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Wenn Sie herausfinden möchten, welche Art der Kommunikationslösung – on-site bereitgestellt oder cloudbasiert – für Ihr Unternehmen die richtige ist, kommt es zwangsläufig zu Vergleichen auf Basis des Return on Investment (ROI) und der Gesamtbetriebskosten. Welche Lösung bietet Ihrem Unternehmen den größten Mehrwert? Leider kann diese Frage schwierig zu beantworten sein.
Modelle auf Basis des ROI und der Gesamtbetriebskosten werden normalerweise für den Vergleich ähnlicher Lösungen herangezogen – z. B. zwei ähnliche on-site bereitgestellte Kommunikationssysteme von zwei konkurrierenden Anbietern.
Bei On-Site- und Cloud-Kommunikationslösungen handelt es sich jedoch um zwei vollkommen unterschiedliche Paar Schuhe. Hinzu kommt, dass bei der Beurteilung der Lösungen viele Kosten und Annahmen zu berücksichtigen sind. Letztlich könnte die Antwort auf die Frage, welche Lösung besser für Ihr Unternehmen geeignet ist, auch von subjektiveren Faktoren abhängen, wie z. B. wie viel Wert Ihr Unternehmen auf Flexibilität und Risikovermeidung legt.
Das Prinzip ist in etwa mit dem Kauf eines Flugtickets vergleichbar. Welche Ticketoption ist besser? Ein nicht rückerstattungsfähiges Ticket für 325 € oder ein erstattungsfähiges für 466 €, das gegen eine geringe Gebühr geändert werden kann?
Die Antwort hängt in hohem Maße davon ab, wieviel Flexibilität Sie hinsichtlich Ihrer Reisepläne benötigen und wie sicher Sie sein können, dass sich Ihre Reisepläne nicht ändern.
Eine umfangreiche Investition in Technologie, wie z. B. ein On-Site-System für Kommunikation und Zusammenarbeit, setzt die Entscheidung für einen bestimmten Weg voraus.
Doch wie können Sie feststellen, ob die Technologie oder Lösung, für die Sie sich entschieden haben, die richtige Wahl ist? Welchen Veränderungen unterliegt die Technologie in den kommenden 18 bis 24 Monaten? Welche Innovationen, die Ihrem Unternehmen nutzen könnten, werden in dieser Zeit auf den Markt gebracht?
Eine Antwort auf diese Frage zu finden, ist bereits schwierig genug. Doch bei den meisten Finanzierungsmodellen wird eine Investition in Technologie über fünf oder sieben Jahre abgeschrieben – Sie brauchen also eine gut polierte Kristallkugel, um so weit in die Zukunft blicken zu können.
Bei einer On-Site-Lösung müssen Sie nicht nur die Zukunft einer bestimmten Technologie vorhersagen können, sondern auch die Ihres eigenen Unternehmens.
Wie stark wird es innerhalb der nächsten fünf bis sieben Jahre wachsen? Ein anhaltendes Wachstum im Laufe der folgenden 12 bis 24 Monate mag noch relativ leicht vorherzusagen sein, doch alle Prognosen, die über diesen Zeitraum hinausgehen, gestalten sich zunehmend schwierig.
Wenn Ihr Unternehmen schnell wächst, ist ein heute on‐site bereitgestelltes Kommunikationssystem vielleicht bereits morgen maßlos unterdimensioniert, sodass Sie es kostspielig aufrüsten müssen. Und was geschieht im Falle einer Fusion oder Übernahme? Wie schwierig wird es sein, die Systeme der anderen involvierten Unternehmen zu integrieren?
Berücksichtigen Sie alle Eventualitäten
Stellen Sie sich folgende Fragen:
- Wie kann ich sicherstellen, dass die Lösung, in die ich investiere, in fünf bis sieben Jahren noch Bestand hat? Es ist schwierig genug, vorherzusagen, wie es dem eigenen Unternehmen in fünf bis sieben Jahren gehen wird – ganz zu schweigen von einem externen Anbieter.
