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Wir kennen das alle. Das frustrierende Meeting: unorganisiert, ohne Agenda und mit viel zu vielen Teilnehmern – sowohl im Raum als via Onlineverbindung. Am Ende haben Sie das Gefühl, eine Stunde Ihres Lebens verschwendet zu haben.
Für Mitarbeiter im Homeoffice sind Videokonferenzen noch schlimmer. Da sie nicht persönlich am Konferenztisch sitzen, verpassen sie die nonverbalen Signale und Nebengespräche, während die persönlich Anwesenden oft vergessen, wer am anderen Ende der Leitung sitzt. Es ist kein Wunder, dass Angestellte während Videokonferenzen oft Multitasking betreiben.
Sie brauchen aber den Input Ihrer Remote-Mitarbeiter. Sie brauchen ihre Informationen, ihr Wissen und ihr Feedback. Denken Sie an einen Vertriebsleiter in einem anderen Bundesland, der die Kundenmeinungen vermitteln kann. Oder ein Franchisenehmer, der Probleme mit einem neuen Kassensystem festgestellt hat.
Damit sich Ihre Kollegen im Homeoffice bei Videokonferenzen eingebunden und geschätzt fühlen, gibt es 16 Videokonferenztipps, um ihnen eine effektive Kommunikation im Homeoffice zu bieten und das Gefühl zu geben, zusammen mit allen anderen im Konferenzraum zu sitzen.
Tipp 1 für Videokonferenzen: Alles „Mobile-first“ gestalten
Der erste Schritt zur Veränderung dieses Prozesses besteht darin, den Remote-Mitarbeitern die richtigen Tools an die Hand zu geben. Sie müssen an Meetings von jedem Gerät – Smartphone, Tablet, Computer – und Betriebssystem aus teilnehmen können. Mit einem Cloud-gehosteten Telefonsystem wie Mivoice Office 400 Hybrid Cloud kann man sie mit nur einem Klick zuschalten und die Zusammenarbeit mit Kollegen erleichtern.
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Tipp 2 für Videokonferenzen: Eine gute Verbindung gewährleisten
Nichts ist lästiger als eine schlechte Verbindung – sie erschwert es, andere zu hören oder zum Gespräch beizutragen. Ein Cloud-Telefon – eine Telefonplattform für Unternehmen basierend auf Voice over IP (VoIP) – ermöglicht es Ihren Remote-Kollegen, mit einem Klick von jedem Gerät aus über das Internet an jeder beliebigen Telefonkonferenz teilzunehmen.
Tipp 3 für Videokonferenzen: Eine genaue Agenda festlegen
Das wurde schon oft gesagt, aber man sollte es wiederholen. Die Verbreitung einer Agenda einige Tage vor dem Meeting ist unerlässlich. Wählen Sie eine Unified-Communications-Lösung mit einer integrierten Agenda-Funktion, mit der Sie den Zeitplan zusammen mit der Einladung versenden können. Auf diese Weise werden Remote-Mitarbeiter nicht benachteiligt. Alle werden von Anfang an auf dem gleichen Stand sein.
Tipp 4 für Videokonferenzen: Die richtige Uhrzeit auswählen
Eine passende Zeit für einige Teilnehmer in einer bestimmten Zeitzone könnte die Schlafenszeit der Kinder von Teilnehmern in einer anderen Zeitzone sein. Dies ist eine häufige Beschwerde von Mitarbeitern im Homeoffice. Alle Anwesenden glauben, dass 15:00 Uhr ein perfekter Zeitpunkt für das nächste Meeting sei, aber der Kollege im Homeoffice ist in der unangenehmen Lage, die Gruppe daran erinnern zu müssen, dass dies kein guter Zeitpunkt für ihn ist. Es ist die Aufgabe des Meeting-Leiters, sich dessen bewusst zu sein und proaktiv Zeiten zu finden, die für (fast) alle passen. Einige Unternehmen ändern die Uhrzeiten der Meetings regelmäßig, damit nicht immer die gleichen Mitarbeiter betroffen sind.
