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Au cours des deux dernières décennies, les conférences, webinaires et autres formations en ligne sont rapidement devenus un incontournable des programmes de développement et d’apprentissage. Mais, avec la crise de la COVID-19, la demande en formation à destination des employés en télétravail a explosé. L’une des raisons clés tient dans les difficultés éprouvées par certains employés en télétravail pour communiquer, collaborer et maintenir leur productivité.
Un problème devenu urgent pour les entreprises à fort taux de télétravail. Plus que jamais, les employés ont besoin d’être accompagnés. En effet, il est plus difficile de collaborer ou de terminer un projet sans faire un saut dans le bureau voisin pour obtenir la réponse à vos questions. Attendre la réouverture des bureaux physiques et la reprise des formations en présentiel n’est pas non plus une option.
Autre raison pour laquelle le moment est venu de mettre l’accent sur la formation des salariés à distance : le temps libre. Sans trajet quotidien ni loisirs en extérieur, l’emploi du temps des employés est plus flexible et offre une plus grande liberté pour participer à des formations.
Cette pandémie est un excellent contexte pour investir dans la formation à distance pour vos employés. Il convient cependant de prendre en compte plusieurs facteurs avant d’élaborer un plan de formation.
Les avantages de la formation à distance
De manière générale, la formation des employés aide les entreprises à renforcer les compétences de leurs employés dans de nombreux domaines. La formation des employés en télétravail apporte quelques avantages supplémentaires. Cette approche de la formation est :
- Rentable : les sessions de formation professionnelle à distance sont généralement moins chères que les sessions en présentiel, car il n’y a pas de frais de déplacement ni de salle à réserver.
- Pratique : les employés peuvent participer à une formation à distance depuis n’importe où, que ce soit depuis chez eux, en déplacement ou au bureau. Naturellement, la formation à distance répond aux directives de distanciation sociale, mais elle conservera tous ses avantages lorsque les employés reviendront au bureau.
- Personnalisable : la flexibilité des modes de formation à distance permet aux employés de composer un programme adapté à leurs besoins spécifiques.
- Évolutive : la formation à distance facilite l’ajout d’options, aussi bien en termes de diversité que de calendrier.
Cette approche étant facile et pratique, vos employés sont plus enclins à y participer. Ils peuvent choisir les sujets qui les intéressent, l’heure la plus adaptée à leur emploi du temps ainsi que leur sujet de formation de prédilection.
Considérations clés pour planifier vos formations à distance
Lorsque vous proposez des sessions de formation à distance, posez-vous les questions suivantes. Par exemple, quels sont les sujets pour lesquels vos employés rencontrent le plus de difficultés ? Quels sont leurs modes et supports de formation préférés ? Pour y répondre, le plus simple est de consulter les principaux intéressés : demandez aux membres de votre équipe. Ces informations acquises, vous pouvez élaborer une liste de sessions adaptées aux formats et types de contenu dont vos employés ont besoin.
Lors de la planification, il est important de prioriser trois facteurs importants : les modes et formats de formations, l’implication et les sujets traités.
Modes et formats de formation
Les modes et formats de formation en ligne sont diversifiées :
- Animé par un formateur : session vidéo préenregistrée ou en direct.
- Asynchrones : sessions audio ou vidéo que les participants suivent à leur propre rythme.
- Webinaires : vidéos préenregistrées que les employés peuvent consulter quand ils le souhaitent.
- Partage de fichier : espaces de partage de documents regroupant des supports de formation accessibles aux employés.
- Bureau à distance : démonstrations réalisées par un formateur prenant le contrôle de l’écran d’un employé.
- Podcasts : enregistrements audio que les employés écoutent pour se former.
Implication
La formation professionnelle à distance présente de nombreux avantages, mais nécessite la pleine implication des employés. Et ce n’est pas toujours simple. Les formateurs estiment qu’il est plus difficile de rendre une session interactive en ligne qu’en présentiel. Les participants sont plus facilement distraits par leur environnement et peinent à se concentrer. En plus de cela, les difficultés techniques peuvent bloquer la session.
Les entreprises peuvent surmonter ces défis en partageant des lignes directrices. Des consignes simples, comme mettre leur téléphone en mode silencieux, peuvent aider les participants à rester concentrés. En outre, les sessions à distance bien conçues favorisent l’engagement des participants grâce au partage de fichiers, au chat en ligne et aux discussions de groupe. Pour maintenir un niveau d’implication élevée, McKinsey recommande les bonnes pratiques suivantes.
Avant la session :
- Tester la technologie.
- Faciliter l’accès (par exemple, communiquer les numéros de connexion locaux et les URL en amont).
- Désigner un modérateur pour rassembler et poser les questions.
- Fournir les supports de formation à l’avance.
Pendant la session :
- Utiliser des fonctionnalités telles que le chat ou les sondages en ligne pour interagir avec les participants.
- Tirer profit de la vidéo pour se comporter comme lors d’une session en présentiel.
Après la session :
- Fournir les éventuels documents de suivi nécessaires.
- Demander un retour.
- Résoudre tout problème technique avant la prochaine session.
Sujets
La formation distancielle des salariés permet de traiter efficacement des sujets variés. Cependant, la situation actuelle génère un besoin urgent – aider vos télétravailleurs à communiquer et à collaborer plus efficacement – auquel les formations ciblées sur les outils et technologies de communications unifiées répondront le mieux. Les conseils et autres astuces pour attribuer des tâches, partager des fichiers ou créer des agendas de réunion permettent aux employés d’échanger et de collaborer aussi facilement que s’ils partageaient un open-space.
Les clients à la recherche de solutions pour le télétravail peuvent se renseigner sur la solution MiTeam Meetings qui associe messagerie, téléphonie et vidéo en une seule solution intégrée. La formation vidéo relative à cette véritable expérience de communication collaborative est disponible sur learn.mitel.com.
Pour ses partenaires en recherche de formations de groupe, Mitel a converti toutes ses sessions en présentiel à venir en sessions à distance animées par un formateur. Celles-ci conservent le même contenu et restent tout aussi concrètes grâce à l’utilisation d’une « salle de classe » sur le cloud. Nos partenaires et clients se sont montrés particulièrement satisfaits des formations à distance de Mitel. Ils sont nombreux à en redemander.
Frédéric Bousquet, directeur général de ARAMIS Télécom, en témoigne : « La semaine dernière, nous avons participé à une session de formation technique Mitel MiVoice 5000 et MiVoice Office 400 organisée à distance. L’expertise, la disponibilité et la flexibilité des équipes du centre de formation Mitel France nous ont convaincus de suivre, cette semaine, une nouvelle formation avec un nouveau technicien. »
La formation des employés en télétravail permet aux entreprises d’investir dans leurs employés au moment où ceux-ci en ont le plus besoin. Pour maintenir la productivité et l’engagement de vos employés, et pour préserver leur implication et leur cohésion, tenez compte tous les facteurs mentionnés ci-dessus lorsque vous établissez votre plan de formation.
