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Lorsque les entreprises évaluent leurs besoins en matière de communications unifiées et de collaboration (UCC), elles se focalisent souvent sur l'optimisation des communications dans leurs propres processus opérationnels, notamment sur la manière dont leurs employés travaillent ensemble à l'aide d'outils de communication vocale, de vidéo et de messagerie. Cela étant, qu'advient-il lorsque les clients, organisations ou fournisseurs avec lesquels vous traitez habituellement doivent collaborer directement avec vous sur un projet ? Le coût des déplacements nécessaires pour assister aux réunions en personne est souvent prohibitif, tandis que les appels téléphoniques et les e-mails sont d'une utilité relative lorsqu'il s'agit d'entreprendre un projet de recherche, de soumettre de nouveaux projets ou de résoudre des problèmes complexes.
Pour pallier ces difficultés, de nombreuses entreprises se tournent vers leurs outils de collaboration internes, dans l'espoir que d'autres entreprises les utilisent également. Compte tenu du nombre d'outils de collaboration disponibles sur le marché, il peut vite devenir compliqué de travailler au-delà des frontières organisationnelles. Heureusement, il existe des solutions performantes pour rationaliser ce processus, afin que votre équipe reste concentrée sur la résolution des problèmes et la conclusion de transactions, sans s'emmêler avec les différentes applications de collaboration.
Tenez-vous-en à ce que vous connaissez.
Certaines organisations choisissent de déployer plusieurs outils de collaboration pour rester en contact avec des clients ou d'autres collègues de l'extérieur. La meilleure approche, toutefois, consiste à rechercher un outil de collaboration adapté à tous les cas de figure. Avec un outil de collaboration capable de passer outre les frontières organisationnelles, inutile de gérer plusieurs applications, d'engager davantage de frais et d'adapter le choix de l'outil à utiliser aux circonstances.
Au lieu de composer avec différents fournisseurs, les entreprises avisées recherchent un outil de communications unifiées conçu pour s'intégrer avec d'autres outils de communication et collaborer avec ceux-ci, tout en limitant au maximum les perturbations pour les utilisateurs. En utilisant le bon type d'outil de collaboration, votre équipe peut communiquer efficacement sur différentes plates-formes à partir de son propre système, sans intermédiaire nécessaire au niveau utilisateur.
Vous utilisez MiCollab tandis que votre interlocuteur est sous Skype Entreprise. Aucun problème !
Une fois que vous avez installé un outil de communication approprié, vous n'avez plus à vous soucier des systèmes qu'utilisent chacun de vos clients, partenaires ou autres collaborateurs. Au lieu de cela, les utilisateurs peuvent discuter directement quelle que soit leur plate-forme, par le biais d'outils de communication fédérés tels que MiCollab.
Par exemple, grâce à un outil de collaboration fédérée, un employé peut utiliser MiCollab pour envoyer un message de discussion en ligne à un collègue d'une autre organisation, qui le recevra de son côté sur son interface Skype Entreprise. Il s'agit en l'occurrence de trouver un outil de communication capable de gérer la fédération entre plusieurs fournisseurs, de sorte que vos utilisateurs ne perdent pas de temps à tenter de se joindre.
Qu'en est-il de la collaboration continue ?
La discussion en ligne n'est pas le seul canal dont votre équipe a besoin pour travailler avec des personnes extérieures à votre organisation. Pour mener à bien des projets, il est nécessaire de disposer d'un espace dédié au stockage des documents partagés, d'un système de discussion asynchrone et d'une visibilité de groupe, sans encombrer les boîtes de réception d'e-mails. La gestion de projets s'avère encore plus stratégique en cas de collaboration entre différentes organisations, celles-ci ne disposant pas des mêmes systèmes de stockage internes.
Avec une application de discussion en équipe facile d'accès pour les utilisateurs externes, votre équipe peut inviter des intervenants tiers aux sessions de partage de fichiers, de discussion en ligne et de vidéoconférence, le tout depuis une même interface unifiée. Les interfaces de certaines applications telles que MiTeam comprennent même des planificateurs de listes de tâches à accomplir, permettant de suivre la progression du projet.
Et ensuite ?
Les communications optimales entre différentes organisations, et non juste entre des services internes, constituent l'avenir de la collaboration. Il est temps que votre entreprise étudie les différents modes d'interaction avec des clients, fournisseurs et entre collègues qui s'offrent à elle. Vos outils de communication fournissent-ils une expérience efficace et homogène à l'intérieur comme à l'extérieur de votre organisation ? Si ce n'est pas le cas, ils le devraient.
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