Optimierung der Zusammenarbeit durch künstliche Intelligenz: Virtueller Assistent für Zusammenarbeit

Künstliche Intelligenz hat zweifelsohne zu grundlegenden Veränderungen in unserer Arbeitsweise geführt und eröffnet in Kombination mit effizienterer Zusammenarbeit schier unbegrenzte Möglichkeiten. Diese möchte ich in meiner sechsteiligen Blog-Reihe ausführlich erörtern. Dazu werde ich auf der Grundlage meiner fast 20-jährigen Erfahrung in der Branche Szenarien vorstellen und erläutern, wie durch die Integration von KI-Technologie vollkommen neue Arbeitsweisen und Formen der Zusammenarbeit entstehen.

In den bisherigen Beiträgen haben Sie erfahren, wie Sie mithilfe von KI-Technologie relevante Informationen aus früheren Projekten für neue Vorhaben nutzen und ein Projektteam mit Mitgliedern aus verschiedenen Bereichen der Organisation zusammenstellen. Die Vorarbeit ist also erledigt und das Projektteam steht fest. Wie könnte sich nun die eigentliche Zusammenarbeit gestalten, wenn das KI-System nahtlos in alle Prozesse eingebunden wird?

Mein Aha-Erlebnis in puncto Zusammenarbeit

Vor kurzem nahm ich an einer Besprechung teil, in der es um Marketingbotschaften für bevorstehende Produkteinführungen ging. Im Konferenzraum befanden sich außer mir noch vier Kollegen. Weitere vier Kollegen aus ganz Nordamerika waren per Videokonferenz zugeschaltet. Einer unserer Kollegen hielt eine Präsentation und jede Folie wurde ausführlich besprochen.

Während die Gruppe über Verbesserungsvorschläge beriet, fragte ich mich, ob die Besprechung eigentlich aufgezeichnet werde. Einige Teilnehmer machten sich Notizen, doch der Dialog selbst, die Mimik und die sprachlichen Feinheiten wurden nicht aufgenommen.

Im Verlauf der Besprechung sprachen wir auch über Experten mit einschlägigen Fachkenntnissen, die zwar nicht anwesend waren, aber über wichtige Informationen verfügten. Es kamen Fragen zu Produktfunktionen, Prüfplänen und der Mitwirkung durch Partner auf. Aus den Fragen wurden manuell Aufgabenlisten über zu beschaffende Informationen und Maßnahmen erarbeitet, deren Umsetzung nachverfolgt werden sollte.

Nachdem wir spontan herumexperimentiert hatten, wie aus den umständlichen Informationen auf dem Bildschirm einfache, griffige Botschaften werden könnten, wurde mir klar, dass wir uns am Ende zwar alle einig waren, aber keiner die vielen guten, zuvor gehörten Ideen dokumentiert hatte. Es war nicht möglich, das Gehörte später zu reproduzieren. Unser „genialer Moment“ war für immer verloren.

Wir brauchten also einen KI-gestützten Assistenten für unsere Zusammenarbeit.

Kontextabhängige Unterstützung bei der Zusammenarbeit

Bleiben wir bei dem oben beschriebenen Szenario und überlegen, wie die Besprechung durch den Einsatz von KI-Technologie in Echtzeit hätte verbessert werden können.

Die grundlegenden Parameter der Besprechung bleiben unverändert: weiterhin vier Teilnehmer im Raum, die mit vier per Videokonferenz zugeschalteten Kollegen an geografisch verteilten Standorten kommunizieren. Dieses Mal wird die Besprechung jedoch aufgezeichnet. Das in das KI-System integrierte Modul zum Interpretieren natürlicher Sprache analysiert und transkribiert die Unterhaltung in Echtzeit. Dank VoiceMaker-Technologie ist das KI-System in der Lage, die Sprecher zu identifizieren und ihnen das jeweils Gesagte zuzuordnen.

Während der Besprechung der Präsentation filtert das KI-System aus dem Gesagten die Namen der Experten heraus, die lediglich erwähnt werden, jedoch nicht persönlich anwesend sind. Durch die Integration in das Unternehmensverzeichnis, die Kalenderanwendungen und Personalmanagementsysteme kann das KI-System in einer Ecke des Bildschirms Aktionskarten mit den Namen, den Fotos und den Präsenzinformationen der Experten sowie eine Option anzeigen, die Experten spontan zur Teilnahme an der Besprechung einzuladen.

Das KI-System erkennt ebenfalls, dass das Gesagte für die Arbeit der erwähnten Personen relevant ist. Deshalb wird das Profil des erwähnten Experten um eine entsprechende Anmerkung ergänzt. Zudem wird dem Experten später per E-Mail oder im Profil eine Zusammenfassung der Besprechung bereitgestellt.