Tipp 5 für Videokonferenzen: Erwartungen bezüglich der Teilnahme bekannt geben
Teilen Sie den Teilnehmern mit der Agenda mit, dass Sie von allen erwarten, sich unabhängig vom Standort voll und ganz am Gespräch zu beteiligen. Bitten Sie alle, die Agenda durchzulesen und sich mit Fragen oder Feedback an den Meeting-Leiter zu wenden.
Tipp 6 für Videokonferenzen: Die richtigen Teilnehmer einladen
Es überrascht nicht, dass Telefonkonferenzen mit zu vielen Teilnehmern nicht sehr angeregt verlaufen. Professor Robert Sutton von der Stanford University fand heraus, dass die magische Zahl für ein produktives Team fünf bis sechs Personen ist, jedoch nicht mehr als zehn. Erfolg ist allerdings weit mehr als nur eine Zahl. Um die Einbeziehung und Teilnahme an einer Telefonkonferenz zu erhöhen, müssen die richtigen Personen hinzugezogen werden.
Tipp 7 für Videokonferenzen: Grundregeln für das Meeting festlegen
Wenn man von einem anderen Standort anruft, hat man oft das Gefühl, darum kämpfen zu müssen, gehört zu werden. Legen Sie Grundregeln dafür fest, wie die Teilnehmer während des Anrufs kommunizieren sollen. Zum Beispiel soll jeweils nur eine Person sprechen, ohne unterbrochen zu werden. Oder fragen Sie Ihr Team, welche Grundregeln ihrer Meinung nach aufgestellt werden sollten. Ein Kollege im Homeoffice könnte z. B. vorschlagen, dass vor dem Sprechen jeder seinen Namen sagen soll, um Missverständnissen bei der Kommunikation mit Mitarbeitern im Homeoffice vorzubeugen, die nicht sehen können, wer gerade spricht. Das hilft auch, die Leute im Konferenzraum daran zu erinnern, dass Kollegen im Homeoffice an der Telefonkonferenz teilnehmen.
Tipp 8 für Videokonferenzen: Mit einer Vorstellungsrunde beginnen
Beginnen Sie mit Einführungen. So einfach und doch so wichtig. Bitten Sie alle, "Hallo" zu sagen, ihren Namen und ihre Rolle zu nennen und zu erklären, warum sie an dem Anruf teilnehmen. Smalltalk kann helfen, dass sich jeder einbezogen fühlt, insbesondere Kollegen, die nicht am selben Ort sind. Wenn es sich um einen Videoanruf handelt, stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer per Video (nicht per Audio) zugeschaltet sind. Wenn jemand nicht auf Video dabei sein kann, bitten Sie ihn, ein Foto von sich zu posten.
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Tipp 9 für Videokonferenzen: Zur Beteiligung auffordern
Man vergisst schnell, wer alles teilnimmt. Es ist daher die Aufgabe des Moderators, dafür zu sorgen, dass sich alle beteiligen. Behalten Sie im Auge, wer gesprochen hat und wer nicht. Stellen Sie denjenigen, die noch keinen Beitrag geleistet haben, direkte Fragen wie: „Anna, was halten Sie von dieser Idee?“ Verwenden Sie einen Cloud-Kommunikationsservice für Unternehmen wie Mivoice Office 400 Hybrid Cloud. Er ermöglicht es den Teilnehmern, ihre Beiträge über Cloud-Collaboration-Tools wie Chat, IM oder Abstimmungen einzubringen.
Tipp 10 für Videokonferenzen: Die Redezeit kontrollieren
Eine der schwierigsten Aufgaben für einen Meeting-Leiter ist es, zu kontrollieren, wer wie lange spricht. Dies ist für Remote-Kollegen besonders schwierig, da sie oft nicht richtig zu Wort kommen. Der Meeting-Leiter muss sich dieser Dynamik bewusst sein und ihr entgegenwirken. Wenn z. B. ein Teilnehmer abschweift, kann ihn der Leiter freundlich unterbrechen, seinen Beitrag anerkennen und zusammenfassen, bevor er die Diskussion weiterführt oder einen anderen Teilnehmer um Input bittet.
