Virtuelles Onboarding in der COVID-Ära

Aktuelle Neueinstellungen beginnen ihre Arbeit unter ungewöhnlichen Umständen. Mitten in einer Pandemie treten sie durch virtuelles Onboarding ihre neue Rolle in der Firma an. Der erste Arbeitstag startet im Home-Office und nicht mit dem Betreten der Unternehmenslobby. Anstelle einer persönlichen Begrüßung durch die Personalabteilung und ihr Team, sitzen sie zunächst vor ihrem Computer, und ihre Familie ist nur wenige Schritte entfernt. Laptops und Unterlagen werden an sie versendet und nicht persönlich übergeben. Die Vorstellung der Kollegen erfolgt über Videoanrufe.

72 % der Unternehmen erwarten einen schrittweisen Ansatz zur Wiedereröffnung ihrer Büros.

– CBRE-Umfrage

Dieser außergewöhnliche Prozess kann für einige entmutigend und für andere wiederum erfreulich sein. Und er wird wahrscheinlich für einige Zeit die Norm bleiben. Laut einer kürzlich durchgeführten CBRE-Umfrage erwarten 72 % der Unternehmen eine schrittweise Wiedereröffnung ihrer Büros. In der Zwischenzeit geben 52 % ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, auf unbestimmte Zeit von zu Hause aus zu arbeiten. Dies bedeutet, dass virtuelle Onboarding-Pläne wichtiger denn je geworden sind und dass sie so effektiv und nahtlos sein müssen wie das persönliche Onboarding

52 % [der Unternehmen] geben ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, auf unbestimmte Zeit von zu Hause aus zu arbeiten.

– CBRE-Umfrage

Diese Onboarding-Strategien müssen speziell für die Remote-Arbeitsumgebung entwickelt werden, um erfolgreich zu sein. Die Personalabteilung muss sich überlegen, wie sie die üblichen Schritte anpassen und verbessern kann.

Laut den Mitarbeitern selbst sind dies die Schlüssel zur Anpassung des Onboarding-Erlebnisses an die Welt der Remote-Arbeit.

Noch vor dem ersten Tag vollständig ausgestattet sein

Bevor neue Mitarbeiter am Arbeitsplatz eintreffen, werden Vorbereitungen getroffen. Somit sichern Sie neuen Kollegen einen angenehmen Start, wenn diese vor dem Startdatum mit den Tools ausgestattet sind, die sie für die Remote-Arbeit benötigen. Beispielsweise mit einem konfigurierten Laptop mit Zugriff auf Unternehmenssysteme. So beginnen die Mitarbeiter ihre neue Rolle gut vorbereitet.

„Ich hatte keine Ahnung, wie ich den neuen Job in einer neuen Branche und einem völlig anderen Arbeitsumfeld beginnen sollte“, sagt Keaton Kavanagh, der zu Beginn der Pandemie als Business-Development-Vertreter in Großbritannien zu Mitel kam. „Dieses Gefühl der Verunsicherung verschwand sobald ich meinen Laptop mit Kopfhörern und Ladegerät erhielt. Um ehrlich zu sein, war ich sofort motiviert!“

Ergonomie kann genauso wichtig sein wie die Ausrüstung, auch außerhalb der Unternehmenszentrale. Daher sollte die Personalabteilung planen, Verbrauchsmaterialien und Möbel bereitzustellen, die neuen Mitarbeitern helfen, ihr Home-Office funktionell zu gestalten. Überlegen Sie, ob Ihre neuen Mitarbeiter Schreibtische, Stühle, zusätzliche Bildschirme und Verbrauchsmaterialien wie Notizbücher und Papier benötigen.

Kollaborationswerkzeuge, wie gemeinsam genutzte digitale Arbeitsbereiche und Online-Lernen, verkürzen auch die Einarbeitungszeit der neuen Mitarbeiter. Sie helfen Neulingen, sich schneller mit dem Unternehmen vertraut zu machen, einschließlich Richtlinien und Produkten. Sie helfen den Mitarbeitern dabei, ihre beruflichen Fähigkeiten in ihrem eigenen Tempo zu verbessern.

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Vom ersten Tag an Beziehungen aufbauen

Bei so viel neuer Information in den ersten Wochen ist es wichtig, dass neue Mitarbeiter schnell starke Beziehungen zu ihren Teamkollegen und anderen in der gesamten Organisation aufbauen. Der erste Eindruck ist entscheidend: Ein einfacher Videoanruf kann eine gute Lösung sein in dieser Anfangsphase.

Indem sich die Manager selbst vorstellen und neue Mitarbeiter zu einer Vielzahl von Besprechungen einladen, können sie diesen wichtigen Beziehungsaufbau unterstützen. Insbesondere Meetings helfen den neuen Kollegen in alle Aspekte des Geschäfts einzutauchen, um schnell auf den neuesten Stand zu kommen und wichtige Verbindungen im gesamten Unternehmen herzustellen.

