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Beaucoup d'entre nous ont déjà travaillé à la maison, au moins à titre ponctuel. Peu d’entre nous étaient par contre préparés à ce passage soudain au 100% télétravail survenu au début de la pandémie de la COVID-19. C’est pourtant ce qui s’est passé. Cette situation inhabituelle s'est accompagnée de difficultés que nous n’aurions pas imaginé.
Les employés passés récemment au télétravail expriment leurs difficultés à rester concentrés et productifs. À cela peut s'ajouter un sentiment d'isolement pour les personnes vivant seules. À l’opposé, ceux qui vivent en famille n’ont jamais une minute de tranquillité, puisqu’ils partagent un espace limité entre enfants et conjoints.
Lorsque les membres de l’équipe ne sont pas pleinement productifs, les tâches sont plus longues à être réalisées et les projets peuvent accumuler du retard. Certaines personnes adaptent leur temps de travail, mais cela signifie que le reste de l’équipe devra attendre ses informations pour avancer dans leurs propres tâches. Tout cela peut être un frein à la productivité.
Au cours des derniers mois, Mitel à pleinement adopté le télétravail, faisant bon usage de ses technologies de communications unifiées. À l’heure de la distanciation sociale, nous avons appris qu’il était impératif de prendre soin de nous-même et de maîtriser les collaborations virtuelles pour accomplir au mieux notre travail.
Vous trouverez ici nos conseils pouvant aider clients et partenaires à gérer l’isolement et à conserver l'équilibre entre leurs vies professionnelles et privées.
Le télétravail et l'isolement vous pèsent ? Voici comment garder le lien social :
Même ceux qui ne vivent pas seuls peuvent souffrir de solitude. Depuis plusieurs mois maintenant, il est difficile de voir ses amis, d'aller à la salle de sport ou de sortir manger dans notre restaurant préféré. Ce manque d'intéractions sociales est accentué par le fait que nous n'allons plus au bureau et ne partageons plus les même choses en personne avec nos collègues.
Voici quelques recommandations pour surmonter ce sentiment d’isolement :
Profiter de la visioconférence lorsque c’est possible
Les visioconférences sont très efficace pour maintenir le lien avec vos collègues. En plus de cela, comparé à l’audioconférence, les participants en visioconférence apprennent trois fois plus de choses et en retiennent 40 % de plus. Ces avantages font de la vidéoconférence un atout pour notre santé mentale et notre productivité.
Organiser des réunions de travail
Réunissez vos collègues en visioconférence pour collaborer sur un projet en temps réel. Grâce au partage de documents, aux échanges d’information directs, l’équipe peut chercher des solutions en mettant en commun ses connaissances. Tout ceci contribue à la productivité en télétravail et accentue la sensation d'un travail d'équipe et d'un effort collectif bénéfique. Les espaces partagés sur lesquels les employés peuvent échanger des fichiers et des documents facilitent la collaboration, surtout à distance. Ils permettent aux membres de l’équipe de suivre toute la progression depuis une seule et même interface accessible en un clic.
Chercher la connexion autour de soi
Un simple détour de quelques minutes par le jardin, peut vous permettre de vous détendre et de se connecter au monde qui nous entoure. Sue Anders, vice-présidente régionale de Mitel, met un point d’honneur à le faire régulièrement. Elle a récemment partagé une photo d'un nid d’oiseaux avec la légende suivante : « Changer votre perception du miracle pour en voir tout autour de vous ! » Une façon inspirante de trouver la joie autour de soi et de vivre.
Programmer des interactions virtuelles
Le sentiment d’isolement en télétravail est un problème courant. Anticiper les périodes de solitude permet d’en éviter plus facilement les écueils. Par exemple, si vous ressentez particulièrement la solitude le soir venu, prévoyez d’appeler un ami ou un membre de votre famille. Trouver l'équilibre entre votre temps de travail, et vos moments avec vos proches.
Paradoxalement, il est tout à fait possible de n’avoir pas une minute de calme tout en souffrant de l’éloignement de vos proches. Il est possible que vous partagez le seul espace de travail du foyer avec votre conjoint(e) dont les appels téléphoniques sont envahissants. En plus de cela, vos enfants ont régulièrement besoin de vous. Cela peut sembler impossible, mais il est primordial de se dégager du temps pour soi.
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Réorganiser votre agenda (et vous y tenir)
L’un des avantages de l’école à distance est qu’il n’est pas nécessaire de suivre scrupuleusement l’emploi du temps d’une journée scolaire traditionnelle. Si vous avez besoin de calme pour vos appels professionnels du matin, libérez vos enfants de sorte à participer à vos réunions sans interruption. Vous pourriez aussi adapter vos heures de travail en vous connectant plus tôt ou plus tard, selon ce qui vous permet de profiter du calme propice à la productivité. Lorsque vous aurez trouvé le bon rythme, veillez à vous y tenir. Les enfants ont besoin de régularité. Ils sont moins susceptibles de vous perturber lorsque les temps pour l’école, le travail et la détente sont clairement définis.
