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La réussite d’une entreprise dépend de l’amélioration continue de ses processus, en particulier ceux impliquant la collaboration, et les kaizens peuvent être d’une aide cruciale. En japonais, kaizen signifie « amélioration continue ». L’exercice fonctionne comme un atelier au cours duquel des individus se rassemblent pour identifier où et comment le travail est effectué, et comment l’optimiser. À chaque avancée de votre entreprise vers la transformation numérique, il est impératif d’évaluer votre manière de collaborer et de dégager des voies d’amélioration. À cet égard, Mitel a choisi d’organiser des kaizens, et c’est une approche qui fonctionne.
Je dirige des kaizens depuis plusieurs années déjà, dans chaque division : finance, recherche et développement, marketing, ventes… Chaque processus inefficace et chaque outil de collaboration excessif révèle inévitablement de nombreux efforts perdus.
Pour résoudre ces problèmes dans votre entreprise, suivez ces étapes afin de créer un kaizen de collaboration réussi :
- Réunir les bonnes personnes.
- Identifier l’état actuel de la collaboration.
- Définir votre plan pour l’état futur.
- Développer une culture de l’amélioration continue.
Je vais maintenant vous expliquer chaque étape de manière détaillée.
Réunir les bonnes personnes
Commencez par réunir les parties prenantes clés du processus de collaboration que vous souhaitez améliorer, en les sélectionnant parmi plusieurs équipes et services si nécessaire. Réunir entre six et douze personnes est idéal. Quoiqu’il arrive, ne dépassez pas douze personnes. Réunissez-vous dans un lieu exempt de toute distraction extérieure.
Demandez à l’équipe de se mettre d’accord sur le processus de collaboration spécifique qui fera l’objet de la réunion et sur la manière d’en mesurer la réussite. Cela permettra à chacun de rester concentré, impliqué et de ne pas se disperser.
Identifier l’état actuel de la collaboration
Discutez et documentez minutieusement l’état actuel du processus de collaboration, en répertoriant tous les outils utilisés. Cela permet à chacun de voir comment les choses fonctionnent vraiment, en dehors du processus « officiel ».
Demandez toujours pourquoi
Nous prenons souvent l’habitude de travailler toujours de la même manière. Pour y remédier, demandez pourquoi les choses sont faites d’une certaine manière et évaluez le rôle que jouent vos solutions de collaboration. Si vous estimez que ces solutions sont des freins à votre processus, identifiez :
- les raisons pour lesquelles vos solutions existantes ne fonctionnent pas ;
- les raisons pour lesquelles vous avez besoin d’une nouvelle solution ;
- la ou les tâches spécifiques dont vous avez besoin pour que la nouvelle solution fonctionne.
Il est possible qu’identifier ces raisons demande du temps, nécessite de creuser dans les données et de poser des questions difficiles. Cela représente un défi, mais le relever exposera presque toujours les véritables freins à la productivité. Rappelez-vous que selon Einstein, la définition de la folie est de « faire toujours la même chose et d’attendre des résultats différents ». Généralement, lorsque cette phase terminée, l’équipe prend conscience de la complexité excessive du processus et les participants sont prêts pour un brainstorming d’amélioration.
Passez au « gemba »
Gemba est un terme japonais qui signifie « là où s’effectue le vrai travail ». Passer au gemba vous assure de parler aux personnes qui peuvent vraiment vous aider à identifier les problèmes au sein du processus de collaboration, en vous permettant de vraiment comprendre :
- la manière dont le travail s’effectue au sein de votre entreprise ;
- les outils que vous utilisez aujourd’hui ;
- la façon dont les employés réaliseront la valeur d’une solution ;
- ce qui stimule la productivité.
Après tout, chacun a sa propre définition du mot collaboration. Le flux de travail et les besoins en collaboration d’un responsable de comptes commerciaux ne sont pas les mêmes que ceux d’un employé des ressources humaines. À terme, la clé de l’adoption d’une nouvelle solution consiste à satisfaire les besoins spécifiques de chaque utilisateurs, ce qui m’amène à l’étape suivante.
Définir votre plan pour l’état futur
Réfléchissez maintenant au processus de collaboration tel qu’il devrait être à l’avenir. C’est l’occasion pour l’équipe d’imaginer un flux de travail futur rationalisé, qui ne sera plus limité par les outils utilisés actuellement.
Après avoir défini ce point, examinez la manière dont les solutions de collaboration de votre équipe peuvent mieux servir votre processus – et non l’inverse. Et si, à l’étape précédente, vous avez déterminé que vos solutions sont un frein à votre processus, discutez du fonctionnement de potentielles solutions idéales.
Quelles nouvelles fonctionnalités ajouter ? Comment les intégrer de manière transparente à vos flux de travail collaboratif ?
Travaillez avec un fournisseur de communications expérimenté pour identifier les bonnes solutions pour votre entreprise. Dans l’idéal, vous pourriez déployer des solutions personnalisées pour l’ensemble de votre entreprise, mais il peut s’avérer plus judicieux de commencer par un groupe fonctionnel afin d’établir un processus. Lorsque sa valeur est constatée par les autres groupes, ils seront enclins l’adopter pour leurs propres flux de travail collaboratif.
Déveloper une culture de l’amélioration continue
Tout processus élaboré aujourd’hui peut être amélioré demain. Ne laissez pas une supposée « perfection » prendre le pas sur l’amélioration. Lorsque vous encouragez une pensée axée sur l’amélioration continue, les employés apprennent à identifier les petits changements qui feront une différence positive. Au fil du temps, ces petits changements accumulés peuvent avoir un impact durable.
Même si j’ai décrit un kaizen typique comme un exercice où des gens se rassemblent, vous pouvez ce même mot pour parler d’une mentalité d’amélioration continue.
Comment utiliser un kaizen ?
Il ne fait aucun doute que le kaizen est idéal pour examiner les processus de collaboration et identifier les nouvelles meilleures solutions. Exploitez régulièrement cet exercice pour constamment améliorer vos processus, et répondez aux préoccupations des employés afin de favoriser, à terme, l’adoption et l’efficacité. Ce n’est qu’à ce moment-là que vous pourrez faire de l’avenir de la collaboration (des communications transparentes intégrées à des flux de travail optimisés) une réalité pour votre entreprise – et rester à la pointe de votre secteur.
