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Cela peut être difficile à croire mais les e-mails n'ont pas toujours existé. Bien qu'ils fassent aujourd’hui partie de notre quotidien, ils ont un jour constitué un outil de communication innovant. Le téléphone constituait la seule et unique solution de communication pour les interactions dans le monde du travail. Ainsi, tandis que certaines personnes ont immédiatement adopté l’e-mail, il a fallu un peu plus de temps pour d’autres. Avec le temps, de plus en plus de personnes ont perçu l’intérêt de l’e-mail. Aujourd’hui, il est l’outil de communication par défaut pour la grande majorité des interactions dans le monde de l’entreprise.
Les outils de collaboration suivent à peu près le même processus d’adhésion. Pendant longtemps, les entreprises ont choisi de ne pas investir dans ces technologies. Ensuite, les entreprises optaient pour des options gratuites et en vente libre incluses avec d’autres logiciels. Maintenant que les outils de collaboration sont devenus essentiels pour les employés répartis sur plusieurs sites, de nombreuses entreprises tentent d’aller plus loin en équipant leurs systèmes avec des outils de collaboration fiables.
Toutefois, l’ajout de ces outils de collaboration aux processus de travail ne constitue pas la même avancée que celle de l’e-mail à l’époque. Pour de nombreux employés, ces outils continueront d’être une nouveauté jusqu’à ce qu’ils deviennent un besoin. Pour exploiter au maximum votre système de communication et renforcer votre stratégie de communication, la collaboration doit être un investissement délibéré et faire pleinement partie de vos méthodes de travail quotidiennes.
LE TÉLÉPHONE ET LES E-MAILS SONT DES OUTILS CONFORTABLES
Peu importe votre secteur d’activité, le téléphone et les e-mails seront toujours les solutions de communication de premier choix. Si vos employés communiquent avec leurs collègues, fournisseurs, partenaires ou clients, ils continueront de voir leur téléphone et les e-mails comme les seuls outils de communication possibles. Par conséquent, ces outils sont essentiels pour toute entreprise souhaitant réussir sur un marché compétitif. Les employés s’attendent à les avoir à disposition.
Pour des entreprises qui cherchent à améliorer leur stratégie de communication en vue d’accroître leur productivité, ces outils sont toujours importants.
Le téléphone est un outil de communication synchrone idéal lorsque les rencontres en physique ne sont pas possibles. Toutefois, il est important que le message soit transmis clairement et qu’un certain degré de coopération, de collaboration ou d’échange soit maintenu afin de prendre une décision dans un délai convenable. L’e-mail est un outil de communication asynchrone et à sens unique indispensable pour envoyer des rapports, de la documentation et d’autres types d’informations qui ne peuvent pas être partagés via les autres outils de communication.
Toutefois, en dehors de ces situations, la valeur stratégique du téléphone et de l’e-mail reste limitée. En effet, les entreprises ont besoin d’autres outils pour s’assurer que leurs employés sont productifs et efficaces lors de leurs échanges commerciaux quotidiens. C’est à partir de ce moment-là que la messagerie instantanée, les SMS, les MMS et la vidéo entrent en ligne de compte. Intégrés à l’ensemble, ces outils peuvent améliorer de manière significative la communication ainsi que la productivité. Les employés les utiliseront mais le téléphone et les e-mails resteront les options par défaut. Dans ce cas, une véritable collaboration est toujours impossible.
CE N’EST PAS PARCE QUE VOUS L’AVEZ CONÇU QUE VOS EMPLOYÉS L'UTILISERONT
Pour vraiment accroître la productivité au sein d’une équipe de deux ou trois employés, ces derniers doivent avoir à leur disposition un seul outil de communication propre à l’équipe capable de proposer de nombreux moyens de communication intégrés tels que la messagerie instantanée, le téléphone et la vidéo et de permettre également le partage de fichiers et des tâches. Toutefois, même si vous et vos employés reconnaissiez la nécessité d’avoir un outil de collaboration, il ne suffit pas d'en être équipé. La collaboration restera une nouveauté jusqu’à ce qu’elle devienne un besoin.
Pourquoi ? Car le confort et les habitudes sont difficiles à changer.
Comme nous l’avons vu avec les e-mails, il ne suffit pas d’avoir accès à un outil pour que les employés commencent à l’utiliser. Avec un peu de chance, une partie des employés adoptera ce nouvel outil, mais il n’en reste pas moins que la grande majorité d’entre eux ne changera pas ses habitudes. Du point de vue de ces personnes, elles ont réussi à faire sans jusqu’à aujourd’hui alors pourquoi devraient-elles l’utiliser maintenant ?
