FR-FR
Si vous demandez à la plupart des membres de clubs-entrepôt (Sam's Club, Costco, etc.) ce qu'ils préfèrent lorsqu'ils font leurs achats, leur première réponse sera : les réductions. En second viennent les différents stands de dégustation répartis en divers points du magasin et offrant aux clients des en-cas pour recharger leurs batteries. Les échantillons gratuits sont la meilleure façon de faire tester des produits à de potentiels acheteurs et ainsi d'évaluer l'intérêt qu'ils suscitent. Ils ne constituent cependant pas un plat copieux et nourrissant. Et pourtant, de nombreux acheteurs optent pour ce format (disponible qu'en anglais) en guise de déjeuner.
La tendance des échantillons gratuits a atteint le monde de l'entreprise. Certaines sociétés s'appuient sur des versions d'essai de différents produits et des versions de base gratuites d'outils de collaboration, ainsi que sur d'autres applications similaires que les employés intègrent à leur environnement de travail. Il en résulte une expérience collaborative décousue, qui sur le long terme laissera votre entreprise sur sa faim et limitera ses performances.
Les échantillons gratuits sont très tentants
« Gratuit » est un bien joli mot. Dans le milieu professionnel, où les marges semblent diminuer et les prix augmenter chaque année, la tentation est forte de se tourner vers des outils de collaboration gratuits. Les applications dotées de versions gratuites et de fonctionnalités payantes que l'on peut ajouter par la suite sont également très attractives, car elles n'arrivent jamais à expiration. Même avec une version basique, la version gratuite vous permet toujours d'en faire plus que si vous n'aviez aucun outil, n'est-ce pas ?
Mais les versions d'essai et gratuites correspondent-elles aux besoins de votre entreprise ?
Pensez aux échantillons gratuits : parfois, nous les essayons juste parce qu'ils sont gratuits, sachant très bien que nous n'achèterons pas le produit. Si le même discours vaut pour vos outils de collaboration, vous risquez de faire face à un problème bien plus tôt que prévu : pourquoi utiliser des applications d'une faible utilité qui ne seront finalement pas intégrées à votre entreprise ? Bien que les produits gratuits soient tentants, il ne s'agit pas forcément d'un choix judicieux (que ce soit pour votre alimentation ou pour vos résultats).
Rien ne vaut un repas gratuit
Les versions dites gratuites peuvent éventuellement aider votre entreprise à titre exceptionnel, mais vous serez en fin de compte obligé de payer. Les versions d'essai viennent à expiration. Les applications de base offrent des fonctionnalités et un nombre d'utilisateurs limités. Et il n'est pas garanti que ces offres gratuites durent toujours ; or, leur disparition paralyserait brutalement la collaboration au sein de votre entreprise.
Dans un monde de plus en plus connecté, il devient risqué de compter sur une plateforme gratuite – sans aucun contrat, accord ni garantie – pour votre collaboration d'entreprise. Êtes-vous prêt à prendre ce risque ?
Comment justifier les dépenses en matière d’outils de collaboration d'équipe ?
Une connexion facilitée entre les employés et un accès rapide aux ressources de l'entreprise augmentent considérablement la productivité. À l'inverse, lorsque la collaboration est difficile, la perte de temps se transforme en perte financière : selon McKinsey & Company, un employé moyen passe presque deux heures par jour à pister ses collègues et à chercher des informations (disponible qu'en anglais). A elle seule, une technologie basée sur la collaboration permettrait à vos employés de gagner presque deux heures par jour ! Si vos employés travaillent 40 heures par semaine, deux heures par jour équivalent à 10 heures par semaine. 25 % de leur temps de travail (et de leur salaire) est donc perdu en raison d'une collaboration inefficace.
Un autre aspect de la collaboration d'équipe est la capacité à travailler en mode projet. Imaginez que vous ayez la possibilité de former des groupes pouvant accéder aux projets avec des mises à jour, un suivi et des informations en temps réel leur permettant de savoir qui est la dernière personne à avoir contribué au document et quelles modifications y ont été apportées. Imaginez la facilité avec laquelle vous pourriez intégrer un nouvel employé grâce à un suivi toujours actualisé de tout ce qui a été réalisé sur les projets qu'il ou elle devra gérer. Vous gagnerez ainsi encore plus de temps (et d'argent), comparé à d’autres entreprises.
Et le meilleur dans tout cela ? La collaboration d'équipe intégrant des fonctionnalités de gestion de projet n'est plus une fiction : c'est une réalité.
Ce qu'il faut prendre en compte pour bien choisir son outil de collaboration
Toutes les entreprises qui souhaitent être compétitives nécessitent davantage qu’un simple échantillon pour survivre. Si vos employés doivent collaborer pour développer vos activités, voici quelques éléments indispensables à un outil de collaboration professionnel :
- Une fonction de tchat accessible à l’ensemble de l'entreprise
- Des services de conférence audio, vidéo et Web avec partage d'écran
- Une approche mobile-first
- Un accès aux fichiers et aux documents quel que soit le lieu
- Une facilité d'utilisation
Un petit digestif
Un outil de collaboration approprié au sein de votre entreprise permet à vos employés d'en faire plus dans un même laps de temps. Découvrez de nouvelles sources d'efficacité grâce à une plate-forme qui prend en charge la gestion de projet. Cet investissement améliore la productivité de vos employés, qui peuvent travailler partout et à tout moment. De bons outils inciteront vos employés à en faire plus pendant leur temps de travail et pour votre entreprise (tout comme un repas bien équilibré offre une énergie plus durable et de meilleure qualité qu'un repas sur le pouce).
