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De nombreuses organisations et entreprises dans le monde disposent désormais de pièces libres, autrefois remplies de câbles, de boîtes noires et de voyants clignotants. Ces locaux abritent une armoire téléphonique poussiéreuse, ne contenant qu'un seul terminal, ou parfois un baby-foot que les employés du service informatique utilisent pour décompresser.
Le cloud, et notamment les communications hébergées sur le cloud, sont à l'origine de cette transformation qui a bouleversé le paysage informatique. Certains professionnels de l'informatique ont accueilli ce changement à bras ouverts. D'autres préparent progressivement la migration vers des systèmes PBX hébergés. D'autres enfin conservent leur solution PBX sur site, par choix ou par nécessité.
Découvrez pourquoi certains professionnels de l'informatique installent des tables de jeu dans leurs salles de serveurs vides tandis que d'autres démêlent des fils et surveillent des voyants clignotants, et découvrez quelle solution est la plus logique pour chaque approche.
Les communications dans le cloud pour les Nuls :
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Budgétisation des systèmes PBX hébergés et sur site
Comment allons-nous financer cela ? Aucun professionnel de l'informatique n'échappe à cette question. Face aux restrictions budgétaires et aux exigences accrues, il devient de plus en plus difficile d'y répondre chaque année.
Les solutions de communications PBX sur site permettent aux professionnels de l'informatique de réaliser des économies sur les coûts des systèmes téléphoniques les années où aucun remplacement de matériel ni aucune mise à niveau logicielle majeure n'est prévue. Le système téléphonique leur appartient et réalise les tâches pour lesquelles il a été conçu.
Toutefois, ce coût peut exploser lorsqu'une mise à niveau, un remplacement ou une extension est nécessaire. Plus l'entreprise est grande, plus le coût est élevé. Les calendriers de mise à niveau des technologies PBX ne peuvent masquer l'évidence : les cycles de remplacement raccourcissent et les fonctionnalités évoluent de plus en plus vite.
Les serveurs PBX sur site peuvent cesser de fonctionner subitement, que leur remplacement soit prévu ou non dans le budget. La mise à jour d'un système intégré peut révéler des problèmes de compatibilité et entraîner une mise à niveau imprévue.
Même la croissance soudaine de l'entreprise peut déstabiliser les budgets informatiques du fait de l'augmentation du taux d'utilisation du système. De plus, les coûts d'extension, de remplacement et de mise à niveau d'un système PBX sur site ne peuvent être étalés dans le temps. Tout doit être fait en même temps.
Certains professionnels de l'informatique préfèrent la prévisibilité des solutions PBX hébergées sur le cloud. La plupart des fournisseurs de solutions de communication appliquent une tarification mensuelle, trimestrielle ou annuelle par utilisateur. Ainsi, les entreprises qui utilisent ce système maîtrisent leur budget et évitent les explosions de coûts imprévues d'un système sur site.
L'entreprise se développe ? Le système PBX hébergé sur le cloud évolue avec elle au lieu d'alterner entre des périodes de surutilisation et de sous-utilisation.
Remplacement, extension et mise à niveau des systèmes PBX hébergés et sur site
D'après la loi de Moore, la technologie évolue à un rythme exponentiel. Cela s'applique également aux systèmes de communication d'entreprise.
Dans le cas des systèmes PBX sur site, les professionnels de l'informatique doivent planifier régulièrement le remplacement du matériel afin de s'adapter aux normes du secteur. Même s'ils utilisent un matériel plus ancien, ils savent que les exigences et la compatibilité des nouveaux logiciels peuvent parfois les forcer à effectuer la mise à niveau ou le remplacement plus tôt que prévu. Ce type d'imprévus empêche toute initiative chez la plupart des professionnels de l'informatique.
Les professionnels ayant opté pour des systèmes PBX hébergés sur le cloud apprécient le fait de disposer d'un matériel à jour et de ne jamais avoir à le remplacer. Ils n'envoient plus de matériel à la décharge chaque année.
