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Contre toute attente, 2020 a marqué une nouvelle ère pour le monde du travail. Presque aucun secteur n’a été épargné : notre façon de travailler, nos horaires de travail et nos modes de communication ont radicalement évolué.
En réalité, les outils que nous utilisions habituellement au bureau n’étaient peut-être pas adaptés pour communiquer efficacement à distance. Prenons le temps aujourd’hui de faire le bilan, d’identifier les outils qui nous aident et fonctionnaient déjà avant la pandémie, et utilisons cette expérience pour mieux anticiper l’avenir. Quels que soient les défis qui nous attendent, il semble aujourd’hui évident que le travail à distance, les équipes de travail hybride et les centres de contact virtuels occuperont le devant de la scène.
Nous avons récemment publié un guide aidant les chefs d'entreprise à se préparer à la nouvelle réalité du monde du travail. Voici quelques éléments clés à retenir pour vous aider à anticiper l’avenir.
Développer et entretenir la communication et la collaboration
Bill Gates a un jour déclaré que « comme tout être humain, une entreprise doit disposer d'un mécanisme de communication interne, d’un "système nerveux", pour coordonner ses actions ». La communication a toujours été essentielle et doit être au cœur de la culture de votre entreprise, quelles que soient sa structure et sa répartition géographique à travers le monde.
Aujourd’hui, la technologie nous permet de rester connectés malgré la distanciation sociale actuellement imposée. La manière dont nous utilisons cette technologie est toutefois cruciale. Comme le souligne Greg Kihlström, PDG et cofondateur de CareerGig, « la technologie ne doit pas simplement imiter le monde réel, elle doit nous aider à faire les choses différemment et plus efficacement ».
Prenez par exemple cette habitude de remplacer systématiquement chaque réunion physique par un appel vidéo. La visioconférence est un outil puissant, mais qui doit être utilisé avec parcimonie. Même si ces temps passés en face à face, par écrans interposés à défaut de pouvoir se voir en personne, ne doivent pas être négligés, nous devons également réserver de l'espace dans la journée pour travailler.
En fait, « une grande partie de la fatigue actuellement ressentie est due à l’organisation systématique de réunions par visio pour remplacer chaque réunion physique », explique M. Kihlström. Il ajoute que « la vidéoconférence peut être efficace si nous y avons recours ponctuellement, mais les entreprises devraient surtout s’évertuer à utiliser la technologie pour faciliter et accélérer le travail de leurs employés ».
Patricia Wedling, Dirigeante du Cabinet H/F Factor souligne également le fait que « le télétravail ne se résume pas à travailler à distance » : c’est un concept beaucoup plus global qui englobe la culture d’entreprise, l’autonomie, l’indépendance, la productivité et la collaboration. Les collaborateurs doivent apprendre à apprivoiser et maîtriser ce nouvel environnement de travail afin d’être performants et efficaces. Selon elle, les entreprises devraient ainsi proposer à leurs collaborateurs et managers, des formations et un accompagnement sur ces nouvelles technologies de collaboration.
Sécurité et conformité des données de l’entreprise
Le passage à un mode de travail hybride ou en distanciel a fait émerger des préoccupations sur la sécurisation et la conformité des données avec les réglementations européennes et françaises, et notamment avec le RGPD. « La mise en place par exemple de solutions de communications unifiées hébergées dans le cloud peut éviter de stocker les données les plus critiques ou sensibles sur les postes de travail des collaborateurs », ajoute Emmanuelle Olivie-Paul, Fondatrice d’AdVaes.
Les mécanismes renforcés de ces solutions vont permettre aux salariés de travailler en toute sécurité en respectant les enjeux de conformité des données, et ce même en télétravail : droits d’accès à certains espaces, modalités de partage et de diffusion selon des rôles précis, rappels automatiques, analyse d’informations et évaluation de leur niveau de criticité avec la mise en place de règles de traitement, blocages en cas de détection de risques, archivage de conversations qui peuvent servir de preuve en cas de litiges...
Comme l’explique Emmanuelle Olivie-Paul, l’usage des solutions de communications unifiées permet de réduire les risques en matière de données et de conformité tout en offrant une expérience collaborateur de qualité.
L'avenir du travail se joue maintenant
Que votre personnel soit en distanciel, en présentiel ou un hybride des deux, l'année à venir sera certainement encore pleine de surprises. Il est important d'investir dans des technologies qui aident votre équipe à collaborer de manière harmonieuse et transparente, lui permettant d'offrir à son tour une expérience exceptionnelle à vos clients. Mais ne vous arrêtez pas là : une culture de collaboration, de soutien et de communication est essentielle pour tirer le meilleur parti de la technologie.
