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Die meisten von uns sind in Bezug auf Kommunikationstools ein bisschen kurzsichtig. Obwohl uns viele Optionen zur Verfügung stehen, verwenden wir für jede Situation das gleiche Tool. Unsere Entscheidung, mit Kollegen, Partnern und Kunden mit ein und demselben Tool zu kommunizieren, wird durch Vertrautheit, Zweckmäßigkeit und eine gewisse kognitive Voreingenommenheit beeinflusst, unabhängig von der Situation und den Informationen, die wir vermitteln.
Unternehmen tappen, wie wir Menschen auch, gewohnheitsbedingt in diese Falle. Obwohl uns die Technologie unzählige Kommunikationsmöglichkeiten eröffnet hat, verlassen sich viele Organisationen weiterhin auf eine Lösung für alle Zwecke. Damit verpassen diese Unternehmen die Gelegenheit, mehr aus ihrem Kommunikationssystem herauszuholen. Sie schöpfen auch nicht die Effizienz- und Produktivitätssteigerungen aus, die viele der verfügbaren Anwendungen zum Kommunizieren und Zusammenarbeiten heutzutage bieten.
MIT NUTZUNGSGEWOHNHEITEN BRECHEN
In der Geschäftskommunikation geht es darum, einem bestimmten Ziel näherzukommen. Ganz gleich, ob es darum geht, einen potenziellen Kunden auf der Buyer Journey zu begleiten, einen Verkauf abzuschließen oder Kundendienst anzubieten, wir kommunizieren, um wichtige Informationen zu übermitteln. Damit wollen wir ein bestimmtes Ziel erreichen, eine Anforderung erfüllen oder ein Bedürfnis ansprechen. Wenn die Kommunikation effektiv ist, können wir das Kundengespräch auf die nächste Stufe heben.
Vor nicht allzu langer Zeit schränkten die verfügbaren Tools die Wirksamkeit des Kommunikationsprozesses ein. Entweder haben Sie sich persönlich mit Kollegen, Partnern und Kunden getroffen oder Sie haben mit ihnen telefoniert. Diese Optionen schränkten die Effizienz und Produktivität der Mitarbeiter während eines normalen Arbeitstages ein.
Heutzutage gibt es eine Vielzahl von Kommunikationsmitteln. Neben persönlichen Meetings können Unternehmen moderne Tools zum Kommunizieren benutzen wie Telefonie, Videokonferenzen, E-Mail und Chat. Chat erfüllt mehr und mehr die bisherigen Aufgaben von Instant Messaging (IM), Short Message Service (SMS), Multimedia Message Service (MMS) ab. Darüber hinaus lassen sich all diese Optionen kombinieren und zu einheitlichen Lösungen für Kommunikation und Zusammenarbeit bündeln, die es einfacher machen, das richtige Tool für die jeweilige Situation einzusetzen.
Obwohl Unternehmen all diese Optionen zur Verfügung stehen, sind sie bei der Auswahl der Kommunikationsmittel oft träge. Sie wissen zwar, welche Tools Ihnen zur Verfügung stehen, wagen jedoch noch nicht den nächsten Schritt, um moderne technologische Lösungen einzusetzen, mit denen sie die Effizienz und die Produktivität steigern können. Und selbst wenn sie neue Tools eingeführt haben, schöpfen sie nicht das volle Potenzial ihres Kommunikationssystems aus. Durch die Nutzung der breiten Palette an verfügbaren Tools für Kommunikation und Zusammenarbeit verwandeln Unternehmen ihr Kommunikationssystem in einen strategischen Vorteil und positionieren das Unternehmen so, dass es jede Anforderung erfüllen kann.
EIN WERKZEUG FÜR JEDE AUFGABE
Wie Tywin Lannister in Game of Thrones bemerkte: „Für jede Arbeit gibt es das richtige Werkzeug und für jedes Werkzeug die richtige Aufgabe.“ Wenn es um Geschäftskommunikation geht, können die verfügbaren Tools je nach Kommunikationsziel entweder synchron oder asynchron sein.
Synchrone Kommunikationstools sind ideal, wenn eine Echtzeit-Interaktion zwischen zwei oder mehr Personen erforderlich ist. Die verfügbaren Optionen dafür sind:
- Persönliche Meetings, die angesichts der derzeitigen sozialen Distanzierung problematisch sind. Sie sind dennoch nützlich, wenn das Gespräch wichtig ist. Sie erfordern allerdings das Engagement der Teilnehmer und die nonverbale Kommunikation ist dabei der Schlüssel zum Verständnis der Emotionen der anderen Person.
- Telefonanrufe sind die erste Wahl, wenn persönliche Meetings nicht möglich sind. Die Kommunikation muss dabei klar sein und die Teilnehmer müssen kooperieren, zusammenarbeiten und diskutieren, um rechtzeitig Entscheidungen treffen zu können.
- Videoanrufe sind nützlich, wenn persönliche Meetings nicht möglich sind, aber Zusammenarbeit, Kooperation oder Diskussion erforderlich sind und Dokumente von zwei oder mehr Personen eingesehen und/oder gemeinsam genutzt werden müssen. Asynchrone Kommunikationsmittel sind ideal, wenn keine Echtzeit-Interaktion zwischen zwei oder mehr Personen erforderlich ist und Informationen ausgetauscht werden können, ohne dass alle sofort reagieren müssen. Die verfügbaren Optionen dafür umfassen:
- Chat ermöglicht das Senden von Kurznachrichten mit wichtigen, aber nicht dringlichen Informationen, wenn der Empfänger in der Anwendung für Unified Communications nicht verfügbar ist.
