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Les technologies nous aident à adapter notre quotidien, et les entreprises n'y font pas exception. Toutefois, la façon dont les gens utilisent la technologie évolue de plus en plus vite. Les comportements et attentes des clients bouleversent l'environnement professionnel, donnant lieu à de nouvelles exigences et de nouvelles méthodes de travail. Pour vous adapter à cette évolution, vous devez en comprendre les facteurs décisifs. C'est pourquoi nous allons examiner plusieurs grandes tendances qui redéfinissent les méthodes de collaboration en ligne.
1. Essor de l'externalisation
Les travailleurs indépendants et les consultants peuvent remplir de nombreuses fonctions suivant la taille, les priorités et les stratégies d'une entreprise. Qu'il s'agisse de multinationales ou de PME, certaines entreprises ont recours à l'expertise de ressources externes afin d'obtenir une perspective, un service ou un conseil nécessaire à leur développement. D'autres sociétés utilisent les ressources externes pour s'adapter rapidement à la demande, améliorant ainsi leur agilité et leur flexibilité.
Dans les faits, selon une enquête sur les communications menée en 2016 par SMB Group, 28 % des PME sous-traitent la gestion informatique à des tiers, indépendants ou consultants. En outre, une part significative de ces ressources travaille en dehors des locaux de l'entreprise. Cela signifie que les entreprises qui travaillent avec des indépendants, des consultants ou d'autres intervenants extérieurs ont besoin d'un outil de collaboration en ligne robuste pour connecter ces travailleurs entre eux, ainsi qu'avec les équipes en interne, afin de garantir le bon déroulement des opérations.
2. Hausse du nombre d'entrepreneurs individuels
Le recours croissant des entreprises à l'externalisation et l'augmentation du nombre d'entrepreneurs individuels vont de pair. Ces derniers dirigent leur propre entreprise unipersonnelle, dont l'activité repose fréquemment sur des services de sous-traitance ou de conseil. Ils sont souvent hautement spécialisés dans des domaines spécifiques. Alors qu'un nombre croissant de travailleurs se lance dans l'entrepreneuriat individuel, en particulier ceux disposant de compétences spécialisées, les entreprises devront se tourner davantage vers l'extérieur pour satisfaire à leurs besoins dans ces domaines d'expertise.
Comme tous les travailleurs externes, les entrepreneurs individuels doivent collaborer avec les entreprises qui les emploient ; celles-ci doivent donc impérativement disposer d'outils de collaboration en ligne à la fois évolutifs et capables d'intégrer rapidement de nouveaux utilisateurs.
En outre, les outils de collaboration en ligne doivent être conviviaux, afin que les entrepreneurs individuels puissent les utiliser rapidement sans compétences spécialisées, et ainsi se concentrer sur les opérations à plus forte valeur ajoutée.
3. Avènement de l'ère du cloud et de la mobilité
Avec l'augmentation de la connectivité, la prolifération des smartphones et tablettes et une économie mondialisée, la mobilité a changé les règles du jeu pour de nombreuses entreprises. Avec la technologie cloud d'aujourd'hui, le travail désigne une activité, et non un emplacement. Les fichiers et autres ressources autrefois confinés aux bureaux sont désormais accessibles de partout, par le biais d'une connexion Internet décente.
C'est pour cette raison que les outils de collaboration en ligne sont plus importants que jamais pour connecter les travailleurs en interne, en déplacement, à domicile ou les ressources externes afin de préserver un niveau de productivité optimal. Les développeurs d'outils de collaboration en ligne adoptent une perspective tournée vers l'extérieur pour faciliter tous ces nouveaux modes de travail et les outils cloud s'intègrent naturellement à cette nouvelle mentalité axée sur la mobilité.
4. Flexibilité des horaires de travail
Avec la mondialisation de l'économie et, pour de nombreux travailleurs, le renouveau d'une vision centrée sur la qualité de vie, la flexibilité des horaires de travail a engendré un besoin de changement dans les outils de collaboration en ligne.
Les professionnels travaillant dans différents fuseaux horaires, villes et pays doivent pouvoir se connecter les uns aux autres pour accomplir leurs tâches quotidiennes, pouvant nécessiter de répondre à des appels à 6 heures du matin comme à 22 heures pour joindre une personne à l'autre bout du monde. Pour cela, il est bien plus confortable de pouvoir travailler à domicile.