En outre, bien que la formation des employés à l’utilisation d’un nouvel outil de collaboration soit importante, cela ne veut pas dire que la formation garantira à elle seule une large adoption du nouvel outil par les employés. Les employés peuvent adopter ce nouvel outil pendant un temps donné pour repasser, dès lors que les choses se compliquent, aux méthodes de communication traditionnelles et éprouvées avec lesquelles ils se sentent à l’aise.
Bien que vous puissiez définir une politique d’entreprise qui incite les employés à utiliser un outil de collaboration, cela provoquerait sûrement une réaction violente de la part de ces derniers. De cette manière, les employés l’utiliseront à contrecœur au début, puis trouveront un moyen de ne pas subir ce nouvel outil avec lequel ils ne se sentent pas à l’aise. Ils choisiront au final d’utiliser leurs propres appareils et forfaits mobiles pour contrecarrer la politique relative aux technologies de l’information ou ils repasseront tout simplement aux e-mails et au téléphone.
MISE EN PLACE D’UNE CULTURE DE COLLABORATION NON FORCÉE
Pour faire de la collaboration un outil essentiel, il est surtout nécessaire de modifier la culture d’entreprise et les méthodes de travail quotidiennes en vue d’intégrer l’outil aux activités de routine.
Commencez par définir des fondations solides en vue du changement. Freinez les groupes de réflexion pour laisser les employés contribuer au changement. Donnez aux employés l’opportunité d'évoquer ce qu’ils aiment ou n’aiment pas à propos de l’outil de collaboration actuellement utilisé ou proposé Partagez les leçons apprises sur les processus de communication au sein de l’entreprise et définissez ensemble les améliorations nécessaires pour rendre les méthodes de travail plus efficaces.
Utilisez les retours des groupes de discussion pour élaborer une stratégie commune capable de tirer profit de ce que vous avez déjà tout en intégrant pleinement des outils de collaboration à votre système de téléphonie, votre centre de contact, vos outils du personnel et vos outils de back-office. Planifiez l’intégration avec soin afin de permettre à tous vos employés de travailler de la manière qu’ils le souhaitent depuis n’importe où, à tout moment et sur n’importe quel dispositif. Étant donné que l’utilisation de nouveaux outils nécessite de nouvelles méthodes de travail, élaborez des méthodes de travail afin d’instaurer un esprit de collaboration.
Il est important de montrer l’exemple. Faites la promotion de l’outil en l’utilisant dès que possible et, surtout, à chaque fois que vous pouvez montrer la valeur du changement initié. Suivez l’adoption de ce nouvel outil par vos employés et utilisez des données pour justifier vos décisions relatives à des ajustements, améliorations ou changements pris pour améliorer les taux d’adoption et garantir le succès de la procédure d’intégration.
C’EST UNE ÉVOLUTION, PAS UNE RÉVOLUTION
L’intégration d’outils de collaboration à vos activités quotidiennes dans le cadre d’une stratégie de communication bien conçue va de soi. Avec les bons outils, vos employés peuvent être plus efficaces lors de leurs interactions commerciales. En outre, les gains de productivité peuvent avoir un impact positif sur votre résultat financier. Toutefois, afin d'assurer l'adoption de ces outils, la procédure doit se faire petit à petit plutôt que brutalement.
Si vous êtes un client Mitel MiVoice 5000 et que vos systèmes ont été mis à niveau et à jour, cette évolution peut se faire sans heurt. Vous pouvez exploiter au maximum le système que vous possédez en l’équipant d’outils de collaboration que vos employés peuvent utiliser aujourd’hui.
MiCollab simplifie la manière dont les employés échangent, se rencontrent et partagent les informations en rassemblant les outils de communication et de collaboration en une seule et unique solution, ce qui leur permet de se connecter, de communiquer et de collaborer plus facilement depuis n’importe où et à tout moment. L’outil MiTeam Meetings offre une vraie expérience de collaboration. Il s’agit d’une solution vidéo à plusieurs participants conçue pour ceux qui souhaitent travailler plus efficacement et améliorer la communication sur leur lieu de travail grâce à des transitions rapides et sans heurt entre les fonctionnalités audio, vidéo et chat.
Ainsi, commencez à réfléchir de manière stratégique à votre système de communication en visant plus loin que le téléphone et l’e-mail. Vos employés et votre entreprise vous remercieront.
