Redan för mer än fem år sedan pratades det mycket om resfria möten. Det låg mycket fokus i att spara tid, miljö och pengar, antingen genom att investera stora belopp i komplexa videomötesrum eller i enklare och billigare lösningar med vanliga konferenstelefoner.

När Mitel under 2019 smyglanserade en ny video- och samarbetslösning - Mitel MiTeam Meetings - började vi istället prata om hur man kan göra sina möten mer effektiva i kampanjen ”Möten du älskar att hata!”

Men varför inte ta det bästa från två världar? Hur kan vi hålla mer effektiva möten utan att behöva resa!

 

Vill du redan idag prova på Mitels videomötestjänst?
Mitel erbjuder nu en 6 månaders gratis provperiod. Maila Mitel på: [email protected]

så återkommer vi till dig inom 48 timmar.

 

Det här kan man spara genom att införa resfria möten baserade på en videotjänst:

  • Tid genom att slippa restider.
  • Miljön genom att minska transporter som kräver fossila bränslen.
  • Pengar genom minskade resekostnader och restider.

Det här vinner man på att införa resfria möten baserade på en videotjänst:

  • Minskad sårbarhet och ökad tillgänglighet för organisationen när resor av olika skäl inte kan genomföras.
  • Nöjdare medarbetare som får det lättare att arbeta där det passar dem bäst.
  • Större delaktighet och engagemang vid möten.

Om ditt företag bestämmer sig för att införa resfria, videobaserade möten – vad bör ni då tänka på? Det absolut viktigaste man ska ta med sig är att tekniken ensam inte löser alla problem, tekniken kan ge förutsättningarna, men det är vi som individer som måste anamma det nya sättet att arbeta.

Vad bör man tänka på när man deltar i ett videomöte?

Att agendan blir ännu mer viktigt med distansmöten.

  • Att som mötesledare logga in i god tid innan mötet för att säkerställa att tekniken fungerar.
  • Att med video får man ögonkontakt så man ser och kan tolka kroppsspråk och det blir svårare att ”multitaska”, tex sitta och svara på mail samtidigt som man
  • egentligen ska vara fokuserad och delaktig på mötet.
  • Att skapa en bra individuell mötesmiljö:
  • Använd professionella headset – det blir bättre upplevelse både för mötesdeltagarna och medarbetarna som sitter nära dig. 
  • Ha mer ljus framför än bakom dig. Undvik fönster som bakgrund. Dagsljus eller glödlampa är bäst, lysrör kan ge flimmer i bilden. 
  • När många deltar i mötet, stäng av din mikrofon när du inte talar. Undvik störande bakgrundsljud, pennor som knackas i bordet, knappande på tangentbord, prasslande papper eller fläktar från datorer/projektorn. 
  • Ha en lugn bakgrund. Rörliga bakgrunder tar uppmärksamheten från dig.

Ett vanligt distansmöte

Så här brukar det gå till vid ett traditionellt möte: Man bokar mötet via sin kalender, eller bokar ett ad-hocmöte direkt från chatten eller PC-telefonen. Mötet startar och om det är ett videomöte kan man nu se och prata med deltagarna, bjuda in fler, chatta och dela skrivbord mm – alla känner nog igen sig.

Ett videobaserat, resfritt möte från Mitel

I Mitel MiTeam Meetings har vi lagt till några komponenter som är vägen framåt mot effektivare möten och att kunna arbeta smartare. Så fort mötesinbjudan skickas ut skapas ett virtuellt rum som alla inbjudna kan ta del av. Här erbjuds all tänkbar information som kan vara till nytta innan, under och efter mötet, som t ex:

  • Vilka är inbjudna
  • Agendan, tidigare mötesprotokoll, presentationer, dokument, filmer och andra filer

Innan mötet har vi möjlighet att i det virtuella rummet ställa frågor, chatta, lämna förtydliganden, bifoga filer osv. Även deltagare som bjuds in senare får självklart ta del av all den här informationen. Med allt detta samlat på ett ställe finns det goda förutsättningar att skapa mer effektiva möten – deltagarna ges möjlighet att verkligen komma förbereda till mötet. Vi får också en överblick över alla våra historiska och kommande möten.

