Was ist ein Business Continuity Plan?

Unternehmen unterschätzen oft ihren Bedarf an einem Business Continuity Plan, der sie bei den verschiedensten Krisenfällen unterstützen kann. Niemand vermisst ihn wirklich, bis die Situation eingetreten ist – und dann ist es längst zu spät, etwas zu tun.

Die kleinste Unterbrechung oder der kleinste Rückschlag in den üblichen Geschäftsprozessen kann teuer werden, da die Betriebskontinuität gefährdet wird und die Einnahmen sinken. Die Ursache kann ein lokaler Stromausfall, ein ungünstiges Wetterereignis oder etwas ganz anderes sein.

Solche Situationen sind keine Seltenheit. Die neuesten Disaster Recovery-Statistiken zeigen, dass 54 % der Unternehmen in den letzten fünf Jahren von längeren Ausfallzeiten betroffen waren.  

Tatsache ist, dass Ihr Unternehmen einen betrieblichen Notfallplan haben sollte, der in der Sekunde greift, in der etwas schief läuft. So wird sichergestellt, dass Ihre Produktion wie geplant weiterläuft, die Kunden zufrieden sind und das Leben so schnell wie möglich wieder zur Normalität zurückkehrt. 

Es ist einfacher, die Nachwirkungen eines unvorhergesehenen Ereignisses zu überstehen, wenn Sie einen Business Continuity Plan haben, auf den Sie zurückgreifen können.

Was ist bei einem Business Continuity Plan wichtig?

Das Rahmenwerk beschreibt alle Richtlinien, Prozesse und Verfahren, die sicherstellen, dass während und nach einer größeren Katastrophe Ausfallzeiten reduziert werden und die Business Continuity sichergestellt wird. 

Im Wesentlichen hilft er Ihnen, Widerstandsfähigkeit aufzubauen, und gibt Ihrem Unternehmen die Möglichkeit, auf eine Situation angemessen zu reagieren und die Interessen der Stakeholder und den Ruf des Unternehmens zu schützen. 

Ohne Business Continuity Management kann es schwierig sein, die Herstellung, den Vertrieb und den Versand von Produkten fortzusetzen, wenn Ihre Kunden diese am dringendsten benötigen. sind keine Seltenheit. Die neuesten Disaster Recovery-Statistiken zeigen, dass 54 % der Unternehmen in den letzten fünf Jahren von längeren Ausfallzeiten betroffen waren.  

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Warum ist Business Continuity entscheidend? 

Wir wissen heute mehr denn je, wie Pandemien Unternehmen schwächen und ganze Volkswirtschaften zum Stillstand bringen können. Unternehmen, die über einen Business Continuity Plan verfügten, waren zwar angeschlagen, aber immer noch in der Lage, die Situation zu meistern. 

Es gibt unzählige Fälle, in denen Unternehmen Probleme mit der Cybersicherheit, Stromausfälle und Naturkatastrophen überstehen konnten, weil sie einen betrieblichen Notfallplan hatten. 

Ein gut entwickelter, geprobter und strukturierter Business Continuity Plan hilft Ihrem Unternehmen, sich so effektiv und schnell wie möglich von einem Zwischenfall zu erholen. 

Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter ihre Rollen bei einem unerwarteten Vorfall kennen und ihn gemäß einer organisierten und vereinbarten Vorgehensweise bewältigen.

Das primäre Ziel eines Business Continuity Plans ist es, die kritischen Geschäftsprozesse und -abläufe am Laufen zu halten und Unterbrechungen zu minimieren. 

Wie sollten Sie Ihren Business Continuity Plan entwickeln?

Der richtige Plan sollte klare Richtlinien dafür enthalten, was Ihr Unternehmen tun muss, um im Falle eines unvorhergesehenen Ereignisses Ausfallzeiten zu reduzieren. Er sollte keinen Zweifel daran lassen, wie das Personal zu organisieren ist und wie vorgegangen werden soll. 
Er muss aber auch die verschiedenen Maßnahmen für die Betriebskontinuität in Abhängigkeit von der Schwere des jeweiligen Notfalls klar abgrenzen. Nicht alles muss unternehmenskritisch sein und Wiederherstellungsziele und Zeitpläne für jeden einzelnen Mitarbeiter enthalten. 

Nachfolgend finden Sie die notwendigen Komponenten eines effektiven Business Continuity Plans und wie Sie einen solchen für Ihr Unternehmen erstellen können. 

Erfassen Sie die Ziele und Vorgaben Ihres Plans 

Jedes Unternehmen ist einzigartig. Daher sollten Sie zunächst die Ziele und Vorgaben identifizieren, die für die Business Continuity Ihres Unternehmens am wichtigsten sind. Dieser zielgerichtete Weg hilft Ihnen, über den allgemeinen Planungsbedarf, mögliche Recovery-Strategien und die Risikobewertung nachzudenken. 

Stellen Sie ein Team für die Notfallbereitschaft und Ersthilfe auf 

Wählen Sie kompetente, funktionsübergreifende Führungskräfte oder Manager aus, die eine wertvolle Ergänzung für das Team sein können. Stellen Sie sicher, dass Sie als Business Continuity Manager jemanden auswählen, der für einen reibungslosen Ablauf sorgt und bei Bedarf fundierte Entscheidungen trifft. 

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Geschäftliche Auswirkungen analysieren und Risikobewertung durchführen 

An dieser Stelle müssen Sie die wesentlichen Risiken für Ihr Unternehmen identifizieren. 

