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Alors que le monde connaît une renaissance de la transformation numérique, il est temps de réexaminer vos flux de travail et de les optimiser pour maximiser la collaboration en équipe et la productivité. À titre d’exemple, Masaaki Imai, le père de l’approche Kaizen, a transformé Toyota en leader industriel grâce à des flux de travail efficaces qui ont donné un avantage compétitif à l’entreprise. Ce même principe s’applique aux entreprises qui produisent des données ou des idées.
La collaboration en équipe est arrivée
L’une des grandes causes de l’inefficacité et de la négligence des flux de travail en entreprise est l’absence de mise en œuvre efficace des outils de collaboration en équipe. Il ne fait aucun doute que ces outils sont vitaux pour répondre aux besoins des employés d’une entreprise. Nous pouvons également voir, grâce à certains chefs de file du secteur qui se targuent de leurs impressionnants chiffres d’installations, que ces outils sont déployés dans les entreprises. Et, grâce à un nouvel indicateur, le nombre d’utilisateurs actifs quotidiens (DAU, de l’anglais Daily Active Users), nous pouvons voir que ces outils sont utilisés. Cependant, même les entreprises dont le quota d’utilisateurs actifs est élevé sont confrontées à des flux de travail hautement inefficaces.
Ce qui semble manquer au débat, c’est COMMENT et POURQUOI les employés utilisent ces outils.
Utiliser n’est pas adopter
Si vous avez acheté une licence d’entreprise pour un outil de collaboration d’équipe, effectuez quelques recherches. Vous remarquerez peut-être que les e-mails et la messagerie vocale ne sont pas moins utilisés qu’avant et que l’outil de collaboration en équipe sert principalement à de petits segments de l’entreprise. Imaginez que ceux qui utilisent l’outil le font simplement pour la messagerie instantanée et le partage de fichiers, et que leur utilisation ressemble plus à un groupe Facebook qu’à des équipes performantes s’attaquant méthodiquement à des projets complexes. En pratique, inutile de l’imaginer : c’est la réalité de beaucoup trop d’entreprises.
Mais alors, POURQUOI ?
Parce que pour le fournisseur, la réussite se traduit par un bon de commande, tandis que pour le service informatique, la réussite est une bonne installation du logiciel. Personne ne va demander si « Les opérations commerciales ont fondamentalement changé grâce à cet outil ». Comment le mesurer ? En anecdotes ? En réduction du volume d’e-mails ? Cela traduit seulement l’utilisation, pas l’adoption. L’adoption apporte un changement dans la manière de travailler aujourd’hui, par rapport à hier.
Tout passe par les flux de travail
« It's the economy, Stupid! » Une phrase pour rappeler la priorité numéro un. James Carville, conseiller de celui qui était alors candidat à la présidence américaine, Bill Clinton, l’a placardée dans le quartier général de la campagne électorale de 1992, pour que son équipe reste en phase. Lorsque vous décidez de tirer parti des technologies de collaboration en équipe, vous aussi devez rester en phase avec votre propre cri de ralliement : tout passe par les flux de travail.
Commencez par déterminer comment vos employés effectuent leur tâches, où se trouvent les problèmes et les lacunes et quels produits sur le marché sont les mieux adaptés pour combler ces manques en renforçant l’efficacité et la productivité. Gardez à l’esprit que, même s’il semble logique que « ce qui vaut pour l’un vaut aussi pour l’autre », un examen plus critique fait souvent apparaître que des différences dans le fonctionnement du service des opérations par rapport aux ventes, qui fonctionnent elles-mêmes différemment du marketing, etc. Le modèle universel n’existe pas.
Comprendre le fonctionnement des tâches courantes de chaque service et le temps qu’elles prennent signifie que, lorsque vous introduisez des outils de collaboration en équipe dans ce service, vous pouvez mesurer leur impact sur la productivité – ce qui était l’intérêt de l’outil, à la base.
Le kaizen pour optimiser la méthode
Un kaizen, terme japonais pour désigner l’analyse à vocation d’« amélioration continue », est un excellent moyen de comprendre où le travail est effectué avant de déterminer l’impact de la collaboration sur la productivité. Bien qu’il ait été conçu à l’origine pour les procédés industriels, la mise en œuvre moderne du kaizen s’est trouvée de nombreuses applications, des processus commerciaux à la vie personnelle. C’est là qu’intervient la collaboration en équipe et que vous évaluez si les promesses de votre application de collaboration sont tenues.
Mona Abou-Sayed, vice-présidente de la collaboration et des applications chez Mitel, est passée maîtresse dans l’art de diriger les équipes au travers d’exercices kaizen permettant d’élucider la manière dont le travail est effectué, de localiser le gâchis, et de faciliter la création de processus plus efficaces et mesurables. Identifiez un collaborateur de votre entreprise doué pour cet exercice et laissez-le essayer de diriger un kaizen ciblant la collaboration et les flux de travail.
Flux de travail : les pratiques d’excellence vont transformer le paysage collaboratif
Et si, lorsque vous considérez un nouvel outil de collaboration en équipe, votre fournisseur vous montrait les meilleures pratiques d’intégration pour votre équipe RH et vous permettant d’observer des employés travaillant concrètement de cette manière ? Et s’il était possible de le faire dans chaque service de votre entreprise ?
Dans le secteur de la collaboration, tous les acteurs se battent pour établir la plus grande bibliothèque d’intégrations d’API, dans autant de systèmes de gestion du travail que possible. Ne vous méprenez pas : c’est important. Mais quand on parle de flux de travail, alors l’intégration ne suffit pas. Il faut des pratiques d’excellence pour guider les utilisateurs de ces systèmes de gestion du travail et les aider à tirer profit de l’application avec la collaboration d’équipe, pour enfin changer les méthodes de travail dans un service.
D’un point de vue fonctionnel, les produits de pointe convergeront autour d’un ensemble de fonctionnalités clés. Ils disposeront tous des mêmes intégrations d’API, mais le nombre d’API qu’un outil intègre secondaire s’il n’intègre pas celles dont vous avez besoin. Tous afficheront les logos de grandes marques sur leurs présentations commerciales. Cependant, ils seront peu (voire aucun) à vous consulter concernant vos flux de travail.
Tout prestataire à même de prouver qu’il comprend fondamentalement la nature du travail et comment en mesurer la productivité aura une voie toute tracée pour prouver sa propre efficacité pour ce qui est de répondre aux besoins en collaboration d’une entreprise.
Ciblez les flux de travail pour renforcer l’adoption
Avant d’explorer le marché et d’acheter une licence d’entreprise pour un outil de collaboration en équipe, effectuez quelques recherches pour comprendre comment les services clés utiliseront la fonctionnalité. Il est impératif de savoir quels flux de travail changeront, et comment ils changeront, après le lancement de la plateforme. Ce n’est qu’après avoir organisé un atelier ou un kaizen sur les flux de travail pour comprendre les tâches que vos employés accomplissent que vous pourrez déterminer précisément ce que l’outil de collaboration en équipe peut vous apporter en termes d’adoption et de productivité.