Tipp 11 für Videokonferenzen: Deutlich sprechen
Wenn man mit jemandem persönlich spricht, erhält man viel mehr Informationen. Die Sprechdeutlichkeit ist nicht so wichtig, weil der Zuhörer auch nonverbale Signale wahrnimmt. Diese Ebene fehlt den zugeschalteten Kollegen. Daher ist es wichtig, dass der Moderator langsam und deutlich spricht und dabei mehr Pausen einlegt, um sicherzustellen, dass ihn alle verstehen.
Tipp 12 für Videokonferenzen: Das Meeting visuell gestalten
Verwenden Sie kollaborative Konferenzsoftware, die es jedem Teilnehmer der Telefonkonferenz ermöglicht, seinen Bildschirm freizugeben. Setzen Sie visuelle Mittel ein, um alle Beteiligten zu involvieren. Bitten Sie verschiedene Teilnehmer, Dokumente freizugeben.
Tipp 13 für Videokonferenzen: Die Inhalte aufteilen
Achten Sie bei der Planung des Meetings darauf, es interaktiv zu gestalten. Machen Sie zum Beispiel nach drei Folien eine Pause, um Fragen zu stellen. Weisen Sie jedem Teilnehmer verschiedene Punkte der Agenda zu. Auf diese Weise fühlt sich der Mitarbeiter im Homeoffice in das Meeting einbezogen.
Tipp 14 für Videokonferenzen: Die Rollen durchwechseln
Damit Meetings effektiv sind, braucht es mehr als nur einen Leiter. Zu den weiteren Aufgaben gehören ein Protokollführer und ein Zeitbeauftragter, um die Agenda auf Kurs zu halten, während sich der Leiter auf den Inhalt und die Präsentation konzentriert. Eine bewährte Methode ist es, diese Rollen durchzuwechseln. Aktiv die Verantwortung für etwas zu übernehmen, ist etwas ganz anderes, als nur passiv teilzunehmen. Wenn sich die Teilnehmer eines Meetings die Verantwortung teilen, sind sie eigenverantwortlicher und engagierter. Dies ist für Remote-Mitarbeiter besonders wichtig, da sie sich oft ausgeschlossen fühlen.
Tipp 15 für Videokonferenzen: Gemeinsam nutzbaren Arbeitsbereich einrichten
Mitarbeiter im Homeoffice brauchen Zugang zu den gleichen Informationen wie alle anderen im Team. Früher musste man dafür auf den Server zugreifen. Mit der Cloud ist es wesentlich einfacher. Wählen Sie ein Cloud-Telefonsystem für Unternehmen, das einen virtuellen, gemeinsam genutzten Arbeitsbereich mit allen Dokumenten und Mitteilungen im Zusammenhang mit den Aufgaben des Teams umfasst. Die Remote-Mitarbeiter können somit zentral und mit nur einem Klick auf die gesamte Arbeit des Teams zugreifen.
Tipp 16 für Videokonferenzen: Das Meeting aufzeichnen
Manchmal müssen Kollegen einen Anruf vorzeitig verlassen oder es kommt etwas dazwischen, das sie an der Teilnahme hindert. Nutzen Sie eine Kommunikations- und Kollaborations-Lösung in der Cloud, um das Meeting aufzuzeichnen und im gemeinsamen Arbeitsbereich zu speichern. Laden Sie auch das Protokoll des Meetings in den Arbeitsbereich hoch.
Videokonferenzen waren schon immer eine Herausforderung, aber da immer mehr Kollegen im Homeoffice arbeiten, müssen Unternehmen unbedingt sicherstellen, dass sie sich beteiligen und einbezogen fühlen. Entscheiden Sie sich für eine Cloud-Kommunikationslösung für Unternehmen, die Ihnen die Tools für die Erstellung eines integrativen, gemeinschaftlichen Arbeitsbereichs bietet.
