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La vidéoconférence est un type de réunion assistée par la technologie où deux ou plusieurs personnes, situées dans des lieux géographiques différents, organisent des conférences visuelles en direct via Internet dans le but de communiquer et de collaborer. Les logiciels (ou le matériel) de vidéoconférence permettent de transmettre du son de haute qualité, des images statiques - parfois des images vidéo en mouvement - et des messages textuels entre plusieurs endroits. Tant qu'ils disposent d'une webcam (une caméra intégrée), vous pouvez utiliser un ordinateur de bureau, un ordinateur portable ou un téléphone mobile pour la vidéoconférence.
Il existe deux types de vidéoconférence : les systèmes de conférence point à point et multipoint. Avec des systèmes de conférence point à point, deux personnes dans différents endroits peuvent collaborer et communiquer. Les systèmes de conférence multipoint ont la capacité de faciliter la communication et la collaboration entre trois ou plusieurs personnes situées dans des endroits différents.
Avec l'utilisation de la vidéoconférence, les entreprises peuvent diminuer les frais de voyage d'affaires et de réunion, réduire la durée des projets et améliorer les communications pour les employés et les équipes à distance. Elle peut aussi réduire le besoin de salles de conférence avec des équipements audio/vidéo robustes.
De plus, contrairement à l'audioconférence, grâce aux vidéos en direct, au partage de documents, aux présentations visuelles, aux tableaux blancs et aux tableaux de conférence, les entreprises sont en mesure de tenir des réunions efficaces où les membres de l'équipe et les clients peuvent échanger des communications non verbales. Il en résulte un sentiment de communauté plus fort au sein des entreprises et entre elles, ainsi qu'avec les clients. Il est facile de développer un sentiment de familiarité plus fort avec des personnes que l'on peut voir, même si on ne les a jamais rencontrés en personne. Il est également plus facile de savoir si un client est satisfait en observant son langage corporel.
Certaines des technologies les plus récentes, telles que MiCollab Audio Video Web Conferencing et le MiVoice Video Conferencing Phone, ont éliminé la nécessité de planifier ou d'utiliser un service tiers. Il est maintenant plus facile d'initier une vidéoconférence ou une session de collaboration en milieu de réunion. Grâce aux dernières technologies de vidéoconférence, il est plus facile de partager des documents par diverses méthodes, comme les services dans le cloud. Par ailleurs, l'introduction de navigateurs web intégrés facilitant les sessions de collaboration sur le web peut réduire ou éliminer le besoin de disposer d'appareils spécialisés pour mener une vidéoconférence.