Même si nous n'aimons pas y penser, la possibilité qu'une urgence affecte notre entreprise est bien réelle. D'ailleurs, des entreprises de tous types et de toutes tailles sont susceptibles d'être touchées. Même si de nombreuses situations d'urgence en entreprise se révèlent être de fausses alertes ou n'ont qu'un impact minime, les organisations doivent malgré tout disposer d'un plan d'urgence interne qui assure des communications rapides et efficaces avec les employés. Que faut-il d'autre ? La bonne technologie pour garantir une bonne gestion des urgences.

La planification est essentielle car une crise présente trois menaces essentielles pour votre entreprise : la sécurité publique, la perte financière et la perte de réputation. Chacune de ces menaces peut avoir un impact durable sur votre entreprise et vos employés.

Par exemple, des phénomènes météorologiques violents tels que des ouragans ou des tremblements de terre pourraient entraver votre capacité à fonctionner, voire causer de tels dommages qu'il faudrait plusieurs mois ou années pour les réparer. En 2017, les catastrophes nationales et d'origine humaine ont causé des pertes économiques de 306 milliards de dollars dans le monde, soit une augmentation de 63 % par rapport à 2016. 40% des petites et moyennes entreprises qui connaissent des temps d'arrêt en raison de catastrophes ne survivront pas.

Il existe egalement des évènements causés par l'homme, certains intentionnels et d'autres accidentels. Les entreprises doivent se préparer à tous types d'incidents imprévus provoqués par l'homme, notamment les incendies, les déversements de produits chimiques et même la propagation de maladies telles que la grippe.

 

Se préparer à une situation d'urgence

Dans la préparation d'une crise, il est essentiel de se rappeler à quel point les communications sur le lieu de travail ont changé depuis dix ans. Par exemple, à ses débuts, l'e-mail était l'un des moyens les plus rapides de partager des informations. Aujourd'hui, comme de plus en plus de personnes utilisent leurs appareils mobiles, un message texte est plus rapide et plus fiable.

Les problèmes sont également mis en évidence plus rapidement grâce à la prévalence des dispositifs basés sur l'IdO, car les alertes peuvent être transmises automatiquement, sans intervention humaine. Par exemple, si un intrus pénètre de force dans un bâtiment, des capteurs peuvent détecter la brèche et envoyer des alertes aux employés, à votre équipe de sécurité et même à la police locale. Les préférences des employés en matière de communication et les progrès technologiques devraient être pris en compte à chaque niveau de votre stratégie. 

Vous avez peur de rater quelque chose ? Voici quelques conseils pour élaborer votre plan de préparation aux situations d'urgence :

  • Intégrez les réactions de l'ensemble de l'entreprise. Chaque équipe travaille différemment. Le service des ventes, par exemple, est souvent en déplacement et travaille sur des smartphones et des tablettes. Alors que dans une usine, les membres de l'équipe peuvent travailler par roulement, 24 heures sur 24. Pour joindre les bonnes personnes au bon moment, il faut savoir comment, quand et où travaille chaque employé, et garder une trace de ces informations.
  • Planifiez les scénarios d'urgence. En collaboration avec votre équipe transverse, discutez des situations d'urgence potentielles. Vous devrez comprendre comment elles pourraient se dérouler du début à la fin. Tout en évaluant les risques, vous pouvez mettre en place des plans pour les scénarios les plus susceptibles de se produire et identifier les besoins de communication associés.
  • Définissez la marche à suivre par hiérarchie. Lorsqu'une crise survient, sachez qui doit être alerté. Les cadres et les équipes changent constamment. Planifiez de maintenir cette stratégie à jour.
  • Ayez un plan "B". Réfléchissez à la manière dont vous exécuterez votre plan de notification d'urgence si une panne de courant se produit, si des équipements critiques sont endommagés, ou si la sécurité des solutions informatiques est violée ou compromise. 
  • Débriefez après les événements. Tirez les leçons des crises auxquelles vous êtes confrontés. Prenez le temps, après l'exécution de votre plan d'urgence, de réévaluer ce qui a bien fonctionné et ce qui a mal fonctionné. Les enseignements que vous tirerez vous seront utiles si des situations similaires se reproduisent.


Même les entreprises qui sont confrontées à des situations d'urgence nécessitant de travailler à domicile de manière prolongée peuvent réduire les risques et l'impact sur la continuité de leurs activités. Pour ce faire, il leur faut établir à l'avance une stratégie de télétravail en situation de crise.


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Le succès de votre plan de préparation aux situations d'urgence dépendra de la technologie choisie. Vous devez vous assurer que les alertes parviendront à la bonne personne au bon moment. C'est pourquoi votre solution doit répondre aux besoins de la main-d'œuvre moderne et prendre en charge de manière fiable le plus large éventail possible de dispositifs de communication, de canaux et de niveaux d'alerte. 


Lorsque vous évaluez votre système actuel ou de nouveaux fournisseurs, voici les questions à vous poser :

  • La plateforme est-elle capable de transmettre à la fois des notifications de masse de routine et des alertes d'urgence ? Pouvoir gérer les deux vous permettra de tirer le meilleur parti de votre investissement.
  • La plateforme prend-elle en charge la mobilité ? Propose-t-elle des applications mobiles pour iOS et les appareils Android ? La main-d'œuvre d'aujourd'hui étant mobile, cette fonctionnalité est indispensable.
  • Est-elle capable de s'intégrer à un large éventail de matériels et de logiciels ? L'interopérabilité est essentielle car la technologie évolue rapidement. La plateforme doit être flexible pour répondre aux besoins actuels et s'adapter aux futures technologies.
  • Peut-on la faire évoluer facilement ? Peut-elle s'étendre à des dizaines de milliers d'appareils, y compris les appareils de bureau, les appareils mobiles, les haut-parleurs, les e-mails, les sirènes, les lumières stroboscopiques, les panneaux numériques et d'autres canaux de communication ? Votre système de notification de masse doit pouvoir évoluer avec votre entreprise.
  • Vous permet-elle de créer des notifications illimitées, y compris des émissions en direct, préenregistrées ou programmées ? La possibilité de créer des messages à l'avance pour toutes situations potentielles vous permettra de répondre plus rapidement si ces cas de figure se présentent.
  • Est-il possible de créer des notifications indépendamment du lieu ? Avec une main-d'œuvre mobile, il est essentiel que les employés puissent lancer des notifications à partir du site et hors du site, et envoyer des notifications par SMS à n'importe quel endroit.
 
Bien que les considérations ci-dessus s'appliquent à toutes les entreprises en général, n'oubliez pas que certaines organisations, telles que les écoles et les hôpitaux, auront des besoins spécifiques. Toutefois, un plan de préparation aux situations d'urgence associé à un système de notification de masse solide sera bénéfique à toutes les entreprises, leur permettant ainsi de garder le contrôle même dans des situations à haut risque.

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