- Welchen Fahrplan verfolgt der Anbieter der von mir ausgewählten Lösung für die Zukunft?
- Ist die finanzielle Lage des Anbieters stabil? Hinterlegt er seinen Quellcode für mich und verfügt mein Unternehmen über die Ressourcen, den Quellcode zu pflegen, wenn der hinterlegte Quellcode freigegeben wird?
- Steht der Anbieter vor einer Fusion oder Übernahme? Wird die Lösung, die ich in Erwägung ziehe, im Falle der Übernahme durch ein anderes Unternehmen für absehbare Zeit noch unterstützt werden?
- Wird die Lösung weiterentwickelt? Oder wird die Muttergesellschaft die Lösung zugunsten einer konkurrierenden Produktlinie streichen?
Keiner dieser Punkte bedeutet, dass ein Vergleich auf Basis von ROI und Gesamtbetriebskosten unsinnig ist. Sie müssen jedoch verstehen, wo die Grenzen dieser Modelle liegen und warum cloudbasierte Technologien zu einem Paradigmenwechsel führen.
Eine cloudbasierte Kommunikationslösung erfordert normalerweise keine große Anfangsinvestition, da es sich um einen bedarfsgesteuerten Abonnementdienst handelt.
Die Lösung kann leicht entsprechend den sich ändernden geschäftlichen Anforderungen skaliert werden. Der Wechsel zu einem anderen Cloud-Dienstanbieter ist im Vergleich zum Wechsel von einem on-site bereitgestellten Kommunikationssystem in die Cloud, der eine erhebliche Neuinvestition erfordert, relativ einfach – auch wenn es sich nicht zwangsläufig um ein Kinderspiel handelt. Dabei kommt es nicht darauf an, ob der Wechsel aufgrund einer neuen Technologie erfolgt (z. B. weil Ihr bestehender Anbieter für Cloud-Kommunikation die neue Technologie nicht unterstützt), aufgrund neuer geschäftlicher Anforderungen Ihres Unternehmens (z. B. durch eine Fusion/Übernahme) oder aufgrund einer Änderung in der Beziehung mit Ihrem Cloud-Kommunikationsanbieter (z. B. durch geänderte Geschäftsbedingungen, schlechten Kundendienst, Insolvenz oder eine neu eingeschlagene strategische Ausrichtung).
Kosten und Annahmen bei der Cloud-Kommunikation
Laut Transparency Market Research wächst der Markt für Unified Communications mit einer kumulierten jährlichen Wachstumsrate (CAGR) von 16 Prozent. Bis 2018 wird ein Wachstum auf 61,9 Mrd. USD erwartet.
Was ist also die Triebfeder für das Wachstum im Bereich Unified Communications? In einem kürzlich von Webtorials veröffentlichten Bericht zur Lage auf dem Markt nannten die befragten Unternehmen als Faktoren für ihre ROI-Berechnungen die folgenden Vorteile:
- Einsparungen bei den Konferenzdiensten (53 Prozent)
- Gesteigerte Benutzerproduktivität im Büro (50 Prozent)
- Gesteigerte Benutzerproduktivität unterwegs (46 Prozent)
- Geringere Reisekosten (55 Prozent)
Schwierige Fragen und klare Antworten zum Thema Kommunikationssysteme
Sie können davon ausgehen, dass Ihr Finanzchef Antworten auf die folgenden Fragen verlangen wird:
F: Welche Anfangsinvestitionen und welche laufenden Betriebskosten sind mit der Anschaffung einer Cloud-Kommunikationslösung verbunden?
A: Wenn wir die Cloud-Lösung als Managed-Services-Modell umsetzen, verschieben sich die Ausgaben deutlich in Richtung Betriebskosten. Diese sind kalkulierbar und können je nach Anforderungen des Unternehmens gesteuert werden.
F: Gibt es Service-Level-Vereinbarungen (SLAs) zum Schutz der Kerngeschäftsprozesse – und damit unserer Einnahmen?