La flexibilité des horaires permet en outre aux travailleurs connectés de gérer leurs affaires personnelles importantes ou imprévues (ex. : rendez-vous chez le médecin, enfants malades, intervention de techniciens, etc.) s'ils disposent d'un logiciel de collaboration en ligne leur permettant de travailler à distance. Ils disposent ainsi également de la flexibilité nécessaire pour terminer leur travail en dehors des horaires de bureau standard pour éviter de perdre en productivité.
5. Consolidation et économies immobilières
L'immobilier peut rapidement devenir un gouffre financier pour les entreprises. Avec un prix au mètre carré s'élevant à 100 € dans certaines zones urbaines, le loyer annuel peut atteindre la somme de 12 000 € pour 10 m² dans certaines localités.
Le coût de la location des locaux peut engloutir une part significative des bénéfices d'une entreprise. Néanmoins, le recours aux télétravailleurs peut aider les entreprises à garder le contrôle des coûts immobiliers en réduisant les besoins en termes d'espace, évitant ainsi d'avoir à déménager.
Les télétravailleurs doivent toutefois rester dans la boucle et pouvoir collaborer avec les autres intervenants pour être efficaces. Sans un outil de collaboration en ligne performant, conçu pour le télétravail, ces derniers peuvent avoir des difficultés à se connecter entre eux et avec leurs homologues en interne afin de rester productifs.
6. Hyperspécialisation
Lorsque vous avez besoin d'un expert dans un domaine très précis, il y a de fortes chances qu'il ne réside pas à proximité du bureau dans lequel vous avez besoin de lui. Si certains acceptent de déménager, nombreux sont ceux qui refusent. Si cet expert indispensable souhaite rester où il se trouve, il peut être nécessaire de faire des concessions pour l'intégrer à votre équipe. Il peut également être pertinent de lui offrir une certaine flexibilité en termes d'horaires de travail pour parvenir à un accord. Quoi qu'il en soit, l'hyperspécialisation est un autre facteur poussant les entreprises à adopter des outils de collaboration en ligne robustes pour rester compétitives.
7. Exotisme et expatriation
Connaissez-vous l'émission House Hunters International ? Son but n'est pas uniquement de montrer des retraités expatriés dans un pays exotique, déterminés à garder les doigts de pied en éventail pour ensoleiller leurs vieux jours.
La plupart des personnes participant à ce programme sont des professionnels actifs qui souhaitent voyager ou vivre à l'étranger tout en continuant à travailler. Cette tendance s'intensifie et les entreprises avisées exploitent les outils de collaboration en ligne pour permettre à leurs employés de travailler où ils le souhaitent afin de conserver leurs talents.
8. Résolution au premier contact
Les attentes des clients en matière de services ont considérablement renforcé le besoin de disposer d'outils de collaboration en ligne. Les clients préfèrent disposer de plusieurs canaux d'interaction avec les entreprises et ces dernières doivent impérativement offrir et gérer efficacement autant de canaux de communication que possible.
Pensez à votre dernière interaction avec une entreprise pour planifier une intervention, signaler un problème ou obtenir des réponses à vos questions. De nombreux opérateurs d'appel et de chat vous mettront brièvement en attente pour trouver l'expert qui saura répondre efficacement à votre question. Ce type de collaboration connectée et interservice améliore la satisfaction client, réduit les temps de réponse, facilite la résolution au premier contact et optimise la productivité des opérateurs.
Opérateurs satisfaits. Entreprises satisfaites. Clients satisfaits.
9. Approche BYOD (Bring-your-own-device)
Quand il s'agit d'identifier les tendances qui redéfinissent la collaboration en ligne, le BYOD apparaît comme une évidence. Les entreprises qui encouragent la pratique du BYOD doivent trouver un outil de collaboration en ligne capable de gérer une grande variété de plates-formes, smartphones, tablettes et ordinateurs.
Le BYOD a également engendré le besoin de mobilité pour les outils de collaboration en ligne, ou du moins, de compatibilité avec la technologie mobile. Cette tendance souligne la nécessité de disposer d'une interface utilisateur conviviale, intuitive et simple d'utilisation. Si ce n'est pas le cas, les travailleurs risquent d'abandonner rapidement l'outil, ce qui aura un impact significatif sur la productivité ou favorisera l'émergence du « Shadow IT ».
Aujourd'hui, le lieu de travail évolue rapidement, révolutionnant les méthodes de collaboration en ligne. Les entreprises averties et les fournisseurs de technologies de pointe s'adaptent pour rester compétitifs et s'assurer que le travail est fait. Que vous soyez concerné par une ou plusieurs de ces tendances, vous gagnerez à connaître les forces qui transfigurent le paysage collaboratif. Parce que plus vous en savez, plus vous êtes apte à réagir.