Für die Unterhaltung wichtige Informationen, die indiziert und in einer Datenbank gespeichert wurden, werden ebenfalls angezeigt, sobald sie erwähnt werden. Projektfristen, Dokumente mit funktionalen Anforderungen und sonstige Berichte, die innerhalb der Organisation verfügbar sind, werden in Echtzeit als Link bereitgestellt. Einige der aufgelisteten Dokumente müssen von den jeweiligen Inhaltsverantwortlichen freigegeben werden. Wenn auf den bereitgestellten Link geklickt wird, erhält der Verantwortliche eine Genehmigungsanfrage, der er zustimmen muss, bevor die Dokumente verfügbar sind.

Wenn es Schwierigkeiten bei der Erstellung des Maßnahmenplans gibt, sucht das KI-System nach ähnlichen Besprechungen und schlägt Maßnahmen vor, die der Leiter der Besprechung den einzelnen Teilnehmern zuweisen kann.

Und wenn es wieder zu einem genialen Moment kommt, wird per Tastendruck ein 30-sekündiger Clip der Unterhaltung aufgezeichnet. Zudem wird die entsprechende Stelle im Transkript markiert, damit später jeder Leser weiß, dass zu diesem Zeitpunkt etwas Wichtiges passiert ist. Die Besprechung wird außerdem im Archiv als für den Projektlebenszyklus entscheidende Ressource gekennzeichnet und kann später über die Suchfunktion gefunden werden.
Nach dem Ende der Besprechung werden der Anwendung für Zusammenarbeit die Videoaufzeichnung und das Transkript als Ressourcen hinzugefügt. Zudem werden alle anderen integrierten Anwendungen um einen neuen Inhaltsbeitrag ergänzt. Da es sich um ein Ereignis mit potenziellen Auswirkungen für das Projekt handelt, werden wichtige Entscheidungen umgehend an alle relevanten Personen weitergeleitet.

Schnellere Verfügbarkeit von Informationen

Da viele verschiedene Besprechungen mit unterschiedlichen Teilnehmern – häufig sogar gleichzeitig – stattfinden, kann es Tage oder Woche dauern, bis getroffene Entscheidungen an alle relevanten Personen weitergegeben, von diesen geprüft und ggf. überarbeitet werden. Der Grund, warum die linke Hand nicht weiß, was die rechte Hand tut, ist ganz einfach der, dass nur das Gehirn von der Existenz beider Hände weiß.

Um dieses Problem zu lösen, könnte vom KI-System eine Benachrichtigung an andere Gruppen gesendet werden, die von den in der Besprechung getroffenen Entscheidungen möglicherweise betroffen sind. Zudem könnten ihnen alle wichtigen Informationen umgehend weitergeleitet werden. Auf diese Weise kann das KI-System Projekte innerhalb der gesamten Organisation in Echtzeit aktualisieren und verwalten, die Zeit bis zum Erhalt einer Antwort verkürzen und alle auf dem neusten Stand halten.

Diese Art von transformativer Technologie wird zurzeit von Google gemeinsam mit Mitel für Contact-Center entwickelt. Schauen Sie sich das Video unten an (Video in englisch), um eine Einführung in die Funktionen von Google Agent Assist zu erhalten und zu erfahren, wie KI-gestützte Technologien Agenten in Contact-Centern Informationen in Echtzeit zur Verfügung stellen und somit die Lösung von Kundenanliegen beschleunigen.

Wie geht es weiter

In den vorherigen Blog-Beiträgen haben Sie erfahren, wie Sie sich die riesigen Datenberge und das Wissen aus früheren Projekten zunutze machen und mithilfe von KI-Technologie die Auswahl der Teammitglieder optimieren können. In diesem Beitrag habe ich Ihnen erläutert, wie Sie Besprechungen unter Berücksichtigung aller verfügbaren Ressourcen und bekannten Informationen effizienter durchführen. In meinem nächsten Beitrag wird es darum gehen, wie Sie mithilfe von KI-Technologie verhindern, dass wichtige Informationen unter den Tisch fallen. Dazu bedarf es einer vollständigen Integration des KI-Systems in alle sonstigen Systeme und Anwendungen Ihrer Organisation.

Lassen Sie sich auch die anderen Beiträge der Reihe „Optimierung der Zusammenarbeit durch künstliche Intelligenz“ nicht entgehen.

Teil 1: Einleitung
Teil 2: Erschließung von nicht dokumentiertem Wissen
Teil 3: Intelligentere Auswahl von Teammitgliedern
Teil 5: Organisationsweite Verfügbarkeit relevanter Informationen
Teil 6: Intelligente Nutzung externer Ressourcen