A: Renommierte Anbieter für Cloud-Kommunikation setzen auf eigene externe Rechenzentren mit SLAs, die sowohl Betriebszeit als auch Verfügbarkeit, Geschäftskontinuität, Zeitvorgaben für die Notfallwiederherstellung, Unterstützung für Bedarfsspitzen, bestimmte mittlere Problemlösungszeiten (MTTR) und vieles mehr garantieren.
F: Ist mit der cloudbasierten Kommunikation ein kostspieliges Upgrade verbunden, sodass umfangreiche Investitionen der vergangenen drei bis vier Jahre in die IT-Infrastruktur vor der planmäßigen Abschreibung überholt sind?
A: Nein. Die richtige cloudbasierte Kommunikationslösung unterstützt nicht nur bestehende Plattformen und die neuesten IT-Frameworks, sondern nutzt sie auch aus. Sie lässt sich nahtlos in Anwendungen für Virtualisierung, Cloud-Computing, Customer Relationship Management (CRM) und viele mehr integrieren.
Geschäftskontinuität durch Cloud-Kommunikation
Cloud-Kommunikation kann ein wesentlicher Bestandteil von Plänen für Geschäftskontinuität und Notfallwiederherstellung sein. Anbieter von Cloud-Diensten entwickeln in der Regel hochgradig redundante Systeme in stabilen, geografisch verteilten Rechenzentren mit mehreren Präsenzpunkten überall im Internet. Ein Failover kann in einer Cloud-Umgebung für die Teilnehmer völlig unbemerkt erfolgen, sodass der Geschäftsbetrieb trotz verschiedenster Probleme ganz normal fortgeführt werden kann.
Mehrwert durch Flexibilität und Risikominderung
Der durch Flexibilität erzielte Mehrwert ist schwierig zu bewerten und schwankt von Unternehmen zu Unternehmen – selbst zwischen solchen, die ähnlich groß und in derselben Branche vertreten sind.
„In einer von Forrester für Mitel durchgeführten Total Economic Impact Studie (TEI) wird Flexibilität definiert als eine Investition in zusätzliche Kapazitäten, die dem Unternehmen geschäftliche Vorteile bei zukünftigen Investitionen verschaffen könnten.“
So könnte Cloud-Kommunikation das Unternehmen in die Lage versetzen, die Geschäftskommunikation auch auf mobile Mitarbeiter zu erweitern, Contact-Center-Agenten die Arbeit von zuhause zu ermöglichen oder zusätzliche Mobilgeräte-Apps und Plug‐ins mithilfe von APIs zu entwickeln und zu integrieren.
Der technologische Wandel verläuft schnell und macht mehrjährige Großinvestitionen oft hinfällig.
Aus diesem Grund kann eine gewisse Flexibilität hinsichtlich des Kommunikationssystems, in das investiert wird, für Unternehmen von enormem Wert sein. Außerdem ist die Vermeidung von Risiken ein wichtiger Faktor. In einem cloudbasierten Kommunikationsmodell liegen die meisten Risiken beim Dienstanbieter, einschließlich derer im Zusammenhang mit Kosten für den Ausbau der Infrastruktur, der Lizenzierung, der Schulung von Mitarbeitern, der Einführung neuer Technologien und der Veralterung.
Wenn Sie auf cloudbasierte Kommunikation setzen, sind Sie flexibel genug, in Ihrem eigenen Tempo zu wachsen. Beispiel:
- Betreiben Sie ein saisonales Geschäft? Mithilfe von Cloud-Kommunikation ist es einfach, das System um zusätzliche Mitarbeiter aufzustocken und es nach Ende der Saison wieder zu verkleinern.
- Führt die Beschränkung Ihres Kundendienstzentrums auf einen normalen 8‐Stunden‐Arbeitstag zu Umsatzeinbußen von 30 Prozent? Mithilfe der Cloud können Sie Anrufe ganz leicht zu Mobilgeräten weiterleiten, um Ihre Geschäftszeiten zu erweitern, ohne Ihre Bürofläche vergrößern zu müssen.
