Künstliche Intelligenz hat zweifelsohne zu grundlegenden Veränderungen in unserer Arbeitsweise geführt und eröffnet in Kombination mit effizienterer Zusammenarbeit schier unbegrenzte Möglichkeiten. Diese möchte ich in meiner sechsteiligen Blog-Reihe ausführlich erörtern. Dazu werde ich auf der Grundlage meiner fast 20-jährigen Erfahrung in der Branche Szenarien vorstellen und erläutern, wie durch die Integration von KI-Technologie vollkommen neue Arbeitsweisen und Formen der Zusammenarbeit entstehen.

Blog: Optimierung der Zusammenarbeit durch künstliche Intelligenz Nr. 5

KI-gestützte Technologien finden in unserem Alltag zunehmend Verbreitung. Damit sie jedoch auch im geschäftlichen Umfeld ihr volles Potenzial entfalten, müssen sie in Anwendungen zur Zusammenarbeit eingebunden und effektiv eingesetzt werden. Wenn dies gelingt, stehen relevante Informationen jederzeit im gesamten Unternehmen zur Verfügung. Oder anders ausgedrückt: Diese immer und überall verfügbaren Informationen ermöglichen eine Optimierung aller betrieblichen und geschäftlichen Abläufe.

2010 konnte man mit einem Smartphone dank der überall verfügbaren 4G-LTE-Verbindung unabhängig von Ort und Zeit ein gigantisches Wissensuniversum anzapfen. Heute sind es auf künstlicher Intelligenz basierende Technologien wie Siri, Alexa oder Google Assistant, die unser Leben im Allgemeinen und unseren Zugang zu neuen Informationen und Erkenntnissen im Besonderen von Grund auf verändern.

In dieser Blog-Reihe haben Sie bisher erfahren, wie Sie den Arbeitsaufwand im Vorfeld eines neuen Projekts verringern, die Mitglieder Ihres Projektteams intelligenter auswählen und Besprechungen effizienter und produktiver gestalten können. In diesem Blog-Beitrag geht es um KI-gestützte Zusammenarbeit in den richtigen Bereichen, um die Ergebnisse zu erzielen, die von jedem zukunftsorientierten Unternehmen angestrebt werden – bei Besprechungen und darüber hinaus. Dazu müssen wir zunächst klären, wo sinnvolle Arbeit überhaupt stattfindet.

Anwendungen für Zusammenarbeit

Angesichts der enormen Anzahl von Projekten und Unterhaltungen, die unternehmensweit in Anwendungen für Zusammenarbeit abgewickelt und geführt werden, muss das KI-System in der Lage sein, Querverbindungen zwischen allen Vorgängen in der Organisation herzustellen. Wenn dies gelingt, wird das KI-System von der Ermittlung verfügbarer Ressourcen bis hin zur Bereitstellung relevanter Informationen aus früheren Projekten zu einem unerlässlichen Werkzeug für kontextbezogene Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen.

E-Mail-Server

Als „Sammelbecken“ für einen Großteil der textbasierten Zusammenarbeit in Unternehmen bieten E-Mail-Server hinsichtlich der Integration von KI-Technologie ein enormes Potenzial. Ähnlich wie bei den intelligenten Antwortvorschlägen in Gmail sorgt ein in E-Mail-Anwendungen eingebundenes KI-System für den ständigen Informationsaustausch mit anderen Anwendungen für Zusammenarbeit, sodass die gesamte Kommunikation an einem zentralen Ort zusammengeführt wird und verfügbar ist. Da Kalendertools häufig in E-Mail-Anwendungen integriert sind, kann das KI-System somit auch Besprechungen planen und sicherstellen, dass Teammitglieder bei für sie nützlichen E-Mails auch sicher eingebunden werden.

Mitarbeitercomputer

Die Verwendung von KI-Technologie auf Ihrem Computer ist eine hervorragende Möglichkeit, um zu verhindern, dass relevante Projektdateien – ähnlich wie bei russischen Matroschka-Puppen – in verschachtelten Ordnerstrukturen verloren gehen. Immerhin haben selbst noch unfertige oder längst überarbeitete Versionen großartiger Ideen einen gewissen Stellenwert in einem Projekt. Mit einem KI-System wissen Sie immer, was Sie noch berücksichtigen und wo Sie noch nachschauen müssen. Damit haben Sie immer alle verfügbaren Daten zur Hand, um Sie selbst nutzen oder an andere weiterleiten zu können.

