Si vous êtes une petite entreprise, vous dépendez fortement de vos fournisseurs. Aussi, lorsque vous recherchez des systèmes de collaboration et de téléphonie, il est important de sélectionner un fournisseur fiable et reconnu, qui propose une technologie répondant aux besoins de votre entreprise.

Les directives ci-après vous aideront à faire le bon choix.

Parcourez les avis des analystes

L'évaluation des ressources tierces objectives constitue l'une des étapes les plus cruciales du processus de recherche d'un système téléphonique VoIP.

Consultez attentivement les commentaires émanant de sources de confiance comme Gartner, qui évaluent l'ensemble des concurrents d'un espace donné et fournissent des commentaires détaillés sur les avantages et les inconvénients du produit VoIP proposé par chaque entreprise.

Une évaluation pertinente présente les points forts et les points faibles de plusieurs
entreprises.

Lisez attentivement les commentaires et assurez-vous qu'aucune évaluation ou récompense ne provient d'une entreprise « Pay to play », c'est-à-dire d'une société payée pour proposer des classements ou des récompenses déterminés en fonction de la somme qui lui a été versée.

De nombreux sites Web disposent d'un espace « Pay to play », affichant des critères de classement uniquement basés sur les sommes mensuelles versées par chaque entreprise. Cela explique pourquoi les classements peuvent changer radicalement sur ces sites d'un mois à l'autre. Informez-vous sur l'intégrité des sources sur lesquelles vous vous appuyez avant de prendre votre décision.

Consultez les évaluations des offres VoIP

Après avoir étudié les rapports des analystes, consultez les évaluations de vos collaborateurs et des fournisseurs.

Il est facile de sélectionner un fournisseur en fonction de vos préférences, ou sur la recommandation de quelqu'un de confiance. Même si vos expériences antérieures et celles de vos collègues sont effectivement un facteur important à prendre en considération lors de l'évaluation d'un fournisseur VoIP professionnel, il est conseillé, dans la mesure du possible, d'élargir votre recherche aux avis des professionnels informatiques au niveau national (voire international).

Peut-être découvrirez-vous de nouveaux avantages et inconvénients, de nouvelles fonctionnalités ou restrictions ou encore de nouveaux scénarios d'utilisation que vous n'aviez pas envisagés auparavant. Et si vous n'avez pas travaillé avec un fournisseur depuis longtemps, le fait de lire des études récentes vous familiarisera avec le contexte actuel.

Après avoir collecté l'ensemble des données, comparez vos notes avec vos souhaits et vos besoins en matière de système téléphonique VoIP.

À ce stade, vous disposez de commentaires d'analystes, des conclusions de vos expériences personnelles et des évaluations soumises par vos pairs. Vous avez probablement réduit votre liste de fournisseurs. Et ensuite ?

Intéressez-vous à l'historique et à la stabilité des fournisseurs

Il est important d'avoir une totale confiance en votre fournisseur VoIP avec lequel vous collaborerez sur le long terme. Privilégiez les entreprises dont le succès s'inscrit dans la durée. Pourquoi ? Parce qu'elles ont prouvé leur capacité à s'adapter aux technologies en constante évolution, aux tendances, aux lois du marché, aux influences économiques, à la concurrence, et même aux pressions internes, comme les problèmes organisationnels ou financiers.

Privilégiez les entreprises qui sont passées par des moments difficiles et se sont développées grâce à leur seule détermination.

Vous ne pouvez risquer de collaborer avec une entreprise qui mettra la clé sous la porte en raison de pressions économiques externes ou de problèmes financiers internes. Lorsque votre investissement affecte votre activité, la clé du succès repose sur la combinaison parfaite alliant stabilité et innovation. Autrement, les incroyables ressources informatiques dans lesquelles vous investissez aujourd'hui pourraient devenir une responsabilité non justifiée demain.

Prenez en compte les intégrations et l'interopérabilité

Vous pouvez collaborer avec le meilleur fournisseur au monde, mais si son système téléphonique VoIP ne s'intègre pas à vos systèmes CRM, CMS ou autres, vous n'irez pas très loin.

Assurez-vous que votre fournisseur peut intégrer son système à vos systèmes existants, à la fois matériels et logiciels. Quelle est son expérience en matière d'intégration de vos applications ? Demandez à votre fournisseur des références et des exemples pour vous assurer qu'il pourra vous fournir ce dont votre entreprise a besoin.

Prenez connaissance des fonctions VoIP spécifiques proposées

Là encore, vous pouvez collaborer avec le meilleur fournisseur, mais si les fonctions qu'il vous propose ne répondent pas à vos besoins, alors vous devrez faire machine arrière et chercher un autre fournisseur dont le système correspond mieux à vos attentes.

Déterminez les fonctionnalités incluses dans la plate-forme VoIP qui vous intéresse, celles qui sont facultatives, et celles qui ne sont pas proposées du tout. Les tableaux de comparaison des fournisseurs vous seront particulièrement utiles.

Vérifiez le prix du système téléphonique

À ce stade, votre liste ne comporte plus que quelques concurrents principaux. L'un d'eux peut se démarquer légèrement des autres ou les concurrents peuvent proposer des offres trop similaires pour vous permettre de faire votre choix.

Le système téléphonique VoIP que vous ciblez s'inscrit-il dans le budget alloué ? Consultez les prix des fournisseurs sur leur site Web ou contactez-les pour obtenir un devis personnalisé.

Planifiez une démonstration

Avant de vous engager sur un produit auprès d'un fournisseur, n'oubliez pas de demander une vidéo de démonstration à votre représentant de compte pour vous assurer que le système téléphonique est aussi convivial et efficace que prévu.

Choisissez votre fournisseur

Le choix d'un fournisseur de système téléphonique est une décision sérieuse qui a un impact sur le quotidien de votre entreprise. Et avec la technologie en constante évolution, ce choix peut se révéler épineux. C'est pourquoi nous vous recommandons de suivre cette liste de vérification, qui vous aidera à prendre une décision éclairée concernant le prochain fournisseur VoIP de votre entreprise.

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