- E-Mail ist für die einseitige Übermittlung von Kommunikation, Dokumentation oder anderen Formen von Informationen im Berichtsstil nützlich, die nicht mit IM oder SMS/MMS ausgetauscht werden können.
- Team-Collaboration ist die beste Option für Projekte, die sich über einen längeren Zeitraum in einer Gruppe von zwei oder mehr Personen erstrecken, da sie mehrere Kommunikationsformen wie IM, Sprach- und Videoanrufe umfasst, aber auch die gemeinsame Nutzung von Dateien und Aufgaben ermöglicht.
DAS RICHTIGE TOOL ZUR RICHTIGEN ZEIT NUTZEN
Um zu verstehen, wie die verfügbaren Tools zur Effizienz und Produktivität beitragen, sollten Sie überlegen, wie jede Kommunikationsmethode im Rahmen eines hypothetischen Projekts mit mehr als fünf Mitarbeitern an verschiedenen Standorten eingesetzt werden kann.
Zu Beginn des Projekts telefonieren die beiden Verantwortlichen, um die Initiative zu besprechen, ihre Ziele zu konkretisieren und zu bestimmen, wen sie im Team brauchen werden. Im Anschluss an das erste Telefonat wird ein Dokument mit dem Projektumfang per E-Mail an die Teammitglieder im Homeoffice verschickt. Sie werden zu einem Videoanruf eingeladen, bei dem sie den Projektumfang, seine Ziele und die Verantwortlichkeiten besprechen können. Während des Videoanrufs überprüft das neue Projektteam per Bildschirmfreigabe das Dokument mit dem Projektumfang. Dann schlagen die Mitarbeiter Anpassungen vor und stimmen diesen zu. Außerdem nehmen sie Verbesserungen vor und legen einen Projektzeitplan fest.
Wenn das Projekt Fahrt aufnimmt, verwendet das Team eine Collaboration-Plattform, um gemeinsam an Schlüsseldokumenten und Berichten zu arbeiten, Aufgaben zu verfolgen und über Chat bei spontanen Ideen miteinander zu kommunizieren oder asynchrone Diskussionen mit anderen Teammitgliedern zu führen. In verschiedenen Phasen kann das Team über Video kommunizieren, um den Fortschritt in Echtzeit zu diskutieren und wichtige Entscheidungen zu treffen. Nach Abschluss des Projekts kann dieses mit dem Abschlussbericht und den Empfehlungen der Geschäftsleitung vorgestellt werden. Dies kann über eine Kombination aus Videoanrufen und (wenn möglich) persönlichen Meetings stattfinden.
Das gesamte Projekt wird effizient und produktiv durchgeführt, da alle beteiligten Mitarbeiter durch verschiedene Kommunikationsmittel zu jeder Zeit miteinander verbunden sind. Dies ermöglicht eine kontinuierliche Zusammenarbeit und bringt das Projekt voran.
ES LIEGT NICHT AM TOOL, SONDERN DARAN, WIE ES BENUTZT WIRD
Der Anwendungsfall zeigt, dass in der heutigen Zeit eine Kombination von Kommunikationstools erforderlich ist. Wenn Ihre Mitarbeiter also nur Zugang zu einem Kommunikationsmittel haben, dann arbeiten sie nicht effizient. Möglicherweise ist es an der Zeit, Ihr System unter die Lupe zu nehmen und festzustellen, ob Sie mehr tun können.
Wenn Sie Kunde von Mitel MiVoice sind, kann Mitel Sie unterstützen, die einzigartigen und sich verändernden Anforderungen Ihres Unternehmens zu erfüllen. Jetzt könnte ein guter Zeitpunkt sein, Ihre Kommunikationsstrategie zu stärken, indem Sie unzusammenhängende Tools durch integrierte Lösungen ersetzen, die sich nahtlos an Ihre bestehende Infrastruktur anschließen. Es könnte auch der richtige Zeitpunkt sein, Tools einzusetzen, mit denen Mitarbeiter auch unterwegs und im Homeoffice optimal kommunizieren können. Gleichzeitig werden dadurch die Produktivität und die Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen verbessert.
Mitel MiVoice Office Mobile Application vereinfacht zum Beispiel die Art und Weise, wie Mitarbeiter miteinander reden, Meetings abhalten und Informationen austauschen, indem es Kommunikations- und Collaboration-Tools in einer einzigen Lösung zusammenführt. Und bei Mitel MiTeam Meetings handelt sich um eine Videolösung für mehrere Teilnehmer, die sich für Personen eignet, die effizienter arbeiten und die Kommunikation am Arbeitsplatz durch nahtlose Übergänge zwischen Telefonie, Video und Chat verbessern möchten.
Unabhängig von Ihrer Situation sollten Sie Folgendes beachten: Halten Sie nicht an Gewohnheiten fest, die Ihrem Unternehmen teuer zu stehen kommen könnten. Schauen Sie stattdessen über Ihren Tellerrand hinaus und identifizieren Sie neue Möglichkeiten.
