Optimierung der Zusammenarbeit durch künstliche Intelligenz: Erschließung von nicht dokumentiertem Wissen

Künstliche Intelligenz hat zweifelsohne zu grundlegenden Veränderungen in unserer Arbeitsweise geführt und eröffnet in Kombination mit effizienterer Zusammenarbeit schier unbegrenzte Möglichkeiten. Diese möchte ich in meiner sechsteiligen Blog-Reihe ausführlich erörtern. Dazu werde ich auf der Grundlage meiner fast 20-jährigen Erfahrung in der Branche Szenarien vorstellen und erläutern, wie durch die Integration von KI-Technologie vollkommen neue Arbeitsweisen und Formen der Zusammenarbeit entstehen.

In meinem letzten Blog-Beitrag beschäftigte ich mich mit den Möglichkeiten, die die Zusammenarbeit mit KI-Systemen eröffnet, und beschrieb einige der Herausforderungen, die in Organisationen zu Beginn eines neuen Projekts entstehen können. Wenn dank eines KI-Systems kontextrelevante Informationen unmittelbar verfügbar sind, erübrigt sich die Frage nach Wissen aus früheren Projekten. An diesem Punkt möchten ich im Folgenden einsteigen.

Die Geschichte wiederholt sich

Der Schriftsteller und Philosoph George Santayana soll einst gesagt haben: „Wer sich seiner Vergangenheit nicht erinnert, ist dazu verdammt, sie zu wiederholen.“ Sofern Sie nicht mit den immer gleichen Arbeiten beauftragt werden oder bereits so lange in Ihrem Unternehmen tätig sind, dass Sie sich noch an die Gründe für die Einführung bestimmter Arbeitsabläufe erinnern können, werden Sie wahrscheinlich ohne das gesammelte Wissen Ihrer Vorgänger über die Erfolge und Misserfolge bei früheren Projekten zurechtkommen müssen.

Erschließung von nicht dokumentiertem Wissen

Stellen Sie sich vor, Sie planen die Auftaktbesprechung Ihres neuen Projekts. Das in Ihre Anwendung für Zusammenarbeit integrierte KI-System hat bereits automatisch das Unternehmensverzeichnis nach Projekten mit ähnlicher Beschreibung durchsucht und Ihnen die Kontaktdaten der jeweiligen Projektleiter bereitgestellt, damit Sie sie ggf. um Auskunft bitten können. Vielleicht können Sie sogar eine Zusammenfassung der Projektergebnisse anzeigen und auf die verwendeten Vorlagen, erstellten Präsentationen und für jeden Meilenstein erteilten Genehmigungen zugreifen.

Angesichts der Personalfluktuation in großen Unternehmen ist es möglich, dass Personen, die eigentlich über relevantes, nicht dokumentiertes Wissen – sprich von Kollegen gewonnene Erkenntnisse und Erfahrungen – verfügen, bereits aus dem Betrieb ausgeschieden sind. Daher können nur noch die Ergebnisse ihrer Arbeit, die ihr Ausscheiden überdauert haben, wertvolle Anhaltspunkte für die Umsetzung künftiger Projekte liefern. Wenn Informationen von einem KI-System also umgehend indiziert werden, bleiben Projektdokumente, die vor Jahren archiviert oder von einem früheren Kollegen vom Computer gelöscht wurden, für die Nachwelt erhalten.

Das Ende ist der Anfang

So oder so ähnlich könnte man den von Steven Covey beschriebenen 2. Weg zur Effektivität „Schon am Anfang das Ende im Sinn haben“ auch interpretieren.

Bei der kontextbezogenen Zusammenarbeit beginnen Auftaktbesprechungen für Projekte mit einer Durchsicht ähnlicher früherer Projekte. Die zugehörigen Projektleiter werden gebeten, ihre Erkenntnisse weiterzugeben und potenzielle Herausforderungen zu erläutern, mit denen zu rechnen ist. Das Team kann vor Beginn der Arbeit am neuen Projekt klärende Fragen stellen und die Unterlagen der vorherigen Projekte sichten. Wenn Sie die Endergebnisse früherer Projekte und ihre Auswirkungen auf Ihr derzeitiges Vorhaben berücksichtigen, erhöhen Sie zweifellos Ihre Chancen für den erfolgreichen Abschluss Ihres aktuellen Projekts.

