Les nouvelles recrues de cette année commencent un nouveau travail dans des circonstances radicalement inhabituelles. Ainsi, en pleine pandémie, ils entrent dans leur nouvelle entreprise de manière virtuelle, depuis leur bureau, à domicile. Au lieu d'un accueil en personne par les RH et de poignées de main avec leur équipe, ils commencent par s'asseoir devant leur ordinateur, avec leur famille à quelques pas. Les ordinateurs portables et les documents leur sont expédiés par la poste et non remis en main propre. Les présentations avec les collègues se font par appel vidéo.

 

72 % des entreprises prévoient d'adopter une approche progressive pour la réouverture de leurs bureaux.

—Etude CBRE

Ce processus extraordinaire peut être à la fois décourageant et gratifiant. Il est d'ailleurs probable qu'il devienne la norme et qu'il le reste pendant encore un certain temps. Selon une récente enquête du CBRE, 72 % des entreprises prévoient d'adopter une approche progressive pour la réouverture de leurs bureaux. En attendant, 52 % offriront aux employés la possibilité de travailler indéfiniment à domicile. Cela signifie que les plans d'accueil virtuel des nouveaux employés deviennent plus importants que jamais, tout comme la nécessité de les rendre aussi efficaces et transparents qu'en personne.

 

52 % [des entreprises] donneront à leurs employés la possibilité de travailler indéfiniment à domicile.

—Etude CBRE

Pour réussir, il faut développer des stratégies d'intégration spécifiquement conçues pour un environnement de télétravail. Les RH doivent examiner comment elles peuvent adapter et améliorer les étapes qui se déroulaient auparavant en personne.

Selon les employés eux-mêmes, ce sont les clés pour adapter l'expérience d'intégration au monde du travail à distance.

 

Entièrement équipés avant le premier jour 

Un grand travail de préparation est nécessaire avant le premier jour des nouveaux employés. Les entreprises qui sauront adapter cette partie du processus d'accueil partiront tout de suite du bon pied. Équipés des outils dont ils ont besoin, tels qu'un ordinateur portable et un accès aux systèmes de l'entreprise, avant même leur entrée en fonction, les télétravailleurs seront bien mieux préparés pour commencer leur nouveau poste.

« J'avais du mal à imaginer comment j'allais commencer mon nouvel emploi dans une nouvelle entreprise, dans un environnement de travail complètement différent », déclare Keaton Kavanagh, qui a rejoint Mitel au début de la pandémie en tant que représentant du développement commercial basé au Royaume-Uni. « Ce sentiment d'anxiété s'est vite dissipé, car on m'a envoyé un ordinateur portable avec des écouteurs et un chargeur. Pour être honnête, j'ai été agréablement surpris ! »

L'ergonomie des postes de travail peut être aussi importante que l'équipement en soi, même en dehors du siège social. Les RH doivent donc prévoir de fournir des fournitures de bureau et du mobilier qui aideront les nouveaux employés à transformer un coin de leur domicile en bureaux fonctionnels. Demandez-vous si vos nouveaux employés ont besoin de bureaux, de chaises, d'écrans supplémentaires et de fournitures telles que des cahiers et du papier.

Les outils de collaboration tels que les espaces de travail numériques partagés et l'apprentissage en ligne accélèrent également la montée en puissance des nouveaux employés. Ils permettent aux nouveaux arrivants de se familiariser plus rapidement avec l'ensemble de l'entreprise, y compris les politiques et les produits. Enfin, ils aident les employés à développer leurs compétences professionnelles à leur propre rythme.


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Construire une relation dès le premier jour

Avec autant de choses à apprendre au cours des premières semaines, les nouvelles recrues doivent agir rapidement pour établir des relations solides avec leurs collaborateurs. Dans ce genre de situation, les premières impressions sont essentielles. Un simple appel vidéo peut permettre aux deux parties de franchir cette première étape délicate beaucoup plus facilement.

Les managers peuvent favoriser les rapprochements en faisant les présentations et en invitant les nouvelles recrues à diverses réunions. Ces réunions leur permettront de se mettre dans le bain et de prendre connaissance de tous les aspects de l'entreprise. Elles les aideront aussi à se mettre rapidement au courant et à établir les contacts essentiels dont ils ont besoin à tous les niveaux hiérarchiques.

« Toutes les personnes avec qui je dois collaborer étroitement m'ont été présentées sur MiTeam Meetings », déclare Jeyda Karamehmet, nouvelle spécialiste marketing senior chez Mitel. « Deux mois après mon arrivée en poste, j'ai trouvé mon équilibre au travail et je me suis adaptée au télétravail ». 

