allen Schlüsselkomponenten, um die strategische Kontrolle über Ihr Kommunikationssystem zu behalten. Wenn Ihr System mehrere Versionen im Rückstand ist, gibt es wahrscheinlich neue Funktionen, die Sie freischalten können, um von neuen technologischen Verbesserungen zu profitieren. Wenn Ihr System auf dem neuesten Stand ist und Sie nicht bereit sind, in die Cloud zu wechseln, können Sie mit Ihrem Technologiepartner zusammenarbeiten, um Ihr System zu optimieren . Ersetzen Sie beispielsweise unzusammenhängende Tools durch stärker integrierte Lösungen, die sich nahtlos an Ihre bestehende Infrastruktur anschließen.
Das Wichtigste ist, dass Sie, unabhängig vom Stand Ihrer Strategie, immer die Kontrolle haben. Vermeiden Sie also in Zukunft jegliches Bedauern über Ihr Kommunikationssystem, indem Sie es als strategische Ressource betrachten. Damit positionieren Sie Ihr Unternehmen so, dass es auf jede Situation vorbereitet ist.