Arbeitsabläufe als Erfolgsfaktor

In puncto Zusammenarbeit sind die Arbeitsabläufe der entscheidende Faktor für ein erfolgreiches Projekt. Sich wiederholende Prozesse können für maximale Effizienz optimiert und im Laufe der Zeit analysiert werden, um Verbesserungsmöglichkeiten zu ermitteln. Aus diesem Grund bietet diese erste Stufe der kontextbezogenen Zusammenarbeit ein solch enormes Potenzial. Selbst wenn Ihr Projekt vollkommen neu und einzigartig ist, schaffen Sie durch die Analyse vorheriger, ähnlicher Projekte die Grundlage, um Projekte eines bestimmten Typs erfolgreich umsetzen zu können. Nachdem Sie ausreichend Informationen zu früheren Projekten zusammengetragen haben, können ihre Gemeinsamkeiten ermittelt und in einer Vorlage dokumentiert werden.

Worin unterscheidet sich eine Mitteilung über organisatorische Angelegenheiten von einer Werbemitteilung oder einer Upgradebenachrichtigung? Durch die Zielgruppe natürlich – und die Abteilungen, die für ihre Erstellung zuständig sind. Die Arbeitsabläufe sind jedoch für jede dieser Mitteilungsarten bemerkenswert ähnlich. Wenn die dazu verfügbaren Informationen in einer Software für kontextbezogene Zusammenarbeit analysiert werden, können von einem KI-Modul Vertreter aus der Marketing- und der Personalabteilung vorgeschlagen werden, die Sie zur Auftaktbesprechung für die Erstellung einer Benachrichtigung über anstehende IT-Upgrades einladen können. Dank der Erfahrung dieser Kollegen beim Erarbeiten einer ehrlichen, überzeugenden Mitteilung können Sie bei Ihrem Projekt Zeit sparen. Im Gegenzug können sich Kollegen, die künftig ähnliche Mitteilungen zur Informationstechnologie erstellen müssen, direkt an Sie wenden und müssen die Vertreter der anderen Abteilungen nicht aufs Neue ansprechen.

Die daraus resultierenden Arbeitsabläufe sind nützliche Werkzeuge, die jedoch nur dann existieren können, wenn verborgene Ressourcen innerhalb der Organisation ans Tageslicht geholt werden. Mit einem Tool, das nicht dokumentiertes Wissen nutzbar macht, hinterlässt jedes Projekt eine bleibende Spur, der Sie zur effizienten Durchführung künftiger Vorhaben folgen können. Dank KI wissen Sie zumindest, wo Sie mit der Suche beginnen können.

Wie geht es weiter

Die Überprüfung bereits vorhandener Arbeitsergebnisse bringt Sie in eine hervorragende Ausgangssituation für den Beginn Ihres neuen Projekts. Anschließend gilt es jedoch, ein Team zusammenzustellen, das mit den anstehenden Aufgaben betraut wird. Im nächsten Teil meiner Blog-Reihe werde ich deshalb ausführlicher darauf eingehen, wie Sie mithilfe von KI-Technologie und mit dem, was Sie zuvor über die Erschließung von nicht dokumentiertem Wissen gelernt haben, die Mitglieder Ihres Projektteams intelligenter auswählen können. Dabei werde ich ebenfalls darauf eingehen, wie Sie aus Personalmanagement- und Kalendersystemen Informationen über die Fähigkeiten und die Verfügbarkeit potenzieller Teammitglieder gewinnen und ihr Engagement für das Projekt anhand von Ausnahmen abschätzen.

Lassen Sie sich auch die anderen Beiträge der Reihe „Optimierung der Zusammenarbeit durch künstliche Intelligenz“ nicht entgehen.

Teil 1: Einleitung
Teil 3: Intelligentere Auswahl von Teammitgliedern
Teil 4: Virtueller Assistent für Zusammenarbeit
Teil 5: Organisationsweite Verfügbarkeit relevanter Informationen
Teil 6: Intelligente Nutzung externer Ressourcen