L'affectation d'un mentor accélère également la transition, car cela permet aux nouveaux employés de s'intégrer « en douceur » en tissant une relation plus personnelle avec l'organisation. Grâce à des conversations vidéo franches, le mentor de Keaton lui a présenté les pratiques et les systèmes de l'entreprise, et lui a également indiqué qui détenait les connaissances institutionnelles pertinentes.

« C'est quelqu'un à qui je peux parler de n'importe quoi, dans un environnement sûr, sans que cela aille plus loin », explique Keaton.


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Gérer une équipe à distance

Pour les managers nouvellement embauchés, la tâche la plus importante est de faire connaissance avec leur équipe. Travailler à distance peut alors être un obstacle redoutable.

Matthew Robinson, responsable du développement commercial pour l'international chez Mitel, a eu des difficultés à trouver ses marques avec son équipe. « C'était bien de faire connaissance avec les membres de l'équipe et d'apprendre à les connaître, mais personnellement, je préfère être au bureau avec eux », dit-il.  « Je crois qu'en tant qu'humains, nous apprenons en observant et en écoutant les autres ». Il estime que le manque de visibilité, inévitable pendant la pandémie, a ralenti ses progrès et l'a désavantagé.

Cependant, la technologie l'a aidé à combler le fossé. Grâce à MiCollab, Matthew a pu passer du temps avec les membres de son équipe, ce qui lui a permis de bien comprendre leurs activités, leurs forces et leurs faiblesses. Jeyda confie que MiCollab a été primordial pour lui permettre de rester en contact avec son équipe.

« J'arrive à accomplir beaucoup de choses et à communiquer efficacement avec l'équipe internationale malgré le décalage horaire », dit-elle. « Les solutions de communication mises en place par Mitel nous aident à travailler à distance de manière transparente. »

 

S'adapter au travail à distance

En plus de devoir s'adapter aux spécificités de leur poste, les nouveaux embauchés doivent aussi apprendre à travailler à distance. Ironiquement, ils ne peuvent pas le faire seuls. C'est à leurs supérieurs et aux responsables des ressources humaines de donner le ton et de veiller à ce que tous les employés comprennent les règles de base.

L'un des avantages du travail à distance est qu'il y a moins d'interruptions. Cependant, sans les distractions du bureau, les employés à domicile ont tendance à travailler pendant de longues heures sans faire de pauses. Les responsables doivent être clairs sur leurs attentes et encourager des habitudes saines. Cela dit, les employés doivent être disposés à suivre ce conseil, ce qui n'est pas toujours le cas quand ils démarrent dans le métier et qu'ils essaient d'impressionner leurs supérieurs.

« Le rythme effréné m'a un peu surpris. Je ne voyais pas le temps passer », dit Matthew. « En prenant du recul, j'ai compris que je devais m'accorder du temps pour moi et faire des pauses régulières loin de mon écran. »

En outre, le travail à distance peut perturber la dynamique du foyer. De nombreux télétravailleurs partagent leur espace de travail avec leur conjoint et leurs enfants et peuvent avoir besoin de s'adapter à l'horaire de leur ménage. D'autres perturbations peuvent également survenir : un chien qui aboie sur les passants, ou bien un chat qui passe devant l'écran et marche sur le clavier. Dans ce cas, il vaut toujours mieux prendre les choses avec humour !


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Succès de l'intégration des employés

Plusieurs semaines après leur arrivée, les nouveaux employés de Mitel donnent de bonnes notes à leur processus d'intégration et sont convaincus de s'être adaptés à leur nouveau rôle. Ils ont également découvert les avantages du travail à distance.

« Je n'avais jamais pensé pouvoir travailler de la maison jusqu'à présent. Je crois que je me sens tout de même mieux dans un environnement de bureau, mais j'ai découvert que je suis plus concentré quand je suis à la maison », dit Matthew. « J'ai deux chiens très bruyants, mais je suis probablement moins souvent interrompu que dans un bureau. »

Une intégration intelligente et de puissants outils de communication et de collaboration ont facilité les débuts de Matthew, Jeyda et Keaton, les ont aidés à faire connaissance avec leurs collègues du monde entier et à collaborer de manière transparente sur plusieurs fuseaux horaires.

« Ça a été très impressionnant de rejoindre une entreprise pendant une période de confinement imposée par notre gouvernement », déclare Matthew. « Dans un contexte où de nombreuses entreprises avaient demandé une aide gouvernementale et commencé à licencier du personnel, j'ai été impressionné par la façon dont Mitel a réagi au passage en télétravail. Nous disposons de la technologie qui nous permet de travailler et de poursuivre nos activités comme si de rien n'était. C'est un bel exemple pour les autres entreprises qui ont dû faire la transition, mais qui se sont heurtées à des difficultés technologiques. »


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