Under videomötet kan vi självklart dela dokument, presentationer mm. Vi kan också chatta med varandra och bjuda in fler deltagare.

När ett traditionellt möte avslutas är det vanligt att det delas ut ett antal uppgifter som skall följas upp – OCH vi har enligt Colin Moon också en härlig förmåga att avsluta möten med att boka ett uppföljningsmöte när vi istället efter mötet enkelt kan gå tillbaka till det virtuella rummet och be om förtydliganden, mer information eller leverera klara uppgifter.

I kristallkulan redan i år

Om vi blickar framåt kan vi se hur vi med hjälp av AI – alltså artificiell intelligens och maskininlärning ges möjlighet att transkribera och göra inspelade möten sökbara utifrån olika kriterier, t. ex. "Vad sa Kalle om deadline?” eller snabbt hitta alla tider i mötet där ordet ”beslut” sas. En AI kan även ligga med under mötets gång och lyssna och ta action, t. ex dokumentera utdelade uppgifter mm. Med AI som hjälpmedel ser vi hur vi både kommer att kunna höja produktiviteten och öka effektiviteten.

Tänk vad skönt det blir att slippa ta anteckningar under mötet då transkriberingen och taggningen gör att alla kan fokusera på vad som händer på mötet istället för att göra egna noteringar och missa något viktigt => effektivare möten.

Med hjälp av dagens och morgondagens teknik kommer vi få effektivare och produktivare möten då allt är samlat på ett ställe som är fullt integrerat med er kommunikationsplattform – före, under och efter mötet. Med MiTeam Meetings och Mitels kommunikationsplattformar MiVoice MX-ONE och MiVoice Office 400 får du en helt integrerad lösning med sömlösa övergångar och inga extrainloggningar.

MiTeam Meetings är en molnbaserad videotjänst som redan i den första releasen har möjlighet för upp till 100 deltagare.

Det här ingår redan nu i MiTeam Meetings:

  • Video: Ögonkontakt med projektmedlemmar som jobbar på distans. Ingen chans till distraherande multitasking - fokus på mötet är det som gäller!
  • En gemensam arbetsyta: Dela material med teamet. Uppdatera, justera och kommentera.
  • Chatt: För snabb kommunikation.
  • Fildelning: Så alla vet var man hittar viktiga dokument.
  • Lobby eller väntrum: För externa deltagare så du har koll på vilka som släpps in i mötet.
  • Helt integrerad lösning med MiVoice MX-ONE och Office 400, men MiTeam Meetings går också att få som en helt fristående app.
  • GDPR & Data Privacy. Den krypterade slutanvändardatan lagras i det moln som man tillhör. I dagsläget har vi lagring antingen inom EU eller i Nordamerika.
  • Svenskt telefonnummer om man endast vill ringa in i mötet.

 MiTeam Meetings bygger på Mitels CloudLink-teknologi (mikrotjänster) som medger korta och snabba utvecklingscykler. Var och varannan månad pushas nya funktioner ut. Följande ny funktionalitet är planerad att rullas ut redan under 2020:

Tightare kalenderintegration, inspelning, konferensrumsanpassning för att kunna koppla in extern utrustning, t ex kameror för mindre konferensrum, transkribering & taggning. En AI-tjänst i Amazon Web Services som gör om ljud till text och taggar vem som sa vad, Microsoft Teams-integration, mobilapp byggd på Progressive Web Application (PWA) och mycket mer.

Fram till och med den 30 juni erbjuder Mitel en sex månaders gratis provperiod av Mitels videomötestjänst – Mitel MiTeam Meetings. Kontakta Mitel på [email protected] eller någon av våra partners så hjälper vi dig att redan idag börja med resfria videomöten.

 


Terms & Conditions
Är du redo att prata med en säljare? Kontakta oss.