Diskutieren Sie mit Ihrem Team und analysieren Sie die Folgen von Abweichungen, Ausfallzeiten oder Einschränkungen wesentlicher Funktionen oder Dienste in Notfallsituationen. Stellen Sie sicher, dass Sie alle identifizierten Probleme und ihre Auswirkungen auf die Betriebskontinuität untersuchen, um die Möglichkeiten besser zu verstehen. 

Identifizieren Sie die wichtigsten Geschäftsfunktionen vor allem im Zusammenhang mit E-Commerce 

Legen Sie fest, wie Ihr Unternehmen seine entscheidenden Funktionen/Services in einem Notfall effektiv aufrechterhalten kann. Folgende Bereiche können für erfolgreiches Business Continuity Management entscheidend sein: 

Kontinuität in der Lieferkette und im Bestandsmanagement 

Probleme in der Lieferkette sind bei Katastrophen wie Pandemien oder Wetterphänomenen an der Tagesordnung. Werden Sie während einer Katastrophe über ausreichende Bestände verfügen können? Haben Sie ein Warenwirtschaftssystem oder ein Tool, das Sie bei der Bestandsverwaltung unterstützt? Haben Sie eine solide Planung, um auch in Zeiten mit geringem oder ohne Bestand die Betriebskontinuität aufrechtzuerhalten? 

Versandtermine und Auftragsabwicklung 

Werden Sie im Krisenfall in der Lage sein, Auftragszusagen zu erfüllen und Liefertermine einzuhalten? Es kann sehr hilfreich sein, die Services des Versanddienstleisters zu erweitern. Und wenn Sie Logistikleistungen von Drittanbietern nutzen, fragen Sie diese nach den Maßnahmen, die sie zur Sicherstellung der Business Continuity ergreifen. Anhand der Antworten können Sie feststellen, ob Sie sich darauf verlassen können, dass die Aufträge auch im Katastrophenfall ausgeführt und ausgeliefert werden. 

Funktionalität der E-Commerce-Plattform 

Kann Ihre E-Commerce-Plattform bei unvorhergesehenen Ereignissen anzeigen, welche Artikel nicht vorrätig sind? Können Sie eine stark erhöhte Besucherzahl und steigende Nachfrage bewältigen? Können Sie außerdem auf die Cybersicherheit und die Backups Ihrer Daten vertrauen, um Ausfallzeiten zu verhindern oder zumindest zu reduzieren? 

Aufrechterhaltung des Kundendienstes 

Kunden wünschen sich in schwierigen Zeiten Empathie und Transparenz. Deshalb benötigen Sie einen Kommunikationsplan für Ihr digitales Marketing und Ihr Kundendienstteam. Planen Sie außerdem die Einstellung von mehr Mitarbeitern für den Kundendienst ein, die sich um Kundenfragen kümmern, wenn diese schnelle Antworten benötigen. All dies erleichtert die Business Continuity.

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Bereiten Sie einen Plan für notwendige Services und Funktionen

Hier sind einige der wesentlichen Aspekte Ihres E-Commerce: 

• Kunden

• Lieferanten/ Subunternehmer

• Teammitglieder

• Versand

• Bestand

Erstellen Sie individuelle Pläne, um in einer Notfallsituation all diese Aspekte zu berücksichtigen. 

Wie gehen Sie mit kundenbezogenen Situationen um? Auch Ihre Kunden sind in derselben Lage, und Sie müssen bei jeder Interaktion einfühlsam und informativ vorgehen. 

Haben Sie Pläne oder Vorkehrungen zum Wechsel Ihres derzeitigen Lieferanten, um Bestandsengpässe zu vermeiden? Kennen Sie auch Ihre Möglichkeiten oder Alternativen für den Fall, dass Ihr Versandpartner von einer Störung betroffen ist? 

Setzen Sie den Schwerpunkt auf Dokumentation und Überprüfung 

Sie müssen sicherstellen, dass Sie die folgenden Punkte schriftlich festgehalten haben: 

• Höhe des Geschäftsrisikos

• Auswirkungen auf Kunden und Mitarbeiter 

• Finanzielle Ressourcen im Falle eines Notfalls

• Gemeinschaftliche Partner oder externe Organisationen, die während einer Katastrophe helfen können, eine für beide Seiten vorteilhafte Beziehung aufzubauen

Stellen Sie Ihren Stakeholdern Ihre Business Continuity-Strategie bzw. Ihren Continuity Plan vor, führen Sie Testläufe durch und seien Sie proaktiv. So können Sie eventuelle Schwachstellen oder fehlende Funktionen identifizieren. Sobald Sie die notwendigen Anpassungen vorgenommen haben, beginnen Sie damit, Ihre Mitarbeiter zu schulen, und testen und überarbeiten Sie den Plan entsprechend. 

Fazit

Für Unternehmen ist die Vorbereitung auf Katastrophen oder Störfälle von größter Bedeutung. Ein dokumentierter Business Continuity Plan, aus dem hervorgeht, wie Sie Risiken minimieren, ist eine wichtige Investition für jedes Unternehmen. 

93 % der Unternehmen, die einen erheblichen Datenausfall verzeichnen, ohne einen angemessenen betrieblichen Notfallplan zu haben, können ihr Geschäft innerhalb eines Jahres nicht aufrechterhalten. Es ist äußerst wichtig, einen Plan für die Aufrechterhaltung der Betriebskontinuität zu entwickeln, der Ihnen hilft, langfristig erfolgreich zu sein.