Mitarbeitertelefone

KI-Technologie lässt sich ebenfalls hervorragend in Tischtelefone integrieren. Wir alle haben uns daran gewöhnt, dass unsere Anrufe beim Kundendienst eines Unternehmens aufgezeichnet werden. Ein KI-System kann Gespräche über die reine Aufzeichnung hinaus analysieren, transkribieren und indizieren. Dadurch ist sichergestellt, dass die zu einem Projekt geführten Unterhaltungen – auch Gespräche außerhalb Ihres Projektteams – jederzeit einfach nachgehört und als Hilfsmittel genutzt werden können.

Konferenzräume

In Audio- und Videokonferenzen werden die wichtigsten Inhalte in Form von Stichpunkten und Aufgabenlisten dokumentiert. In Unternehmen, in denen Smartboards oder andere Arten interaktiver Displays zur Verfügung stehen, kann deren Inhalt vom KI-System automatisch erfasst werden. Andernfalls müssen die Displays mit Smartphones und Tablets abfotografiert und die Fotos anschließend in die Anwendung für Zusammenarbeit hochgeladen werden. Das KI-System fungiert als weiteres Teammitglied, das in die Besprechung eingebunden wird und sicherstellt, dass alle Unterhaltungen aufgezeichnet werden. So können die Zeichnungen auf dem Smartboard um Kontextinformationen ergänzt werden, ohne dass relevante Inhalte unter den Tisch fallen.

Projektmanagement-Anwendungen

Für einen Großteil der Arbeit wird wohl eine Projektmanagementanwendung wie JIRA oder Workzone zum Einsatz kommen. Ein in diese Anwendung integriertes KI-System kann die Projektfortschritte nachverfolgen und die Lücken schließen, die bei der Verwendung mehrerer Tools und Anwendungen unvermeidlich sind. Auf diese Weise werden Kommentare, Einwände und Statusmeldungen aus der Projektmanagementanwendung in die für die Zusammenarbeit verwendete Anwendung überführt, wo sie zusätzlichen Kontext liefern. Je besser Sie die Verbindungen zwischen den einzelnen Gruppen und die wechselseitigen Beziehungen zwischen verschiedenen Arbeitsabläufen verstehen, desto mehr nützliche Informationen stehen für den Arbeitsfluss in einer Organisation zur Verfügung.

Ich könnte mir beispielsweise vorstellen, dass vom KI-System Informationen zum Status der Projektphasen an die Anwendung für Zusammenarbeit übermittelt werden. Auch die in der Projektmanagementanwendung eingegebenen Anmerkungen würden dann in der Anwendung für Zusammenarbeit zur Verfügung stehen und umgekehrt. Im Grunde wüsste das KI-System über jeden Arbeitsfortschritt Bescheid und könnte die durch die Verwendung mehrerer Tools verursachten Lücken schließen.

Informationen, wo immer Sie sie benötigen

Letztlich entscheiden Sie selbst, in welchem Umfang Sie die teambasierte Zusammenarbeit in Ihrer Organisation mithilfe von KI-Technologie optimieren möchten. Überlegen Sie sich bei der Entwicklung Ihrer Strategie, welche Integrationsmöglichkeiten für KI-Technologie für Ihre individuelle Kultur und Organisation sinnvoll sind. Eine KI-gestützte Zusammenarbeit in den richtigen Bereichen ermöglicht die Bereitstellung umfassender Informationen, wo immer Sie sie benötigen. Sie trägt dazu bei, Arbeitsabläufe zu optimieren und endlich die Produktivitätssteigerungen zu erzielen, die Lösungen für teambasierte Zusammenarbeit bereits seit Jahrzehnten versprechen.

Lassen Sie sich auch die anderen Beiträge der Reihe „Optimierung der Zusammenarbeit durch künstliche Intelligenz“ nicht entgehen.

Teil 1: Einleitung
Teil 2: Erschließung von nicht dokumentiertem Wissen
Teil 3: Intelligentere Auswahl von Teammitgliedern
Teil 4: Virtueller Assistent für Zusammenarbeit
Teil 6: Intelligente Nutzung externer Ressourcen

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