Qu’est-ce qu’un poste de travail partagé ?

Le poste de travail partagé, aussi appelé hot desking, est une organisation flexible où les employés n’ont pas de bureau fixe mais utilisent les espaces disponibles selon leurs besoins. Popularisé dans les années 1990 et aujourd’hui facilité par les technologies cloud et VoIP, ce modèle permet aux entreprises de réduire leurs coûts immobiliers, de favoriser le télétravail et de renforcer la collaboration entre équipes. Adopté à grande échelle ou pour des services spécifiques, le poste de travail partagé s’impose comme une solution moderne pour accompagner l’évolution des modes de travail.

Qu’est-ce qu’un poste de travail partagé ?

Le poste de travail partagé (ou hot desking) est une méthode d’organisation des bureaux où les employés utilisent l’espace disponible sans avoir de bureau attribué de manière fixe. Ce concept, apparu dans les années 1990, a été largement facilité par les évolutions technologiques qui le rendent aujourd’hui plus simple et accessible. Certaines entreprises adoptent le poste de travail partagé pour l’ensemble de leurs collaborateurs, tandis que d’autres l’utilisent uniquement pour certains rôles ou espaces spécifiques.

Avec le poste de travail partagé, les employés peuvent généralement utiliser n’importe quel téléphone du réseau en se connectant avec leurs identifiants fournis par l’équipe IT. Les systèmes basés sur le cloud rendent également possible le travail à distance et flexible, grâce à des outils tels que la communication VoIP, la virtualisation de bureau et bien plus encore.

Les avantages du poste de travail partagé

Mettre en place une stratégie de poste de travail partagé dans votre organisation peut contribuer à réduire considérablement les coûts. Pour de nombreuses entreprises, cela apporte une flexibilité accrue à leurs collaborateurs en favorisant le travail à distance, tout en réduisant les dépenses liées aux espaces de bureau physiques.

Le télétravail ne doit pas forcément être à temps plein. Proposer du travail hybride combiné au poste de travail partagé permet de limiter les besoins en immobilier en réduisant le nombre de postes nécessaires simultanément dans vos locaux. Cela évite également les espaces inutilisés lorsque les employés disposant d’un bureau fixe sont absents (vacances, maladie, déplacements).

De plus, l’IT n’a plus à gérer de lourdes reconfigurations matérielles lorsque les collaborateurs changent de bureau. L’employé peut simplement s’installer à un autre poste et se connecter au téléphone déjà en place.

Poste de travail partagé et collaboration

Dans les environnements de travail flexibles ou à distance, ainsi que pour certaines fonctions comme la vente ou le conseil, où la majorité des tâches se font en dehors du bureau, l’adoption du poste de travail partagé reste un moyen efficace de garder les équipes connectées malgré la mobilité.

Il a également été démontré que ce modèle améliore le moral des employés et favorise la cohésion. Contrairement à un environnement de bureau traditionnel où chacun reste cantonné à son espace attribué, le poste de travail partagé encourage des échanges plus variés et stimule la collaboration entre départements.