Les mises à jour logicielles sont intégrées et compatibles avec la plupart des systèmes de communication sur le cloud, et de nouvelles applications sont régulièrement ajoutées pour étendre les fonctionnalités. Enfin, les utilisateurs peuvent facilement faire évoluer le système téléphonique avec leur activité, comme s'ils ajoutaient une licence, sans analyser leurs besoins futurs en détail ni improviser d'ajustements de dernière minute. Les capacités sont utilisées à 100 %.
Soutenir le BYOD (bring-your-own-device) avec votre solution PBX
En raison des modalités de travail plus flexibles et de l'évolution technologique des appareils grand public, de plus en plus d'utilisateurs demandent à utiliser leurs terminaux personnels. Plus les attentes augmentent, plus la pression sur les professionnels de l'informatique est importante.
Si le suivi des cycles économiques n'est déjà pas simple, celui de l'évolution des produits de consommation est encore plus compliqué. D'après l'EPA, la durée de vie moyenne d'un téléphone portable aux États-Unis est de 18 mois.
Les systèmes PBX sur site peinent à suivre le rythme de l'innovation, notamment lorsque de nouvelles normes en matière d'appareils mobiles ou de tablettes nécessitent une mise à jour logicielle ou matérielle (l'entreprise doit alors décider de ne pas prendre en charge les appareils de certains employés).
En revanche, un fournisseur de solutions de communication intelligente dans le cloud peut mettre en commun les ressources de l'ensemble de ses abonnés afin de résoudre les demandes de compatibilité courantes (ex. : prise en charge des téléphones portables et des tablettes). Il peut facilement publier des mises à jour logicielles et les envoyer automatiquement à l'ensemble des entreprises clientes. C'est la raison pour laquelle de nombreux professionnels de l'informatique travaillant dans des environnements propices à l'utilisation d'appareils personnels optent pour des systèmes PBX hébergés sur le cloud.
Gestion de l'intégration des systèmes téléphoniques entre plusieurs sites
Gérer les communications d'une entreprise sur un site unique représente un défi en soi. Le défi est encore plus difficile à relever lorsque les entreprises possèdent plusieurs sites qui doivent communiquer entre eux pour faire avancer le travail.
Dans le cas des systèmes PBX sur plusieurs sites, le professionnel de l'informatique doit gérer divers sites utilisant des systèmes disparates, datant de différentes époques et offrant des fonctionnalités variées. Parfois, ces systèmes ne proviennent pas du même fournisseur.
Certaines fonctionnalités peuvent devenir inutilisables en raison de problèmes d'interopérabilité. Une communication inefficace peut entraîner une perte de productivité. L'uniformisation des sites s'avère parfois quasi-impossible.
Pour toutes ces raisons, certains professionnels de l'informatique préfèrent aujourd'hui l'unité offerte par les systèmes téléphoniques hébergés. Tous les sites bénéficient ainsi de fonctionnalités standardisées et d'une interopérabilité totale. Les mises à niveau s'effectuent partout en même temps. La maintenance est assurée par le fournisseur de PBX hébergé, ce qui permet de réduire le nombre de ressources dédiées à la compréhension et à l'utilisation des systèmes dans l'entreprise. Cela permet également d'harmoniser tous les processus et les procédures pour une meilleure efficacité.
Grâce à leur simplicité de mise en œuvre et d'entretien, les systèmes PBX hébergés sur le cloud sont parfaits pour les professionnels de l'informatique souhaitant établir un système téléphonique entre plusieurs sites ou campus.
Certains professionnels de l'informatique commencent même par établir un système basé sur le cloud sur un site, intégré à un plus large système de communications hybride sur le cloud, avant de transférer progressivement sur le cloud les autres sites dont les systèmes PBX sur site sont devenus obsolètes. Cette approche par paliers a le vent en poupe auprès des entreprises qui souhaitent effectuer une transition en douceur.
Différences de besoins en personnel entre les systèmes téléphoniques hébergés et les systèmes PBX sur site
Dans une approche matérielle, les professionnels de l'informatique comptent sur leurs employés pour entretenir le système téléphonique. En d'autres termes, ils doivent piocher dans un vivier de talents possédant différents niveaux de compétences et de connaissances techniques sur leurs plates-formes de communications spécifiques.
Ces employés peuvent tomber malades, oublier certaines choses, quitter l'entreprise ou tout simplement ne pas correspondre aux attentes. Ils peuvent même être chargés d'autres tâches informatiques prenant le pas sur la réparation et l'amélioration du système PBX.