Enregistrement des réunions et appels
Si vous avez besoin d’horaires de travail souples pour vous occuper de vos enfants, une solution de communications unifiées vous permet d’enregistrer les appels. Ainsi, si vous devez vous éclipser d’une réunion pour aider vos enfants, vous pouvez immédiatement rattraper votre retard en écoutant ce que vous avez raté. Vous pouvez également suivre la réunion même en dehors de chez vous si besoin.
Créer un espace de travail dédié
Maintenir un équilibre entre votre vie professionnelle et personnelle exige de les maintenir une certaine distance entre les deux. Vos rôles de parent, d’employé(e) et de conjoint(e) peuvent facilement s'entremêler. Un espace de travail dédié peut aider à fixer des limites. Lorsque vous êtes « au bureau », demandez aux autres personnes vivant sous votre toit de toquer avant d’entrer. Lorsque vous sortez de votre bureau, cela veut dire qu'il est temps de laisser le travail derrière vous.
Maintenir la vie sociale de vos enfants
Les interactions sociales sont tout aussi importantes pour vos enfants que pour vous. Lorsque leurs amis et leurs activités leur manquent, encouragez-les à les appeler grâce aux technologies à votre disposition. Vos enfants seront plus à l’écoute s’ils peuvent interagir régulièrement avec leurs copains.
Les parents isolés font face à un défi supplémentaire et doivent affronter seuls ces situations. Le risque de voir leur agenda prendre l’eau est de fait, plus élevé. Vous et votre employeur devez garder à l’esprit que la communication et la collaboration avec les enfants est tout aussi importante que celles entre collègues.
En mal de productivité ? Voici quelques clés pour vous aider...
Avant la pandémie, les employés se disaient souvent plus productifs en télétravail. Pourquoi ? Moins de distractions et moins de réunions. Maintenant qu’ils doivent partager leur maison avec leur famille et faire face à l’anxiété causée par la pandémie de la COVID-19, ces mêmes employés trouvent les distractions quotidiennes plus nombreuses. Ils ont parfois du mal à maintenir leur productivité.
Voici nos meilleurs conseils pour garder le cap et venir à bout de vos tâches quotidiennes :
Organiser son temps en blocs
Difficile de vous concentrer avec autant d’agitation autour de vous ? Délimiter des créneaux horaires réservés au travail peut vous aider. Cette organisation de l’emploi du temps en blocs de temps consiste à désactiver vos e-mails et toute autre application de messagerie pour vous consacrer à une tâche ou un projet spécifique. En éliminant toute distraction, vous pourrez accomplir votre tâche plus rapidement, avec un résultat souvent meilleur. Une étude récente a montré que les personnes capables de prévoir des pauses ont 67 % de chance d’avoir le sentiment d’avoir passé une excellente journée. Ce pourcentage chute à 44 % lorsqu’elles sont régulièrement interrompues.
Établir une liste de choses à faire
Avant de terminer votre journée, définissez une liste des tâches à accomplir le lendemain. Lorsque vous savez à l’avance le travail à faire, il est plus simple pour vous de maintenir le cap et de venir à bout de vos tâches. Cela s’applique également aux réunions. Une solution de communications unifiées dotée d’une fonction intégrée de suivi de l’agenda vous permettra d’organiser vos conférences téléphoniques. Vous pouvez également attribuer des tâches à vous-même et à vos collègues, et suivre virtuellement les progrès réalisés.
Prévoir des pauses
Entre isolement et productivité en télétravail, il est surtout important de prendre du temps pour soi. La notion du temps se perd facilement face à l’écran. Vous pouvez passer des heures au bureau (qui peut être votre table de salle à manger) sans vous en rendre compte. De nombreux employés ont peur d’être trop distraits par les tâches domestiques. Souvent, l’opposé est également vrai : nous passons tout notre temps à notre bureau.
C’est pourquoi il est important de faire des pauses pour rester productif. Inscrire ces pauses dans votre emploi du temps quotidien vous permet de prendre du recul et d’empêcher que vos pauses ne s’étirent trop longtemps. Nous recommandons les arrêts de 15 à 20 minutes pour recharger vos batteries sans perdre de vue le travail restant à faire. Faites en sorte que vos pauses se composent d’activités ludiques et non stressantes.
L’anxiété est un mal qui affecte les employés du monde entier. Tout le monde appréhende l’avenir. La bonne nouvelle, c’est que le télétravail quotidien vous permet d’agir pour maintenir le lien social, préserver votre concentration et assurer votre productivité. Un bon équilibre entre les technologies de communication et les habitudes quotidiennes vous aidera à vous adapter à cette nouvelle « vie normale ».
