COMMENT MANAGER EFFICACEMENT EN TÉLÉTRAVAIL

La COVID-19 a perturbé de nombreuses entreprises qui ont dû instaurer un mode de travail à distance pour leurs employés. Si certains managers peuvent être enthousiastes à l'idée de suivre cette nouvelle tendance, d'autres peuvent se sentir un peu effrayés par ce changement, ne sachant pas à quel point le télétravail affectera leurs équipes, leurs projets et leurs affaires.

Il est important de savoir qu'il y a des challenges à relever lorsque l'on passe pour la première fois à une organisation complète en télétravail. Par exemple, les employés se sentent isolés, laissés pour compte, et la communication en télétravail est moins structurée. Heureusement, il existe des moyens pour résoudre ces problèmes : voici comment améliorer le télétravail et manager efficacement une équipe.

Préparez votre équipe

Dans l'idéal, le passage au travail à distance est bien planifié, pour partir sur de bonnes bases. Toutefois, la propagation rapide du coronavirus à l'échelle mondiale a empêché une telle préparation. Les entreprises n'ont pas bénéficié d'un délai suffisant pour organiser la transition avant de devoir fermer les portes de leurs sites. Néanmoins, il est essentiel de préparer votre équipe avec les ressources dont elle aura besoin pour être efficace en télétravail. Les outils standards comprennent un ordinateur portable avec chargeur, une webcam (si elle n'est pas intégrée à l'ordinateur portable) et un logiciel approprié pour travailler en équipe : autant de solutions indispensables pour une bonne gestion du télétravail.

De bons outils de communication en télétravail sont tout aussi importants que les autres pour maintenir l'engagement et la productivité de votre équipe. Des applications telles que rassembleront votre équipe comme si elle était au bureau avec vous. Vos employés bénéficieront d'une collaboration professionnelle plus personnelle et se sentiront moins isolés en travaillant à domicile.

Définissez vos attentes avec votre équipe

Même si le travail à distance n'est pas une nouveauté, vous pouvez vous retrouver dans la situation où vos employés sont en télétravail à la maison pour la première fois. En définissant des attentes claires avec elle, vous aiderez votre équipe à rester concentrée sur les objectifs d'un projet.

Établir des horaires de travail réguliers, tout en restant flexible pour permettre à chacun de s'organiser, favorisera la productivité. N'oubliez pas que la situation de chaque collaborateur est différente, car certains doivent désormais jongler avec la famille et les tâches ménagères en même temps que le travail. Alors, concentrez-vous sur les résultats et non plus sur les heures travaillées. En utilisant les plans, tâches et objectifs d'un projet comme outils de mesure de la performance, vous instaurerez un climat de confiance au sein de l'équipe qui l'aidera à s'adapter à son nouvel environnement.

Les bons outils de communication pour le télétravail vous aideront à optimiser votre temps. Adapter les solutions aux différentes situations vous aidera également. Poser une question rapide ou répartir des tâches peut être fait par e-mail ou par messagerie instantanée, un outil utile pour traiter une urgence et être réactif. Comme il est difficile de faire passer le ton dans les longs e-mails, optez pour la vidéoconférence pour des conversations plus détaillées ou la répartition du travail.

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Faites des points réguliers

Sur site, les employés entrent facilement dans votre bureau ou discutent brièvement avec vous dans la salle de pause. Maintenant que les entreprises ne sont plus physiquement au même endroit, il est vital d'établir des routines de communication avec les membres de votre équipe, à la fois individuellement et collectivement, quand vous travaillez à distance.

Le fait de programmer des points vidéo réguliers avec les membres de votre équipe prouve que vous êtes disponible pour eux, prêt à les écouter et disposé à entendre leur feedback. Pour une réunion individuelle et d'équipe, l'appel vidéo est la meilleure option car elle ajoute une dimension plus personnelle tout en donnant à vos employés le sentiment d'être bien intégré. Les réunions individuelles hebdomadaires ou quotidiennes de l'équipe sont un excellent moyen d'établir une routine de communication en télétravail.

Lors des réunions individuelles, ne vous concentrez pas uniquement sur le travail ; engagez les membres de votre équipe sur des sujets plus personnels. Oui, discuter des tâches urgentes est important, mais le fait d'afficher un intérêt personnel aide à créer du lien, surtout en cette période incertaine. Réserver du temps pour parler de ce qui n'est pas lié au travail peut faire des miracles en matière de gestion du stress et est bon pour le moral. Utilisez vos réunions individuelles pour vous assurer que vos employés s'adaptent bien à la situation. N'oubliez pas, vos employés et vous-même travaillez dans un contexte de pandémie. En prenant des nouvelles des membres de votre équipe, vous les mettrez en confiance par rapport à leur travail et, en retour, vous managerez des collaborateurs à distance plus heureux et plus productifs.

Sur-communiquer... et plus encore

Bien que cela ne semble pas évident, la sur-communication est la clé du travail à distance. Elle permet non seulement de maintenir la concentration de votre équipe sur un projet, mais elle atténue aussi le sentiment d'isolement que peuvent ressentir vos employés. La solitude peut lourdement impacter le moral de votre équipe à distance. Vous devriez déjà communiquer quotidiennement avec votre équipe, mais même si vous avez l'impression de trop communiquer, continuez en ce sens et rappelez à vos employés que vous êtes là pour eux chaque fois qu'ils peuvent avoir besoin de vous.

Sachez apprécier les efforts de vos collaborateurs sur des projets ou tâches accomplis. Faites part de votre reconnaissance de façon individuelle ou durant une réunion d'équipe. Cela leur montrera que vous êtes attentif à leurs succès et que vous êtes là pour les soutenir.

Être engageant

Vous avez mis en place des points quotidiens ou hebdomadaires avec votre équipe, et vous discutez constamment avec eux. Il est maintenant temps d'ajouter du fun à la routine de télétravail de votre équipe !

Organisez des moments agréables et conviviaux et invitez vos employés en télétravail. Créez des happy hours virtuels ou intégrez des déjeuners vidéo à votre agenda hebdomadaire afin qu'ils se déconnectent du travail et se socialisent un peu. Vos employés peuvent participer à des vidéoconférences ou à des flux de discussion dédiés à des sujets privés, comme le partage de photos d'animaux de compagnie ou une discussion sur le dernier film ou la dernière série. Le fait de créer des liens avec son équipe hors du cadre professionnel sera utile et apprécié pendant cette période d'isolement.

En fixant des attentes concrètes par rapport au travail à distance, en programmant des points réguliers et en sur-communiquant, vous pouvez manager votre équipe de manière exceptionnelle. N'oubliez pas d'être disponible et réactif avec les membres de votre équipe pour leur montrer que vous êtes là quand ils ont besoin de vous, de leur apporter votre soutien et de leur faire part de votre reconnaissance afin qu'ils se sentent intégrés. En donnant aux membres de votre équipe les moyens de rester en contact les uns avec les autres, vous pouvez combattre tout sentiment d'isolement et de solitude.

Le télétravail à la maison n'est pas idéal pour toutes les entreprises, mais comprendre les challenges et les moyens de les surmonter en tant que manager vous aidera, vous et votre nouvelle équipe à distance, à réussir.