Avec les systèmes téléphoniques hébergés, les professionnels de l'informatique n'ont qu'une seule chose à vérifier : la régularité du paiement. Le fournisseur de services est entièrement responsable du fonctionnement et de l'entretien du système PBX. Une panne imprévue ? C'est le fournisseur de services qui s'en charge. Une grosse mise à jour logicielle ? Idem. Un problème d'interopérabilité ? C'est la faute du fournisseur de services. Il connaît parfaitement les systèmes téléphoniques qu'il propose et est le seul à blâmer en cas de problème.
Fiabilité et continuité du système téléphonique garanties
La solidité d'un système informatique repose sur le plus faible de ses maillons. Toutefois, les systèmes téléphoniques d'entreprise comportent une multitude d'éléments : les utilisateurs, les administrateurs, les autres systèmes, etc.
Certains professionnels de l'informatique se sentent davantage en sécurité lorsque le matériel est géré localement. En cas de problème, c'est très simple : il suffit de se rendre rapidement dans la pièce où se trouve l'armoire de serveurs. De plus, le système lui-même peut être très résistant.
Cependant, un système PBX sur site peut également dépendre d'autres facteurs que l'entreprise ne maîtrise pas, comme une panne du réseau électrique, une coupure d'Internet ou encore une tornade géante qui se dirige tout droit sur vos installations.
Si une entreprise souhaite égaler la fiabilité et la continuité d'un centre de données de niveau 4, son système téléphonique doit pouvoir faire face à tout type de menace. Cependant, la plupart des entreprises ne disposent pas de systèmes de refroidissement à double alimentation, ni d'une infrastructure de site tolérante aux pannes ou dotée de plusieurs canaux de distribution indépendants.
En optant pour un système téléphonique hébergé, ces entreprises bénéficient d'un niveau de fiabilité et de redondance difficile et cher à atteindre avec un système PBX sur site.
Le système téléphonique basé sur le cloud est fiable par nature. Vous n'avez pas besoin de le surveiller pour garantir les niveaux de service. Finie la panique lorsqu'un serveur tombe en panne et paralyse l'entreprise. Le cloud ne s'arrête jamais.
Gestion de la reprise après sinistre avec des systèmes téléphoniques hébergés ou sur site
Les catastrophes naturelles font partie des pannes les plus graves qu'un système téléphonique peut rencontrer. De plus, ces événements sont la plupart du temps imprévisibles. Il n'est pas étonnant de constater que tant de livres, de manuels et de formations soient consacrés à ce sujet chaque année.
La est un sujet sensible pour les systèmes PBX sur site. Si les locaux d'une entreprise sont touchés, son équipement téléphonique peut être irrémédiablement endommagé. Son investissement peut partir en fumée. La configuration, l'installation, le provisionnement du système ... tout disparaît. Il faut alors repartir de zéro, ce qui prend du temps et coûte très cher.
Avec un système PBX hébergé, cependant, l'entreprise peut s'installer dans de nouveaux locaux (ou recourir au télétravail) et reprendre son activité comme si de rien n'était. La configuration complète de l'entreprise est stockée sur le cloud. Il lui suffit de se reconnecter pour tout récupérer.
Outre les économies sur le remplacement du matériel, de nombreux professionnels de l'informatique préfèrent les systèmes PBX hébergés car ils contribuent à réduire la perte de chiffre d'affaire en cas de catastrophe naturelle. En effet, le délai de reprise après sinistre d'un système téléphonique sur le cloud est bien plus court que celui d'un système PBX sur site. Si le chiffre d'affaires d'une entreprise dépend fortement de la communication, la limitation du temps d'arrêt est vitale.
À vous de jouer
Les professionnels de l'informatique sont futés. Il leur incombe de sélectionner la technologie la mieux adaptée pour l'entreprise. Certains nécessitent des systèmes PBX sur site pour s'adapter à leurs besoins. D'autres opteront pour un système téléphonique sur le cloud qui ouvre de nouvelles possibilités et libère de la place. Dans tous les cas, ils devront surmonter des obstacles technologiques et fiscaux afin d'exploiter la technologie choisie de façon efficace et économique.