„Via MiTeam Meetings wurde ich allen vorgestellt, mit denen ich eng zusammenarbeiten muss“, sagt Jeyda Karamehmet, neue Senior-Marketing-Spezialistin bei Mitel. „Nach zwei Monaten habe ich mich erfolgreich in die neue Rolle eingearbeitet und mich auf Fernarbeit eingestellt.“ 

Mentoren können ebenfalls den neuen Mitarbeitern dabei helfen, die neuen Unternehmensstrukturen und insbesondere die Unternehmenskultur besser zu verstehen. Keatons Mentor führte ihn beispielsweise in Videogesprächen durch Unternehmenspraktiken und -systeme und gab Einblicke in relevantes Unternehmenswissen.

„Er ist jemand, mit dem ich über alles sprechen kann, und ich kann mir sicher dein, dass es unter uns bleibt“, sagt Keaton.

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Virtuelles Management von Remote-Teams

Für neu eingestellte Manager besteht die wichtigste Aufgabe darin, ihr Team kennenzulernen. Remote-Arbeit kann dabei ein großes Hindernis sein.

Matthew Robinson, Business-Development-Manager bei Mitel International, erinnert sich, dass es eine Herausforderung war, sich in seinem Team zurechtzufinden. „Ich freute mich darauf, mein Team kennenzulernen, aber ehrlich gesagt hätte ich das lieber im Büro getan“, sagt er. „Es ist nur menschlich, dass wir durch Sehen und Hören besser lernen, was andere tun.“ Er glaubt, dass der fehlende direkte Kontakt – unvermeidlich während der Pandemie – diesen ganzen Prozess verlangsamt hat.

Die Technologie hat ihm jedoch geholfen, diese Lücke zu schließen. Durch die Verwendung von MiCollab war Matthew in der Lage, Zeit mit seinem Team zu verbringen und sich so ein Bild von deren Aktivitäten sowie Stärken und Schwächen zu machen. Laut Jeyda ist MiCollab von größter Bedeutung, damit sie mit ihrem Team in Verbindung bleiben kann.

„Angesichts der unterschiedlichen Zeitzonen kann ich viel erreichen und effektiv mit dem internationalen Team kommunizieren“, sagt sie. „Mit den Kommunikationslösungen von Mitel sind wir in einer sehr guten Position, um nahtlos remote arbeiten zu können.“

Anpassung an Remote-Arbeit

Neben dem Fachwissen ihrer Position müssen neue Mitarbeiter auch lernen, wie man remote arbeitet. Ironischerweise können sie das nicht alleine schaffen. Es ist die Aufgabe ihrer Manager und Personalleiter, den Ton anzugeben und sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter die Grundregeln verstehen.

Ein Vorteil der Fernarbeit besteht darin, dass weniger Unterbrechungen auftreten. Ohne Ablenkungen im Büro arbeiten die Mitarbeiter zu Hause jedoch in der Regel lange Zeiten ohne Pausen. Manager sollten sich darüber im Klaren sein, was erwartet wird, und gesunde Gewohnheiten fördern. Aber die Mitarbeiter müssen bereit sein, diesen Rat zu befolgen –insbesondere wenn sie neu im Job sind und versuchen, ihre Arbeitsleistung unter Beweis zu stellen.

„Ich war überrascht, wie schnell alles ging und die wie Tage einfach so vergingen“, sagt Matthew. „Ich musste einsehen, dass es gut ist, mir Zeit zu geben und regelmäßig Pausen von meinem Bildschirm einzulegen.“

Außerdem kann Remote-Arbeit die Heimdynamik stören. Viele Remote-Mitarbeiter teilen ihren Arbeitsbereich mit Ehepartnern und Kindern und müssen sich möglicherweise an den Zeitplan des Haushalts anpassen. Es kann auch andere Störungen geben: Hunde, die bellen, und Katzen, die vor Monitoren liegen und über Tastaturen laufen. Wenn diese Dinge passieren, hilft Humor immer.

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Erfolg beim virtuellen Onboarding

Mehrere Wochen nach dem Remote-Onboarding geben neue Mitarbeiter von Mitel ihrem Onboarding-Prozess gute Noten und sind zuversichtlich, dass sie sich gut eingearbeitet haben. Noch dazu haben sie die Vorteile der Remote-Arbeit entdeckt.

„Ich hätte zuvor nie gedacht, dass ich von zu Hause aus arbeiten könnte. Ich glaube, ich bin in einer Büroumgebung immer noch besser, aber ich kann mich zu Hause besser konzentrieren“, sagt Matthew. „Obwohl ich zwei sehr laute Hunde habe, erlebe ich weniger Unterbrechungen als in einer Büroumgebung.“

Intelligentes virtuelles Onboarding und leistungsstarke Tools für Kommunikation und Zusammenarbeit haben den Start von Matthew, Jeyda und Keaton erleichtert und ihnen geholfen, globale Kollegen kennenzulernen und über Zeitzonen hinweg nahtlos zusammenzuarbeiten.

„Der Beitritt zu einem Unternehmen während einer von unserer Regierung auferlegten Ausgangssperre war wirklich beeindruckend“, sagt Matthew. „Während viele Unternehmen staatliche Unterstützung beantragt und angefangen haben, Mitarbeiter zu beurlauben, hat Mitel flexibel auf Remote-Arbeit umgestellt.“ Wir verfügen über die Technologie, mit der wir wie gewohnt weiterarbeiten können. Dies ist eine großartige Botschaft für andere Unternehmen, die den Wechsel vornehmen mussten, aber mit ihrer Technologie Herausforderungen hatten.

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